大數據時代企業檔案信息資源整合與利用研究

何惠云

摘 要：大數據時代為企業檔案信息資源的整合和利用創造了有利條件，企業應該看到檔案信息資源的價值，主動轉變檔案管理理念，利用大數據、云計算等技術，提升企業檔案資源的利用成效。但當前部分企業在檔案信息資源整合利用過程中還面臨一些問題，有必要進行研究，提出有針對性的解決措施。

關鍵詞：整合;利用;檔案;企業;大數據

大數據時代，數據信息的價值日益凸顯。企業在激烈的市場競爭中有必要對自身的檔案信息資源進行有效的整合和利用，為企業戰略決策和營銷提供服務。當前很多企業都在積極探討如何實現檔案信息資源的有效整合和利用，這不僅是一個廣泛的社會話題，也對企業發展至關重要。企業有必要結合檔案管理實際，完善相應的制度機制，提高檔案服務層次，更好地開發利用檔案信息資源。

1 大數據時代企業檔案信息資源整合與利用的新特征

近年來，隨著網絡信息技術不斷發展，大數據應用已經成為推動經濟社會發展的重要力量。企業應該主動適應大數據時代的發展趨勢，引入大數據理念，充分利用大數據技術，推進企業檔案信息資源整合，并對其進行有效的開發利用。新時代企業檔案信息資源整合利用呈現出了新的特征。

1.1 檔案數據大量增加，對檔案信息資源的整合能力提出了更高要求

當前無論是國有企業，還是中小微企業的檔案數量都呈現出快速增長的趨勢，特別是數據檔案更是成為了企業檔案管理部門收集的主要對象，相應地對企業檔案管理部門的工作能力和工作素養也提出了更高的要求。

1.2 檔案數據類型變得越來越多元化，數據價值越來越大

大數據時代企業的數據已經由原來的定型化的數據逐漸呈現為多元化數據，很多非結構數據在企業發展中扮演著重要角色。對企業檔案管理部門而言，既需要對這些數據進行收集，也需要對其進行開發和利用，提煉出有價值的檔案信息。

1.3 企業檔案信息資源呈現出開放性和兼容性

當前企業處在一個競爭非常激烈而又相對開放的市場環境下，要想制定更為科學合理的戰略，不僅要收集企業的內部數據，也要對外部的相關信息進行收集，這些有價值的信息完全可以成為企業整合與利用的對象，通過檔案部門的努力進而發揮檔案信息更大的作用和價值[1 ]。

傳統的紙質檔案相互獨立，雖然在物理上檔案具有一定的邏輯性，但是檔案與檔案之間卻難以建立起互動聯系，也難以對檔案背后的深層次邏輯關系進行深入挖掘。大數據時代的到來，為檔案的信息互通整合提供了可能，特別是將大數據、云計算等技術運用到檔案信息資源整合與管理中，能夠找到結構化數據與非結構化數據之間的關聯，進而使檔案的價值體現得更為全面、充分。

2 大數據時代企業檔案信息資源整合的主要方法

大數據背景下，企業在檔案信息資源整合過程中應該主動地將大數據利用起來，通過對海量檔案信息的數據分析，能夠將原來復雜、混亂的檔案信息進行整合和歸類，實現信息的分類處理，然后對檔案信息進行深入挖掘，在保障信息資源完整性的同時，為企業戰略決策提供檔案信息依據。

2.1 以集約化管理方式實現檔案資源整合

大數據時代背景下，企業在檔案信息資源整合過程中應該堅持開放、積極、共贏的理念，對其進行開發和利用，特別是充分認識檔案信息資源整合利用的價值，為企業檔案信息資源的整合提供政策保障。企業檔案部門除了要加大對內部檔案信息資源的開發以外，還應與其他數據機構建立合作關系，從外部獲得穩定的數據來源，進而提升企業把握外部檔案信息的能力，通過集約化管理方式，實現內外部檔案信息資源的有效整合，進而通過檔案信息資源的有效利用，推動企業向前發展。

2.2 借助現代信息技術整合檔案資源

大數據背景下，企業應借助各類先進的技術工具對檔案信息資源進行整合和開發利用。一方面，企業結合檔案信息資源整合與開發利用的實際需要，建立完善的檔案數據庫，并運用多媒體技術、OA技術手段擴大對檔案信息的收集范圍，提升檔案信息的收集能力。同時利用云存儲、MAS、CNAS等處理技術，對檔案信息進行甄別、提取、加工和處理，將原來復雜的檔案信息資源轉化成為一目了然的文字和圖像。另一方面，加大對檔案工作人員的教育和培訓，既要讓檔案工作人員掌握必備的數據信息技術，也要引導其樹立大數據理念，并主動運用到檔案資源的利用與開發，變被動為主動，對檔案信息資源進行系統的挖掘，實現檔案信息資源的有效整合和利用[2 ]。

2.3 通過部門聯動實現檔案信息資源的有效整合

企業檔案信息資源整合是一項系統工程，既需要檔案部門的主動作為和統籌安排，也需要企業的其他業務部門主動參與和協助。一方面，企業應針對檔案信息資源整合相關問題進行專門研究，集思廣益，提出具體可行的解決辦法，使企業檔案信息資源整合問題得到有效的解決。另一方面，企業的業務部門在抓好本部門工作的同時，配合企業檔案部門對本部門的檔案信息資源進行及時的收集和整理，并按照檔案管理的相關要求上傳到信息平臺，方便檔案部門對業務部門的檔案信息進行整合。此外，檔案部門還應加強與業務部門的聯動，對業務部門在檔案信息整合過程中面臨的困難給予及時的指導和幫助，進一步提升相關人員的能力和素質，更好地保障企業檔案信息資源的整合效果。

3 大數據時代企業檔案信息資源利用策略

企業檔案管理部門應轉變傳統的工作思路，將檔案信息資源的整合利用和開發作為本部門的重要責任，轉變工作方法，創新工作思路，與企業其他業務部門共同探討檔案信息資源開發的具體路徑，更好地為企業各職能部門提供檔案信息服務，充分發揮檔案信息資源作用。

3.1 企業檔案信息資源的協同利用

在傳統檔案管理理念的影響下，企業的很多部門認為，信息資源的開發和利用是檔案管理部門的事情，與其他部門的關系并不密切。這種錯誤觀念在一定程度上制約了檔案信息資源的整合和開發利用。因此，企業應引導各部門樹立協同合作理念，主動投身到企業檔案管理相關工作之中，為檔案部門提供各種有價值的信息資源，使企業檔案信息資源成為有水資源。同時檔案管理部門通過對檔案信息資源的提取和利用，為各部門提供數據支撐，實現檔案管理部門和業務部門的良性互動、優勢互補。