分析新時期中小學檔案管理人員素質現狀及對策

王繼紅

【摘要】中小學檔案管理工作可以記錄學生的學習經歷和實踐經歷等多方面的內容，是評估學生發展前景的依據，因此，檔案管理工作的重要性日益凸顯。但是，現階段我國中小學檔案管理人員的素質水平欠佳，難以保障中小學檔案管理工作的效率和水平。本文闡述了中小學檔案的定義、檔案管理人員的基本素質要求、新時期檔案管理人員素質現狀以及提升檔案管理人員整體素質的有效途徑，希望能為中小學檔案管理工作質量的提升提供參考。

【關鍵詞】中小學? 檔案管理? 人員素質? 提升措施

【中圖分類號】G271.6 ? 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2021）06-0189-02

中小學檔案管理人員的素質高低能夠影響檔案工作的順利開展。新時期，中小學檔案管理人員存在缺乏服務意識以及創新意識等問題，并且檔案人員流動頻繁，隊伍結構不穩定。檔案管理人員應該根據檔案管理人員的基本素質要求，不斷提升自身的服務意識、創新意識、保密意識等，不斷增強自身的專業素養和道德素質，認真對待自己的工作，為學校的發展貢獻自己的力量。

一、中小學生檔案定義

憑借文字、聲音、圖像等為載體記錄個人、組織以及機關在社會活動中的經歷，將這些文件存儲起來以備查考，便形成了檔案。中小學生檔案主要針對中小學生，記錄其初中階段和小學階段的成長經歷和學習經歷等，通過對中小學生檔案的查詢，可以了解學生過去的發展狀況并為中小學生今后的發展提供參考。

二、檔案管理人員的基本素質要求

（一）要樹立起集服務意識、安全意識和創新意識三種意識為一體的機制

隨著社會的發展，檔案的建立、保存和管理工作的重要意義日益凸顯。傳統的檔案管理主要側重于檔案的保存，這種模式已經落后于時代發展的潮流。當今檔案管理要求相關管理人員具備服務意識、創新意識以及安全意識，把握社會動態以及發展趨勢，及時掌握檔案管理的新理念、新方法等，充分發揮出檔案管理的作用，不斷提升檔案管理工作的有效性和先進性，造福廣大人民群眾[1]?，F階段，中小學生檔案的應用范圍逐漸擴大，學生升學考試以及檔案轉存都離不開檔案管理工作，檔案也是對學生發展趨勢評估的重要參考依據。所以，檔案管理工作具有十分重要的意義，檔案管理人員應該提升自身的責任意識，不斷改革創新，根據社會需求不斷調整檔案管理工作的不足之處，研究和探討檔案管理工作中存在的難點，提升檔案管理工作的效率和質量。

（二）要打造出操作能力、管理能力以及學習能力的三種能力的培養

檔案管理工作的開展需要相關工作人員具備一定的專業素養，重視自身學習能力、操作能力以及管理能力的提升，確保檔案整理、檔案保護以及檔案錄入工作的順利開展。與此同時，為了檔案管理工作開展的規范化和有序性，檔案管理人員還需具備足夠的耐心，以最佳的工作狀態和最細致的服務完成自身工作，體現自身價值。其次，綜合管理能力也是當今時代下對檔案管理人員要求之一，只有具備良好的綜合管理能力，才能確保檔案管理程序的良好銜接。一名合格的檔案管理人員還需要具備自我提升意識，依托自身的學習能力，將新的活力融入到中小學生檔案管理工作中，滿足時代發展對檔案管理工作提出的要求。

三、新形勢下檔案管理人員素質現狀

（一）檔案管理人員缺乏服務意識

目前，中小學生檔案管理人員在服務意識方面比較欠缺。檔案管理人員對自身工作理解有一定的偏差，很多人僅僅局限在做好物品保管工作，服務開發意識落后，不僅造成了人力、物力以及財力資源的浪費，還給中小學檔案管理工作作用的發揮造成了阻礙。檔案管理人員應該將新興的科學技術與檔案管理工作充分結合起來，讓中小學檔案管理工作的效率和效益都得到提升，打造更高層次的檔案信息歸檔，滿足現代經濟爆發式增長帶來的檔案管理需求。

