新形勢下高校辦公自動化系統的研究

肖述

摘 要：隨著信息技術的快速發展，傳統的辦公模式已經無法滿足日常工作的需要。為此，建立一套適合目前形勢的辦公自動化系統已迫在眉睫。文章以一所本科院校為例，詳細介紹了學校辦公自動化系統的需求分析與設計，對于建立其他高校的辦公自動化系統具有一定的參考價值。

關鍵詞：辦公自動化;OA系統;信息化

0 ? 引言

在“互聯網+”信息時代，特別是新冠疫情暴發以來，我們學習和辦公模式發生了深刻的改變。雖然目前辦公自動化模式得到了普遍認可和較廣泛使用，但各高校的辦公自動化信息層次仍有較大的提升空間[1]。例如比較多的高校線上辦公主要集中在公文處理和信息發布上，而校外來文管理、會議管理、督辦管理和合同管理等功能并未得到廣泛開發，OA辦公系統并未得到系統性全面性建設。本文結合學校實際，介紹了在建設OA辦公系統中涉及的功能、原則、前提條件最后達到的效果。

1 ? 建設目標和建設原則

1.1? 建設目標

減少辦公開支，降低辦公成本;內部共享各種信息資源，實現知識規整與管理;加強員工間的交流、增強人員責任感、高整體工作效率;通過后臺的統計匯總功能，制作報表;對日常的工作進行記錄，以備事后隨時查詢。

1.2? 建設原則

（1）系統須遵循開放性原則，必須與學校智慧服務信息化平臺全面集成，包括統一身份認證平臺、數據交換平臺、統一門戶等，進而與學校其他信息系統實現對接。（2）系統須遵循安全性原則，應符合信息安全等級保護二級標準。建設OA系統要采取有效的安全機制，包括系統安全、數據安全、日志審計以及操作痕跡保留等。需采用靈活的授權管理機制，按照不同用戶、不同角色分配不同的操作權限。（3）系統在安裝配置上應遵循簡潔化原則。PC桌面端采用瀏覽器工作，無須安裝客戶端軟件，支持盡可能多的主流瀏覽器，無須復雜的瀏覽器客戶端設置即可順利訪問系統。（4）系統對待歷史數據須遵循延續繼承原則，完成原OA系統的數據遷移，方便在新系統中調閱歷史數據和文件。（5）系統須遵循穩定性原則，能夠平穩流暢運行，優化軟件設計和源代碼，不卡頓。

2 高校辦公自動化系統的主要功能模塊

2.1? 公共模塊管理和發文管理

（1）公共模塊管理，包含通訊錄管理、日程管理、待辦事項。

（2）發文管理，分為學校發文和二級單位發文兩大類，學校發文是校級層面的公文，二級單位發文是二級單位內部的公文。第一，發文管理可支持擬文簽和正文在一個屏中完全顯示，并可以通過權限控制查看正文內容。第二，學校發文包含黨務文件、行政文件、函件、會議紀要等。流程主要有文件起草、負責人審批、部門會簽、秘書辦文、辦公室審批、校領導審批、校領導簽發、套紅、蓋章、分發等環節。發起人可以通過系統提醒下一環節處理人。辦文過程中，可查看辦文的修改痕跡。第三，可以通過擬文簽中的任何字段進行模糊查詢，找到系統中的相關文件。第四，發文流程流轉完成后，可實現一鍵轉格式（文件格式可實現為PDF和Word），并進行自動歸檔

2.2? 校外來文管理

校外來文管理主要是處理上級來文和其他單位來函等。（1）每個流程按照學校的實際定制。在這些流程的每一環節，可以通過系統提醒下一環節處理人。（2）可以按標題、創建時間進行搜索，以及全文檢索，并能在“收文登記簿”中以年份、收文字號、起止編號進行檢索并導出檢索結果。 （3）辦文流程流轉完成后，進行自動歸檔。第四，辦文流程結束之后可實現一鍵轉督辦，實現文件流轉的全閉環管理。

2.3? 會議管理

會議管理包括會議室申請、參會人員管理、座位安排、材料管理等方面。（1）會議室申請：由用戶根據相應的流程申請登記使用。系統可按照會議申請審批情況每周生成會議安排表和會議室使用情況一覽表。校黨委常委會、校長辦公會、重要專題會議等，包括議題申報、議題審議、上會資料上傳、會議通知、會議提醒、參會人員統計等功能。（2）參會人員管理：根據會議類別，對二級單位人員進行合理分類，建立工作群組。提供校園卡、二維碼、身份證等簽到功能，實時顯示應到會單位數和實際到會單位數。（3）會議材料管理：會前承辦單位可上傳會議議程、擬討論材料等文檔，并合并在參會提醒中提醒各單位提前查看;會后承辦單位可上傳草擬的會議紀要供相關部門討論。（4）一周會議安排：學校每周五前，各單位向學校辦公室提交下周會議申請，包括會議時間、會議室地點、出席校領導、參會人員等信息，由學校辦公室工作人員審核匯總，按程序審定、發布。管理維度包括會議室登記、參會人員管理、材料管理、電話會議等方面。系統根據會議申請審批情況每周生成會議安排表和會議室使用情況一覽表，一覽表能動態更新。

