房地產開發企業工程檔案管理分析

紀麗明

摘要：近年來，我國大型房地產開發企業發展速度較快，開發項目越來越多，工程檔案管理的重要性逐漸凸顯。工程檔案管理是房地產開發企業的重要組成部分，而當前房地產開發企業工程檔案管理工作中還存在較多問題，阻礙了企業的長遠發展。基于此，本文對房地產開發企業工程檔案管理存在的問題進行分析，并提出一些改進意見。

關鍵詞：房地產開發企業;工程檔案;管理

前言：

在開發企業檔案中，建筑工程檔案是其中的主體，占據著重要地位。工程質量管理的好壞不僅對工程質量有決定性作用，也對企業的經濟效益產生了直接影響。因此，房地產開發企業必須加強對建筑工程檔案的管理，進而推動房地產開發企業實現可持續健康發展。

一、房地產開發企業工程檔案的內容和特點

1.工程檔案的內容

房地產開發企業的工程檔案是指其在報批、施工以及竣工驗收過程中產生的文字和圖紙等記錄材料，其中主要涵蓋了工程計劃任務書、審批執照、規劃和用地許可證、城市規劃線測圖、合同、圖紙會審、樁基礎記錄、隱蔽工程記錄、鑒定書、各種試驗報告、竣工驗收憑證、電氣和暖衛工程記錄、建筑結構和水電暖氣竣工圖、道路和各種管線等配套工程圖。

2.工程檔案的特點

第一，成套性。房地產開發企業的工程檔案是施工企業建設工程活動成果的體現，包含了建設單位、施工單位以及設計部門的工作成果。系統完整的工程檔案應包括建筑結構、裝飾、水電、外墻、及設備等一系列專業文件，這些內容不能分割。第二，實用性。對于該工程而言，工程檔案具有較大的使用價值，因為它是與工程同步的資料。同時利用檔案也可以判斷出整體工程建設工作的水平，判斷其是否符合相關設計的要求，以及工程質量是否達到相應質量標準，并且質量監督部門也要根據其進行相應的工作。第三，動態性。工程檔案的最大特征是設計圖紙能夠進行修改。在實際施工過程中，不一定完全按照審查合格的施工圖紙進行施工，施工現場存在各種突變因素，如現場施工作業情況和施工環境等諸多因素，需要進一步補充完善設計圖紙。對此，檔案管理人員需要及時更新相應的檔案內容，保證文件及時歸檔。第四，階段性。一般情況下，房地產工程開發首先要進行前期的準備工作，接著才能進行相應的設計工作，然后對施工進行監管，最后才能進行完工驗收工作。這些階段都具有一定的獨立性，只有前一階段的工程審核合格后，才能開展接下來的工作。因此，房地產開發企業必須先進行項目定位，經過相關審核合格后，才能商議設計方案，設計方案如未合格，就不能繪制施工圖，真正開展施工工作時，一定也是在獲得施工許可證的情況下。所以房地產開發企業的工程檔案管理工作具有一定的階段性，每個階段之間是獨立進行相關工作的，但又存在一定的關聯，形成一個整體[1]。第五，真實性。工程檔案與該項目工程的建設是保持同步的，不僅要依此進行工程考核，也要依據進行竣工驗收，所以必須要保障其真實性。

二、目前工程檔案管理工作中存在的問題

1.企業缺乏檔案管理意識

近年來，隨著我國經濟的發展，房地產開發行業得到一定的發展，但整個企業忽視工程檔案管理工作，不能制定關于檔案工作的長遠規劃。同時，受到企業整體氛圍的影響，相關管理人員也會忽視工程檔案管理工作，不能自覺主動地開展檔案工作，工程建設人員不穩定，具有較大的流動性，不能將檔案管理職責有效落實到每一個工作人員身上。另外，參與項目建設的相關單位不能進行有效的溝通交流，檔案管理工作都是各自開展，缺乏溝通交流，企業也沒有對這些單位提出相應要求。

2.檔案管理體制有待完善

為了節約成本，很多項目建設部都沒有建立專門的工程項目檔案管理部門，沒有設置檔案庫房和工作場所，相關設施設備以及專職的檔案人員均為配備。在完成項目建設工作之后，項目檔案要移交給當地的城建檔案館，還要移交給房地產開發企業，但由于缺乏完善的檔案管理機制，導致實際工作過程中經常出現移交檔案不完整或拖延歸檔時間的情況。

3.缺乏復合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員缺乏檔案管理業務知識，專業素質有待提升，不能很好地適應工作需要。對于檔案管理工作而言，管理人員的專業素質起著重要作用，但部分房地產開發企業為了節約經營成本，基本不會設置專門的檔案管理人員，而是由行政人員兼任。房地產開發企業的工程檔案很多都是技術文件，這些非專業人員難以勝任檔案管理工作。再加上企業人員經常出現流失，嚴重影響了檔案管理工作的有序開展。

