淺談新媒體環(huán)境下的檔案信息服務(wù)

鄭秀梅

摘要：新媒體是一個(gè)相對(duì)的概念，通常指報(bào)紙、雜志、廣播等傳統(tǒng)媒體以后發(fā)展起來(lái)的媒體形態(tài)，比如手機(jī)媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體、數(shù)字電視等。在新媒體環(huán)境下，各類(lèi)信息的不斷推送可滿(mǎn)足檔案信息利用者的多種需求，檔案利用者在獲取信息時(shí)，常以其便捷、可靠為首要標(biāo)準(zhǔn)，傾向于選擇方便獲取的信息源，為此，在新媒體環(huán)境下檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型已成為必然。

關(guān)鍵詞：新媒體;檔案管理;信息化

一、檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型是新媒體發(fā)展的必然要求

（一）檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型適應(yīng)了新媒體環(huán)境的發(fā)展需求

傳統(tǒng)媒體的信息傳播范圍小，空間受限，具有很強(qiáng)的單向性，受眾只能按照信息成果出現(xiàn)的先后被動(dòng)地接收檔案信息。而新媒體不僅可以單向傳播，還可以雙向甚至多向傳播，各種信息可同時(shí)送達(dá)所有終端，構(gòu)建起檔案信息資源、檔案人員以及檔案利用者間的虛擬聯(lián)系，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒體、手機(jī)媒體等還能了解檔案用戶(hù)的隱性、顯性信息需求，及時(shí)接收利用者的使用反饋，動(dòng)態(tài)調(diào)整檔案信息服務(wù)的方向和重點(diǎn)，檔案信息服務(wù)的轉(zhuǎn)型正由此應(yīng)運(yùn)而生并向前發(fā)展、不斷完善。

（二）轉(zhuǎn)型是解決新媒體影響檔案信息服務(wù)的手段

在檔案服務(wù)過(guò)程中，檔案閱覽、開(kāi)具檔案證明、借閱檔案等必須要到館進(jìn)行，信息服務(wù)由于受一定的時(shí)間、空間及手續(xù)限制，檔案利用者除辦理必要的業(yè)務(wù)外，提出進(jìn)一步的信息需求不多。比如檔案部門(mén)的網(wǎng)站建設(shè)很完善，但利用率卻很低，究其原因是檔案網(wǎng)站所展示的信息資源多是展示館藏及宣傳，忽視檔案用戶(hù)的需求，缺乏檔案業(yè)務(wù)的網(wǎng)上咨詢(xún)、辦理，線(xiàn)上指導(dǎo)、線(xiàn)上信息檢索等功能。這時(shí)，檔案部門(mén)應(yīng)該利用多媒體渠道向利用者“推送”檔案信息服務(wù)，改善檔案部門(mén)對(duì)服務(wù)對(duì)象把握不準(zhǔn)確、社會(huì)需求了解不透徹、信息服務(wù)范圍狹窄、數(shù)字資源挖掘不深刻的現(xiàn)象，推進(jìn)檔案信息服務(wù)的交互式轉(zhuǎn)型，便可解決檔案信息服務(wù)出現(xiàn)的問(wèn)題。

二、檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型能提高檔案利用水平

（一）有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的個(gè)性化開(kāi)發(fā)

通過(guò)新媒體平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案工作人員與檔案利用者的交互，不僅可即時(shí)滿(mǎn)足檔案用戶(hù)的現(xiàn)有需求，而且根據(jù)利用者對(duì)檔案信息資源的反饋，挖掘利用者的隱性信息需求，以用戶(hù)需求來(lái)拉動(dòng)檔案信息資源的個(gè)性化開(kāi)發(fā)，為信息用戶(hù)開(kāi)發(fā)真實(shí)可靠的信息產(chǎn)品。檔案部門(mén)可結(jié)合館藏，并根據(jù)個(gè)性化需求聚合相關(guān)的信息，為其提供專(zhuān)屬的個(gè)性化信息推送;同時(shí)，信息用戶(hù)之間還可通過(guò)新媒體平臺(tái)實(shí)現(xiàn)溝通，通過(guò)參與接力式口碑傳播，自主選擇瀏覽習(xí)慣，擴(kuò)大檔案信息服務(wù)的受眾范圍。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益

檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益體現(xiàn)在檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的過(guò)程中，它有益于社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體、手機(jī)媒體的交互，可從廣泛的渠道了解政府和公眾的動(dòng)向和需求，提前準(zhǔn)備好具有參考價(jià)值的檔案信息資源，幫助政府部門(mén)及公眾在各項(xiàng)工作中做出符合實(shí)際的判斷，提高科學(xué)決策的水平。例如了解經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，整合過(guò)去的關(guān)于類(lèi)似問(wèn)題的處理辦法，為國(guó)家制訂下一步的經(jīng)濟(jì)政策提供參考依據(jù)和決策信息。

