新時期人事檔案管理工作的重要性及創新模式構建

摘 要：在事業單位改革與創新過程中，人力資源是其重要基礎。人事檔案管理工作是目前人力資源中必不可少的關鍵環節，人事檔案管理工作不僅能為人力資源工作提供有力的支撐，還能促進事業單位的穩定和長久發展，因此事業單位要高度重視人事檔案管理工作。本文基于新時期背景，分析了人事檔案管理工作的重要性和當前人事檔案管理工作現狀，同時闡述了構建新時期人事檔案管理工作的策略，確保人事檔案管理符合事業單位的發展需求。

關鍵詞：新時期;人事檔案管理;重要性;創新模式

引言

在事業單位人事工作過程中，人事檔案管理工作屬于其中的核心組成部分之一，人事檔案管理工作主要是對人事檔案資料進行運用、歸納、整理和搜集，為今后事業單位挑選優秀人才和進行優化配置有重要的指點引導作用和借鑒意義[1 ]。因此在新時期發展背景下，事業單位需要重點關注人事檔案管理工作，意識到人事檔案管理工作的重要性，同時采取有效的策略完善和改進人事檔案管理工作，為事業單位的發展提供相應的保障。

1 新時期人事檔案管理工作的重要性

1.1 為人才選拔提供重要的依據

人事檔案的正確管理可以為挑選人才提供主要憑據。事業單位在錄用人才或提拔干部時都要對應聘和提拔的人員有一個詳細的了解。這時，事業單位領導者可以通過應聘者的人事檔案了解他們的文憑、工作歷史、所獲榮譽等，并將其作為錄用和提拔的憑據之一。

1.2 實現人力資源的最佳配置

合理、有價值的人事檔案管理可以確保人力資源達到最有效的協調融洽。盡人皆知，人事檔案不僅是職工公正的歷史信息，也是提高人力資源積極作用和效率的關鍵手段，有助于各事業單位和人力資源的有效協作[2 ]。

1.3 提供信息資料真實可靠

人事檔案主要是記錄跟客觀事實相符合的個人歷史信息，是人事工作不可或缺的信息資料。在實際工作過程中，人們會遇到待遇、文憑、閱歷等各個方面的問題，在此背景下，人事管理部門將發揮至關重要的作用，在最初的檔案基礎上，依照史料和現行有關政策法規，認真核查，實時、高效能地為有關部門提供所需信息，幫助其正確解決問題[3 ]。另一方面，事業單位要做到了解人并且善于任用人，首先要掌握職工所有確切、詳細的個人信息，包括個人品質、個人閱歷、工作歷史和能力水平等。通過詳盡翻閱職工檔案，了解職工的現實生活經歷，為今后選擇與使用人員提供有效的信息和經驗。

2 新時期人事檔案管理工作現狀

第一，目前隨著社會的不斷發展，受諸多因素影響，人事檔案管理存在的問題日益暴露，目前人事檔案管理人員的管理意識和管理思想還處于初級階段[4 ]。管理人員只注重員工工作信息的存儲和歸檔，沒有深入挖掘人事檔案的管理意識，許多管理者沒有從思想上認識到人事檔案管理的重要性，管理機構過于分散、“人事檔案分離”或“檔案廢棄”是一種普遍現象。

第二，很多事業單位對于新時期檔案管理的認識比較薄弱，很多人對人事檔案的管理不重視，加之管理設備配置偏低，使得檔案管理在新時期的形勢下遇到了瓶頸。應該說，人事檔案管理是一項服務性的工作，其涉及的服務對象范圍廣、工作量較大，但使用范圍很小。因此，一些事業單位不重視人事檔案管理，導致軟硬件設備配置不足，甚至一部分事業單位沒有配備電腦等設備，沒有做好防火災、防盜竊、防潮濕等措施，給人事檔案帶來巨大的不安全因素。

第三，新時期的檔案管理對工作人員的職業化也有了更高的要求，但現階段許多事業單位對于人事檔案管理工作人員的配備較少，甚至出現嚴重短缺的現象。而且，目前許多從事人事檔案管理的人都缺乏檔案專業知識的培訓，檔案管理人員的職業化程度較低、專業素質普遍偏低。面對日益擴大的人事檔案規模，從事檔案管理的人員相對較少，導致人員超負荷工作，管理人員積極性和責任感也會降低。