（二）檔案人員流動頻繁，隊伍結構不穩定

中小學檔案管理工作人員很少接受過專業培訓，專業人才數目較少，且有很多工作人員的工作類型為兼職，沒有充足的時間進行檔案專業知識和檔案管理方法的學習，缺乏檔案意識。與此同時，由于中小學檔案管理工作的待遇一般，導致了工作人員缺乏奉獻精神和責任感，在日常工作中常出現偷懶的現象，且在轉交檔案工作時常會造成檔案收集難度增加，導致了檔案管理、分類混亂的問題。其次，與招生就業處、教務處以及學生處相比，中小學檔案管理工作的待遇相對不高，檔案管理人員認識不到自己的職業價值，看不到自己的發展前途，檔案管理人員不忠于職守的現象嚴重，且他們傾向于調到其他部門發展，檔案管理部門的人員流動頻繁[2]。

（三）檔案管理工作人員缺乏創新意識

檔案管理人員缺乏創新意識，管理方式和管理理念較為傳統、陳舊，導致中小學檔案管理工作效率低下。由于學校的領導還未認識到檔案管理工作的重要性，很少會給工作人員學習交流的機會，檔案管理方法難以實現及時更新，檔案管理效率嚴重不足。與此同時，檔案管理人員采用的管理手段普遍為手工檢索，且工作人員難以實現計算機技術與檔案管理工作的融合，不能熟練掌握計算機操作技能。中小學檔案管理工作的可持續發展需要轉變工作人員固步自封、不思進取的狀態，培養工作人員的創新意識。

四、提高檔案管理人員整體素質的對策

（一）加強檔案管理人員的職業道德教育

現階段，中小學檔案管理工作的首要任務應該集中在檔案管理人員的職業道德教育的加強上，從而推動檔案工作的穩步發展。中小學校應該在日常的工作過程中通過講座等形式潛移默化地影響檔案管理人員的職業道德素養，幫助檔案管理人員認識到自身工作的作用、地位和性質，激勵他們以最佳的狀態迎接每天的檔案工作，提升他們的責任心和事業心。這樣才能為實現檔案管理工作效率的提升以及工作人員無私奉獻精神的形成奠定基礎，引導他們樹立為師生、為教學服務的思想。

（二）建立培訓機制，提高檔案管理人員的業務素質

為了提升檔案管理工作人員的業務素質，中小學應該積極建立健全培訓機制。首先，培訓的內容需要具有針對性，通過綜合考慮實際的工作情況來決定培訓內容，例如為了不斷適應新時期檔案管理工作的需求，工作人員應該在學習專業理論知識的同時，掌握計算機的基礎理論和技能，重視網絡知識教育培訓，實現檔案管理工作的與時俱進的目標[3]。通過定期的教育培訓工作，實現檔案管理工作人員的檔案意識、認知結構以及檔案技術能力等的全面提升。培訓工作的成效還需要依賴于一定的考核制度，只有考核合格的檔案管理人員才能上崗，并將考核成績記入年終考評。

（三）加強專業人才的引進與培養，穩定檔案管理人員隊伍

中小學檔案管理工作人員需要注入新的活力，中小學應該積極投入成本進行專業人才引進工作，打造一支專業性強的團隊。首先，中小學領導應該意識到檔案管理工作的潛在意義，在思想和行動上支持檔案管理工作的改革和創新，積極引進高層次、高水平檔案管理人才以及信息技術人才，讓檔案人員的平均學歷得到提升，實現檔案管理隊伍的知識結構的完善，保障中小學檔案管理人員的綜合素質[4]。與此同時，針對高層次的專業型檔案管理人才，中小學相關部門應該提升其福利待遇，避免出現人才流失的問題，留住人才，改善人員流動頻繁的問題，保持人才隊伍的穩定狀態。

