提高高職院校辦公室工作效率的思考

陳笑云

【摘要】進入21世紀以來，我國高職教育事業發展迅速，對辦公室工作提出了更高的要求，高職院校辦公室只有提升工作效率來保障其實現持續健康發展。本文圍繞高職院校辦公室工作展開分析，從高職院校辦公室工作人員職能入手，結合高職院校辦公室工作實際，提出了可行且有效提高高職院校辦公室工作效率的措施。

【關鍵詞】高職院校? 辦公室? 工作效率? 提高

【中圖分類號】G718.5 ? 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2021）06-0177-02

近些年來，我國高職教育在國家大力扶持下得以長足發展，隨著招生規模的不斷擴大、教育體制改革的縱深推進，高職院校隨之加快深化內部管理體制改革。在此背景下，高職院校辦公室如何提高工作效率，以適應高職院校改革發展需求，是當下相關人員重點思考的課題。鑒于此，本文通過介紹高職院校辦公室工作人員的職能，進一步探討提高高職院校辦公室工作效率的具體方法具有一定的現實意義和實踐價值。

一、高職院校辦公室工作人員職能概述

對于高職院校來說，辦公室是重要部門之一，工作內容涉及面廣泛，具體包括以下職能：

（一）服務職能

在高職院校辦公室日常工作中，辦公室工作人員扮演著服務者的角色，為高職院校領導和其他部門提供相關服務，進而保證高職院校領導和其他部門的工作得以高質高效地完成。事實上，在高職院校各項工作中，辦公室人員往往是第一個到達現場的人，且是最后一個離開工作現場的人。同時，在高職教育系統運轉時，教育教學工作是永遠擺放在第一位的，這就要求高職院校辦公室工作人員不僅要做好領導及部門的服務工作，還要在工作實踐中，立足于全校師生的需求，積極與其他部門保持良好溝通關系，做好相關的協調工作[1]?；诳傮w角度來說，高職院校辦公室工作人員是院校領導人員的重要助手。

（二）參謀職能

對于高職院校辦公室工作人員來說，在日常辦公中不僅要做好服務工作，還要在工作實踐中，主動收集信息并通過有效整理挖掘，獲取相關具有價值的信息，并將信息提供給領導，為領導的決策提供支持。尤其在遇到問題時，要及時將其匯報給領導，進而保證領導決策時能夠綜合考慮實際問題，以此大幅度提高領導決策的科學合理性和可行性[2]。對于高職院校領導者來說，在決策時，若單純地依靠自身去獲取信息，難以保證信息的完整性，從而容易在決策時忽視某方面的問題，導致考慮不周全而直接影響決策的科學合理性[3]。但是在辦公室工作人員的支持下，通過其全面的信息調研和實地考察，即可獲取全面且具有價值的信息，能夠為領導者決策提供信息支持，自然能夠保障高職院校領導者制定出科學合理的決策和制度[4]。

（三）執行職能

在高職院校辦公室日常工作中，還要扮演執行者的角色，不僅要在領導作出決策之后，第一時間傳遞到院?；鶎尤ィ_保領導的意志和具體的工作方法能夠貫徹落實到位，還要在后期工作中嚴格監督工作執行情況，動態關注工作執行中的問題，并將其收集和整理匯報給領導，以便及時糾正領導決策和制度，為高職院校的持續健康發展夯實基礎[5]。由此可見，高職院校辦公室工作人員的執行能力的強弱，將會直接影響高職院校新政策和制度順利實施和實施效果。因此，高職院校辦公室工作人員自身必須具備超高的服務意識和執行能力。

二、提高高職院校辦公室工作效率的有效方法分析

（一）明確職責，梳理工作思路

辦公室作為高職院校的重要行政部門，發揮著服務院校中心工作、領導人員的參謀助手、工作落實和協調等作用，主要工作對象涉及到高職院校各個部門，這就要求高職院校辦公室必須具備全局性、高度性，更要求高職院校辦公室具備明確的職責、明晰且科學合理的工作思路，才能切實發揮出高職院校辦公室的各項職能作用，從而有效提高高職院校辦公室工作效率[6]。高職院校辦公室職責的明確和工作思路的梳理，具體應做好以下幾個方面的內容：

（1）統籌管理和服務。高職院校辦公室在管理上，必須著眼于高職院校的高度，基于全局角度做好領導者的高參工作，不得在具體的工作中毫無著力地進行亂管，更不能毫無重點地進行管理，必須要結合高職院校領導者的決策和制度等，重點管理，做好高參工作[7]。在服務上，高職院校辦公室應主辦大事，加強總體設計，科學分工，監督落實;對于小事則要發揮協助作用，給予科學意見和指導。（2）規范辦事。高職院校辦公室中存在明顯的用人唯親的現象，使得在高職院校辦公室工作中，容易出現敷衍或者執行不到位的現象，進而直接影響高職院校辦公室工作效率。針對這種情況，高職院校辦公室必須規范辦事，消除用人唯親等不良現象，不斷鞏固規范成果，為提高高職院校辦公室工作效率夯實基礎。