3 新時期人事檔案管理工作的創新模式

3.1 創新人事檔案管理體制

創新人事檔案管理體制是確保事業單位各項工作井井有條開展的基礎和前提。事業單位要將人事檔案管理工作放在首位，結合人事檔案的特點，在工作實踐中不斷完善和創新人事檔案管理體制管理機制。首先，事業單位要實行逐層逐次擔負責任制，同時要把管理應盡的責任落實到每位管理人員身上，規范人事檔案的借閱和查閱職權范圍，確實需要查閱檔案的，要經主管領導簽字確認;其次，為保證人事檔案信息的準確性和周到性，發現人事檔案資料存在信息跟原來有出入時，要第一時間找管理人員補充和審核查對;最后，事業單位要結合人事檔案特點和管理需要，制定管理機制、管理原則、管理方法和監督制度，確保工作在各項制度限制情況下高效率完成，杜絕管理人員違反規章操作，造成人事檔案內容失去原有的價值。

3.2 創新數字化管理

在以往的人事檔案管理工作中，以紙張作為載體的檔案在顯示、檢索、保存等方面存在眾多不足之處，給信息的選擇、共同享有、操作等帶來很大不便。目前計算機技術迅速發展，因此在新時期背景下，必須實現人事檔案管理的信息化和現代化。要使用計算機輔助人事檔案管理，切合實際做好人事檔案的整理、編制目錄、保藏、管理、鑒別、評定和檢索工作，確保人事檔案信息資源配置具有科學性和合理性的特點，同時確保人事檔案的信息儲存量變大，提高查找的速度，避免人事檔案管理人員工作的繁重性，進而能提高人事檔案管理人員的工作效率，確保人事檔案資料得到最大化利用。

建立人事電子檔案，第一時間補充和糾正檔案中的不正確信息，但是這并不意味著以紙張作為載體的檔案無效，很多有價值的信息和證件還需要有復印件或原件，才能實現電子檔案管理和以紙張作為載體的檔案相互銜接、相互補充。此外在新時期人事檔案管理工作中，事業單位還應利用自動化辦公系統實現自動檢索，以保證人們能夠精確、迅速地找到所需信息，確保人事檔案信息具有較高的利用率和價值性，要注重利用符合正式規定的信息管理平臺，加強人事檔案管理硬設備或軟設備的開發運用，使人事檔案信息更加完善，從而實現信息資源的共同享有，提高人事檔案管理的信息化水平。

3.3 創新人事檔案管理理念

不斷創新人事檔案人員的管理理念，在一定基礎上加大對檔案管理人員的投入是十分重要的。因此在新時期背景下，事業單位應該加強對于人事檔案管理工作的注重程度，確保在人事檔案管理工作中創新和融入服務意識，改變管理人員的工作態度，確保每位管理人員都能認真負責，再一次定位自身的工作內在涵養。通過對人事檔案管理人員理念的創新，確保管理人員的工作思路正確，連續不間斷提高管理人員的品質和工作能力，將人事檔案工作蔓延到內部工作，主動探求人事檔案開發和管理的新方法、新模式。

3.4 提高檔案管理人員素質

人事檔案管理人員的知識水平、道德修養等綜合素質和業務水平會嚴重影響到人事檔案管理水平，因此事業單位必須建立一支專業化、規范化的人事檔案管理隊伍，確保后續各項工作能順利開展下去。首先，事業單位需要按期對人事檔案管理人員開展專業化的技術能力培養和訓練，在此基礎上建立標準化、組織化以及系統化的指導性文件，確保培訓工作能順利且全方面地開展，通過專業的培養和訓練可以更好提高人事檔案管理人員的知識水平、道德修養等綜合素質和業務水平;其次，由于人事檔案具有服務性和社會性的特點，在培訓的過程中，可以適當運用專門問題講座、異地聯動等方式提升人員的管理意識和業務水平;最后，事業單位還需要優化管理人員的文憑結構、年齡結構等，確保每位管理人員具備工作熱情和工作積極性。

4 結束語

總而言之，在新時期人事檔案管理能夠為人才選拔提供重要的依據、實現人力資源的最佳配置等價值。但是在實際人事檔案管理工作中存在管理人員意識薄弱、管理模式較為單一、管理人員素質不高等問題，因此需刻不容緩實施人事檔案管理工作的正確對策，一般從創新人事檔案管理體制、創新數字化管理、創新人事檔案管理理念、提高檔案管理人員素質這幾方面出發，提高新時期人事檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1]王蕓.做好新時期事業單位人事檔案管理工作的探析[J].經濟管理文摘，2021（01）：88—89.

[2]劉文婷.新時期人事檔案管理工作的重要性及創新模式思考[J].國際公關，2019（10）：181.

[3]崔榮星.新時期企事業單位人事檔案管理模式創新思考分析[J].辦公室業務，2017（07）：141.

[4]陳敏升，黎姚杰.新時期人事檔案管理工作創新芻議[J].科技資訊，2010（07）：164.

作者簡介：劉艷，本科文學學士學位，太原市市政公共管理處館員，研究方向：人事檔案管理。