淺論高校實物檔案科學整理的具體方法

陶曼 陳玉英

摘 要：由于實物檔案的特殊性以及重視度不夠，造成當前高校實物檔案管理混亂，影響到實物檔案的開發和利用，文章從實際管理實物檔案工作經驗出發，結合實物檔案的特點，就實物檔案鑒定收集、分類、編號、編目、保管和利用等等管理環節探討其科學、規范管理的方法和具體措施，與同行一起交流和學習。

關鍵詞：實物;檔案;科學;整理;方法

湖南工業大學是一所具有60年光輝辦學歷史、以包裝為特色的綜合性大學，檔案館在2010年啟動了實物、聲像檔案的收集、整理工作，包括印章、字畫、錦旗、證書、獎牌、牌匾、贈品、歷史照片、錄音錄像帶、光盤等。2018年在學校60周年校慶之際，把學校歷史老照片近7000余張共113卷、榮譽證書500多本、98幅字畫全部數字化，以便于學校做專題宣傳片和專題展覽。另外，檔案館建立了一個校史陳列室，收集各類實物檔案1000多件，其他部門展品用于2018年學校建設校史博物館、展示基地、新生入學教育、兄弟院校交流、領導視察工作參觀點，為大家更直觀地了解學校、增強學生的歸屬感、提升學校的影響力發揮重要的作用。雖然實物檔案有著特殊的價值，但在實際管理工作中存在著許多的難點，本文以實踐工作為基礎，嘗試與同行專家探討高校實物檔案的管理的具體方法。

一、實物檔案管理緊迫性及其意義

高校實物檔案是高校在教學、科研、管理、服務社會及對外交流等活動中形成的對學校和社會有珍藏和利用價值的特定物品，實物檔案是學校檔案資源的重要的組成部分。高校實物檔案館保管的現狀參差不齊，存在基礎條件不完善、管理不規范、利用不充分、也不具備成熟的保管技術和方法等問題。第一，目前高校絕大多數檔案館歸檔意識不強;第二，由于實物檔案的載體多樣，形態各異，種類繁多，各種類形成時間的不確定性等等因素，使得搜集不齊全，歸類不明確;第三，在編輯內容、保管模式、裝具形式、保管條件等方面也會有差異，加大了實物檔案整理、保管的難度。

因此，如何對各種形式的實物檔案進行有效的管理成為我們檔案工作者必須思考和解決的問題。只有實物檔案進行科學的管理，才能得到有效保護，充分發揮其作用。實物檔案的生動直觀性，實物檔案的視覺感強，加強實物檔案的開發利用，能夠更好地直觀反映學校教學、科研等各方面的工作成就，展示校園文化風貌、辦學特色。在激發師生的歸屬感和提升校園的文化品位和學校的影響力等方面有著巨大的作用。

二、實物檔案的管理

1.強化實物檔案的收集歸檔意識，規范制度管理

首先，加強《檔案法》和《高等學校檔案實體分類法》、檔案知識以及利用流程的宣傳。在每年的6月9日國際檔案日，檔案館制訂具體宣傳活動方案，可通過橫幅、校園廣播、校報、各學院LED電子屏幕宣傳檔案業務知識、檔案法律法規、檔案查詢流程、畢業生檔案利用等檔案知識，組織學生通過考試檔案法律法規和檔案知識調研問卷等方式強化檔案意識。其次，2010年學校檔案館根據工作實際制定《湖南工業大學實物檔案管理辦法》并校內行文，對實物檔案的歸檔范圍、歸檔要求、保管期限、歸檔時間和移交手續、檔案利用、獎勵、處罰做出了明確規定。并制定了實物檔案的收集、管理、查閱、利用等制度。最后，每年定期下發《湖南工業大學實物檔案收集整理的通知》，指導和監督檔案員做好上年度實物檔案收集，檔案專職人員主動聯系黨政辦、國際交流處、科技處、教務處等部門及二級學院的兼職檔案員，提醒其做好實物檔案歸檔工作，確保實物檔案收集齊全。

2.對實物檔案進行鑒定接收

首先，每年定期下發的《xxxxxxx大學實物檔案收集整理的通知》文件，明確收集的范圍、收集方法以及如何進行移交、保管與利用，并明確相關人員責任。如有逾期沒有移交的，要主動聯系并提醒相關部門，特別是學校重要的對外交流部門、教學競賽主辦部門、學校科技研發部門等等。

其次，檔案的鑒定要根據檔案產生的背景、學校發展的歷程與特色、實物檔案的內容與載體等進行綜合評價，按照不同的價值層次分為永久和長期保存、暫時保存。收集能反映學校各時期歷史的、有典型代表的、有保存價值的實物檔案，在收集之前做好鑒定把關很重要，確保館藏檔案的質量。

3.實物檔案的整理

實物檔案的整理是實物檔案管理中一項很重要的內容，本著方便管理便于利用的原則，對實物檔案進行科學分類、編制檔號、編制目錄、擬寫文字說明以及制作標簽，做好實物檔案的整理工作為充分利用和實現檔案價值打好基礎。

（1）實物檔案的分類。實物檔案的分類和編號是管理實物檔案非常重要的環節，在做分類和編號之前，要編制實物檔案的分類說明，規定分類原則、標準，標清分類代碼以及檔號模式的編制原則。

實物檔案種類繁多、形態各異，學校通常收集到的實物檔案類別是字畫、印章、證書、獎狀、獎牌（獎杯）錦旗（現在不多）、牌匾、禮品以及其他類。

第一，一般情況下，如果高校由多所學校合并而成且每年收集的實物檔案數量較多的話，那么按照學校—年度—類別—物件流水號來區分，這樣更方便編號、查找實物、不易漏號。

第二，按照實物檔案產生的部門或來源分類。在第一種分類基礎上增加二級類目，即增加了檔案獲得的部門來源，按照學校—年度—院系（拼音首字母代碼）—類別—物品流水號來分類，這種分類法基于學校屬各二級單位和部門移交或收集的實物檔案門類齊全且數量眾多，不然沒有必要如此分類復雜，反而不利于查詢利用工作。

第三，按實物檔案產生的事由分類。基于檔案保管條件允許的情況下，有獨立的、專門的實物檔案庫房，學校某些大型活動（如學校60周年校慶）集中產生并形成的大量實物檔案，可以將某一活動集中陳列一個專題實物展廳。

實物檔案的編號：按照實物檔案的分類方法，依次編全宗號、類別號、件號。全宗號、合并學校的分別代號，一般可用阿拉伯數字表示，如果沒有合并學校則無需區分，不需設全宗號。分類號即實物檔案的分類號，根據學校收集的實物類別分類;件號即某類別實物檔案的流水號。