4.檔案管理現代化程度較低

在開展工程項目檔案管理工作的過程中，企業缺乏相應的管理軟件，計算機水平較低，檔案管理現代化程度不能跟上工程建設發展的速度。隨著相應的改革發展，各省城建檔案館對接收要求進行了相應的調整，要求必須要掃描后才能移交工程項目檔案時，線下移交的基礎上，同步移交線上檔案[2]。但很多房地產開發企業的項目檔案管理工作仍然處于手工加實體的時期，在移交的項目檔案時，不符合城建檔案館的要求，以至于被退回，不僅拖延了進館時間，也對整體項目工程進度造成不良影響。

三、房地產開發企業工程檔案管理的對策

1.加強對檔案工作的認識

在開展相應業務指導工作的過程中，積極對房地產開發企業進行城建檔案規范標準的宣傳，使得企業管理階層重視檔案管理工作的開展，讓房地產開發企業領導人員正確認識到工程檔案管理工作對企業管理的促進作用，提升檔案管理工作的價值。并認識到檔案工作涉及到建筑、結構、設計、施工作業以及檔案管理等多個部門，強化全局意識，確保企業領導和各部門能夠重視檔案工作，這樣在企業發展的過程中，能夠順利開展檔案工作的有序開展。

2.完善檔案管理體制

首先，相關參建單位應根據工程項目檔案管理要求，并結合工程項目建設特點設置檔案管理機構，并安排相應的檔案管理人員，同時為了提高檔案管理工作效率，要將責任劃分清楚。并建設檔案管理網絡體系，促使各參建單位積極與工程人員進行溝通交流，了解各自之間的業務情況。最后要建立完善的考核機制。房地產開發企業在建設工程項目時，可以采取項目經理承包制，由項目經理負責整體施工工作，并在承包合同中加入工程項目檔案工作，對項目檔案的歸檔時間和質量作出要求，嚴格要求參建單位對照執行[3]。另外，完成工程項目建設后，可以預留一部分保證金，在全部檔案完成歸檔，并通過考核后，才能兌現剩余的項目款項。

3.提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案管理工作的水平。因此，房地產開發企業應制定相關措施，避免檔案管理人員流動性過大，并給他們提供相應的學習機會。城建檔案館開展業務指導工作的過程中，不僅要組織相應的培訓班，還可以主動走進企業，這樣才能更好的知道其檔案管理工作的進度，進而科學制定指導策略，提高其檔案管理工作的質量和效率。同時，通過城建檔案館為企業檔案管理人員提供一個學習的平臺，幫助其提升基本技能，提高其對檔案工作的全面認識，從而更好地開展檔案管理工作。

4.促進檔案信息化建設

加強檔案管理工作信息化建設，首先要將檔案信息化加入企業信息化建設的整體規劃當中，再依次落實檔案信息化計劃。要選擇合適的單機版檔案管理軟件，規范信息著錄，并建立條目級計算機檢索系統。另外，需根據城建檔案館的要求整體掃描檔案，建立數據庫。最后還需制定專門的檔案信息化方案，并完善檔案管理系統。

5.加強檔案監督

做好檔案監管工作的關鍵是實行項目檔案登記制度，在項目剛剛開工階段，項目部需要去承包方在相應表格上填寫工程項目檔案的數量、檔案人員、檔案整理和保管情況等，并一月進行一次報送。報送表移交給項目部后，要及時報備給檔案室，便于其及時掌握項目的檔案工作情況。同時要積極組織業務培訓。企業要組織各參建單位進行相關會議，實時掌握檔案工作進度，并明確檔案管理工作的相關要求[4]。對于檔案人員不穩定、頻繁發生流動這一情況，應積極組織檔案業務培訓，并強制要求相關人員參加培訓學習，幫助他們掌握工程項目檔案管理工作的具體操作和工作要求。同時，綜合檔案室要根據工程項目進度，合理安排時間進行上面指導，保障檔案工作的穩定開展，并進一步明確總包單位、設備安裝單位以及施工單位的工作職責。

結語

綜上所述，對于房地產開發企業而言，工程檔案管理工作具有重要作用。并且該工作具有較強的系統性，需要各部門積極配合，根據相關規定落實工程檔案管理工作，并準確把握工程檔案的內容和特點，規范各環節流程，保障工程檔案的完整性、真實性和有效性，確保企業善用工程檔案，進一步實現長遠健康發展。

參考文獻：

[1]宣莉.房地產開發企業工程項目檔案管理芻議[J].浙江檔案，2018（05）：61.

[2]馮璐.淺談房地產開發企業工程檔案管理[J].企業科技與發展，2018（05）：230-231.

[3]張鐵富，李麗杰.房地產開發企業建筑工程檔案的特點及管理[J].蘭臺內外，2008（02）：32.

[4]董艷萍.房地產企業提升工程檔案管理效率的策略研究[J].企業改革與管理，2018（16）：36+47.