（二）完善工作制度，實現規范化管理

在新時期背景下，高職院校辦公室工作效率的提升，則要建立在工作規范、高效的基礎上，這就要求高職院校辦公室根據工作職責制定可行且有效的工作制度，以此實現規范化管理，具體涉及如下幾個方面的內容：一是建立完善的辦公室日常管理制度，將辦公室各項管理工作納入管理規范中，如會議制度、保密安全制度、檔案管理制度等。二是建立崗位責任制，確保高職院校辦公室各項工作任務能夠具體落實到個人，避免職責不明而出現責任推諉現象，確保工作高質高效開展的同時，能夠在工作問題發生之后追求相關主體責任人的責任[8]。三是嚴令各工作人員熟悉工作流程，并嚴格按照規章制度展開工作。同時，建立有效且可操作的監督考核機制。如高職院校辦公室工作完成之后，辦事者與高職院校辦公室工作人員相互評價，對辦事者是否按照章程辦理事務、辦公室工作人員是否有熟練的業務能力等展開有效的評價，便于在實踐中不斷提升各自的辦事能力和按章辦事的意識，進而可以促進高職院校辦公室工作效率的提升。與此同時，高職院校辦公室也要定期做好辦公室工作人員的評價工作，針對崗位工作高質量完成的工作人員，則要及時給予適當的獎勵;而對于崗位工作未能按時保質地完成，應進行勸勉和給予適當的處理，通過這種方式，可以督促各辦公室人員嚴格按照規章制度辦事，且可以充分調動辦公室工作人員的積極性，進而有利于大幅度提高高職院校辦公室工作效率。

（三）加快推進辦公自動化建設

辦公自動化是高職院校辦公室改革發展和提高工作效率的重要保障，也是高職院校順應時代發展的現實要求。傳統紙質模式下的辦公方式，辦公室工作人員往往要耗費較長的一段時間用于“辦事、辦文”等工作中，直接影響辦公室工作效率的提升。而加快推進辦公自動化建設，可以在辦公自動化系統的支持下，實現無紙辦公，從而能夠讓辦公室工作提質增效的同時，節約大量人力、物力。如紙質文件通知下發到各職能部門，在此過程中必須通過文件打印、文件復印、文件下發等操作，才能下發到各職能部門，而在辦公自動化系統的支持下，只需要辦公室工作人員利用聯網電腦進入系統操作，不需要耗費一分鐘，即可快速傳遞到各職能部門。因此，高職院校辦公室工作加快推進辦公自動化建設，是提高工作效率的重要保障和重要舉措，在實踐中應從如下幾個方面入手：

（1）認清辦公方式變革趨勢。信息技術快速發展與在教育領域中的廣泛應用，使得其逐漸成為高職院校提高工作效率的重要技術保障。因此，高職院校辦公室應與時俱進，認清高職院校辦公室工作方式的變革趨勢，及時推進辦公自動化，以此提高工作效率。辦公自動化系統面向整個高職院校，在推廣中必然會遇到一些實質性問題。此刻，高職院校辦公室應堅決要求相關職能部門熟悉和適應自動化辦公環境，積極通過有效方式推廣辦公自動化。

（2）完善辦公自動化管理制度，加強操作培訓。辦公自動化系統是作為信息技術應用在高職院校管理工作中的新事物，必須建立與之相適應的管理制度，確保辦公自動化系統安全、順暢運行。如明確系統管理和維護職責，確定各級操作人員的權限。通過規范化管理，避免在實際工作中出現責任不明而相互推諉的現象。另外，在辦公自動化加快推進過程中，人是基礎，無論使用多么先進的計算機和系統，都要人進行操作。因此，高職院校必須結合發展實際，針對辦公室工作實際需求，加強辦公室工作人員的技能培訓，促使其深刻了解辦公自動化的優勢與重要性，并掌握辦公自動化操作技能，才能保證辦公自動化系統運用在具體工作中，進而發揮出辦公自動化系統的優勢來大幅度提高高職院校辦公室工作效率。

（四）加強培訓，提升辦公人員的綜合素質

辦公人員作為高職院校辦公室工作的主體，其綜合素質的高低會直接影響工作效率。因此，提高辦公人員的綜合素質，是提高高職院校辦公室工作效率的重要保障。首先，加強思想政治教育，促使辦公人員能夠堅定政治立場，不斷增強職業素質，進而使得其能夠在日常辦公室工作過程中，踏實貢獻自身的一份力量。其次，多途徑提升業務能力。對于高職院校辦公室工作人員而言，業務能力具體包括語言表達、溝通交流、組織協調、判斷等能力。在實踐中提升辦公人員的業務能力，可從以下幾個方面得以實現：一是加強自我總結和學習。高職院校辦公室工作人員應在日常通過自學、進修等方式，主動學習和掌握文化、業務等知識與技能，并在實踐中不斷反思個人工作，探索新的工作方法和思路。二是高職院校辦公室加強辦公人員的培養，針對辦公室的不同崗位要求或者工作實際，邀請該領域中的專家入院對辦公人員進行針對性的培訓，促使其能夠及時掌握崗位工作中的新知識和新技能，以保證個人能力能夠勝任崗位工作。三是加強院校之間的互動。高職院校應加強與兄弟院校的溝通和合作，相互學習工作經驗，相互促進成長，為高職院校辦公室工作高質高效開展提供保障。

三、結語

總而言之，在經濟社會快速發展的今天，高職院校的發展面臨巨大的挑戰。在此背景下，高職院校如何在激烈的競爭中占據優勢，當中最為有效的途徑之一是加強管理。而辦公室作為高職院校的綜合管理部門，對院校管理產生了重要影響。因此，高職院校辦公室必須通過完善工作制度、加快推進辦公自動化建設等措施，不斷提高工作效率，為高職院校的持續健康發展夯實基礎。

參考文獻：

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