2.4? 督辦管理

（1）學校督查督辦事項主要由學校辦公室根據學校會議、文件和領導的批示要求來立項的。已立項的督辦事項由學校辦公室送達承辦部門（單位）辦理，學校辦公室負責跟蹤督辦，及時掌握工作進展情況。承辦單位反饋承辦過程及承辦情況，并在要求時限內辦結事項。（2）督辦各流程可指定人員、時間、頻次等對相關責任人進行提醒、系統內及時通信推送。（3）督辦查詢：按人員、部門、時間維度統計處理數、平均處理時長、總處理時長、按時完成率、超期處理數、超期處理比例。

2.5? 合同管理

（1）合同發起：根據學校目前已有合同模板，制作電子檔合同會簽單，根據不同權限設定對應人員發起，合同以附件形式流轉，系統支持可以修改附件，并且支持修改留痕。系統支持對每個合同進行分類自動編號。（2）合同生成：合同審批流程最終節點到合同管理員，由學校合同管理員一鍵生成最終版合同，并且同步生成二維碼和水印。（3）合同分類：按照學校目前合同類別，實現不同合同類別的流轉。 （4）合同統計：支持合同統計，可以按照年、月、發起人、合同類別等設置條件進行合同數據統計。（5）合同追蹤：合同流轉過程中可以對合同進行追蹤，可查看流程進行中、流程完結等狀態。

3 高校辦公自動化系統滿足條件和要求

3.1 負載要求

（1）系統必須支持足夠多用戶同時在線，支持PC端至少足夠多并發用戶數。（2）OA系統應支持包含全校所有教師用戶數以上的用戶規模。

3.2 系統集成要求

（1）系統必須與學校統一身份認證平臺對接，師生用戶通過統一的賬號密碼認證登錄使用系統，教職工用工號，學生用學號，須關閉系統自身的登錄入口、注銷入口以及修改密碼功能。（2）必須與學校數據中心和數據交換平臺對接，提供數據庫的完整只讀訪問權限，通過該平臺實現與其他相關業務系統之間的數據自動同步更新。（3）系統必須與學校統一門戶對接，方便師生用戶使用。面向師生的服務應集成到統一門戶中運行。

3.3 系統兼容性要求

系統要有良好的兼容性，在PC端采用B/S模式，用戶在PC客戶端無須安裝專門的應用軟件，直接通過瀏覽器登錄系統，能很好地支持IE（9、10、11）、Chrome、360、Firefox、Safari、百度、傲游、搜狗、QQ等常用瀏覽器，使用過程中能針對不同操作系統和瀏覽器能一鍵式安裝公文插件，能良好地兼容Microsoft Office、WPS等通用辦公軟件，對操作系統無限制[2]。

3.4 系統安全性要求

（1）辦公系統必須具有高度的安全性。本系統必須符合國家信息安全等級保護制度要求。（2）系統應有嚴密的操作權限控制，確保用戶賬號的安全。登錄系統后，在限定時間內無操作時，用戶賬戶自動退出，再次登錄需重新進行身份認證。（3）服務器端要有完善的安全機制，實現應用系統及數據庫的自動全備份，備份策略用戶可設置，核心數據加密存儲。備份的數據能夠在新安裝系統中全部恢復，提供數據恢復方法。

4 結語

以日常行政辦公工作實際作為切入點，全方位多角度無死角解決在線行政辦公所碰到的問題，教職工在辦公室就能完成全流程。相對于傳統的OA辦公系統，新建設的OA辦公系統在流程簡化、用戶登錄、數據同步、系統安全、易用性、適用性和兼容性等方面有了顯著提升，在數據管理層面也更進一步優化。特別是疫情期間，這一特性克服了物理空間隔離給人們工作帶來的影響[3]，提升辦公效率。

[參考文獻]

[1]賈向煒，任煒.基于工作流技術的西安交通大學全新OA系統的設計與實現[J].電腦知識與技術，2018（14）：73-75.

[2]梁濤，劉詠國，楊非非，等.大數據時代背景下創新高校OA系統運行模式與發展路徑的研究[J].信息技術與信息化，2018（11）：186-190.

[3]程彪.試談疫情背景下的OA系統應用[J].電腦編程技巧與維護，2020（10）：90-91.

（編輯 傅金睿）