（四）檔案管理人員需要積極開拓創新

新時期，只有具備創新意識的檔案管理人員才能真正實現檔案管理工作的實質性發展和進步，滿足人們和社會對檔案管理工作的需求。檔案管理工作人員自身應該轉變固步自封的心態，努力實現封閉管理型的檔案管理方式到開放服務型的檔案管理方式的轉變，彌補傳統落后的工作方式的弊端。工作人員還需要樹立終身學習的觀念，及時更新知識結構，不斷拓展在檔案管理領域的知識儲備，深入研究新時期檔案工作中出現的新問題、新特點，適應時代發展，積極迎接挑戰。與此同時，中小學檔案管理工作人員還需要努力學習計算機知識，將檔案管理工作與網絡技術融合，改變傳統人工操作效率低下的問題，或者通過創新和摸索，尋找促進檔案管理操作便捷性提升的技術，不斷完善自己，提升自己處理和解決問題的能力，轉變思考方式，更新自己的原始的思維模式[5]。

（五）營造競爭氛圍，建立激勵體系

在中小學檔案管理工作中，良好的競爭氛圍可以推動檔案管理工作水平的提升，并促進工作人員整體素質的提升。首先，學校相關部門應該提升檔案管理工作的地位，樹立“檔案管理工作也是創造效益的重要方式”的理念，轉變人們對檔案管理工作的誤解[6]。其次，相關部門應該努力營造“激勵、競爭”型的文化氛圍，在思想上引導檔案管理人員的行為。與此同時，激勵機制的建立也是提升中小學檔案管理人員素質的重要途徑，通過適當的獎勵和懲罰手段來給他們壓力和動力，通過定期考核檔案管理人員的實際操作業務技能，考核結果不好的員工其薪資水平也要受到影響。

（六）提高檔案管理人員的待遇及職業道德修養

檔案管理人員需要具備良好的職業道德修養，增強他們的保密意識、合作意識和責任心。因此，可以通過培養方案管理人員的實際動手操作能力以及文化知識學習能力來提升檔案管理工作的整體水平，鼓勵工作人員通過積極向上的心態投入到檔案管理工作中，積極開拓進取、創新取得成效，成為一個能夠實現自身職業價值的有用之才[7]。與此同時，為了激發檔案管理工作人員的工作熱情，相關部門應該為他們打造更加人性化的服務機制，提升他們的福利待遇，鼓勵他們創造更多的經濟效益和社會效益。在中小學檔案管理工作人員處于職業生涯的倦怠期時，學校的鼓勵措施可以幫助他們面對困境，調整好自己心態。此外，良好的福利待遇可以留住專業型人才，推動檔案管理工作高效有序地進行[8]。

五、結語

綜上所述，新時期給中小學檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。為了適應時代發展的潮流，相關工作人員的素質提升可以從職業道德教育的加強、競爭氛圍的營造、激勵機制的建立、創新意識的培養、專業人才的引進培訓機制的建立等多方面著手，幫助檔案管理人員真正認識到自身工作的重要意義，不斷提升中小學檔案管理人員的專業素質和道德素養，打造一支優秀的人才隊伍，為中小學檔案管理工作水平的提升奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]房祥偉.教育類檔案管理工作存在的問題及應對措施[J].傳媒論壇，2020，3（13）：113-114.

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[4]黃莉莉.中學檔案管理人員工作現狀及未來發展趨勢[J].辦公室業務，2018（13）：156.

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[6]何新華.中小學檔案規范化管理實踐與探索[J].城建檔案，2017（10）：81-83

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[8]黃映紅.做好中小學學籍檔案管理工作的意義和途徑[J].辦公室業務，2017（18）：146+160.