三、檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型能提高檔案服務(wù)質(zhì)量

（一）便于轉(zhuǎn)換檔案信息服務(wù)的形式

檔案信息服務(wù)的交互式轉(zhuǎn)型，使檔案信息服務(wù)的形式由滿(mǎn)足檔案用戶(hù)現(xiàn)有的信息需求向挖掘檔案用戶(hù)的隱形信息需求轉(zhuǎn)變。在新媒體環(huán)境下，利用者根據(jù)自己的需要，通過(guò)檔案信息服務(wù)新媒體平臺(tái)將選擇、篩選過(guò)的檔案信息資源組織起來(lái)，并通過(guò)交互式信息服務(wù)提供的操作平臺(tái)，將這些信息資源進(jìn)行收藏或存儲(chǔ)，形成專(zhuān)屬的個(gè)性化數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶(hù)根據(jù)自己的習(xí)慣自定義檔案信息資源的結(jié)構(gòu)和布局，對(duì)數(shù)字信息資源進(jìn)行個(gè)性化編輯，而檔案系統(tǒng)管理人員可通過(guò)新媒體平臺(tái)將用戶(hù)的信息選擇過(guò)程記錄下來(lái)，然后根據(jù)對(duì)這些記錄的分析，主動(dòng)為用戶(hù)選擇和推送與之相關(guān)的內(nèi)容，使檔案用戶(hù)始終保持對(duì)檔案信息推送服務(wù)的興趣。

（二）轉(zhuǎn)型便于提高檔案部門(mén)的地位

檔案信息服務(wù)的交互式轉(zhuǎn)型，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒體、手機(jī)媒體等了解檔案用戶(hù)的隱性、顯性信息需求，基于用戶(hù)興趣而提供精準(zhǔn)的檔案信息推送、便捷的業(yè)務(wù)辦理渠道，溝通數(shù)字電視、手機(jī)媒體和網(wǎng)絡(luò)媒體，通過(guò)各項(xiàng)活動(dòng)引導(dǎo)或培養(yǎng)社會(huì)的檔案信息需求，多方面收集反饋信息，改善現(xiàn)有的檔案信息服務(wù)質(zhì)量，以大眾喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式參與公眾的生活中，提高辦事效率，推送定制信息，解決實(shí)際問(wèn)題，使檔案部門(mén)一改封閉的現(xiàn)狀，真正走入大眾的視野，用實(shí)際行動(dòng)提高檔案部門(mén)的地位。

（三）便于完善檔案信息服務(wù)的功能

通過(guò)手機(jī)媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體、數(shù)字電視構(gòu)建起檔案信息資源、檔案人員以及檔案用戶(hù)之間的虛擬聯(lián)系，打造功能完備的媒體服務(wù)平臺(tái)，除提供傳統(tǒng)的例如檔案閱覽、復(fù)制和檔案定題服務(wù)之類(lèi)的信息服務(wù)外，還可為用戶(hù)提供個(gè)性化數(shù)據(jù)庫(kù)定制功能、線(xiàn)上業(yè)務(wù)辦理信息咨詢(xún)功能、信息推送功能、相關(guān)信息鏈接推薦功能等。使用戶(hù)可以足不出戶(hù)享受檔案信息服務(wù)。

四、檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型利于滿(mǎn)足利用者需求

（一）簡(jiǎn)化檔案利用者的辦事流程

實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的交互式轉(zhuǎn)型，用戶(hù)可通過(guò)新媒體平臺(tái)與檔案工作人員取得聯(lián)系，根據(jù)自己的需求，接受檔案工作人員的線(xiàn)上指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)部分檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理，例如檔案信息查詢(xún)、相關(guān)業(yè)務(wù)咨詢(xún)等，從而減少節(jié)約時(shí)間、空間對(duì)檔案信息服務(wù)的限制。而必須到館辦理的業(yè)務(wù)，也可由檔案工作人員事先告知辦事流程與注意事項(xiàng)，避免不必要的流程，從而提高檔案信息服務(wù)效率，更好地滿(mǎn)足用戶(hù)需求。

（二）滿(mǎn)足利用者的隱性需求

檔案部門(mén)通過(guò)各新媒體服務(wù)平臺(tái)的管理員入口對(duì)用戶(hù)信息選擇過(guò)程的進(jìn)行記錄，并定期整合用戶(hù)檢索時(shí)輸入的關(guān)鍵詞，和利用利用者選擇關(guān)鍵詞的權(quán)重，定量分析用戶(hù)的信息需求重點(diǎn)和個(gè)性化信息需求方向，提供針對(duì)性更強(qiáng)、滿(mǎn)足率更高的可持續(xù)檔案信息推送服務(wù)。用戶(hù)選擇的檔案資料可以反映個(gè)人興趣與需求，對(duì)被選擇的檔案資料的后續(xù)管理直接決定著個(gè)性化信息服務(wù)的內(nèi)容和質(zhì)量，所以分析用戶(hù)的信息甄別過(guò)程在某種程度上就等同于在推測(cè)、挖掘用戶(hù)的隱性需求，有針對(duì)性地提供幫助，可使用戶(hù)獲取檔案信息資源的過(guò)程更加順利，從而提高檔案利用者對(duì)檔案信息服務(wù)的滿(mǎn)意度。

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