行政事業單位大數據時代信息化檔案管理

趙愛玲

摘要：在大數據時代，檔案管理的信息化建設，能讓管理檔案的效率提高，讓管理的工作量下降，讓檔案的數據價值被充分發揮，促進行政事業單位的順利決策。行政事業單位應該明確在大數據時代，信息化檔案管理的意義，然后嘗試探究在大數據時代，怎么將信息化檔案管理做好。

關鍵詞：檔案管理;信息化;大數據時代;行政事業單位

引言：在社會進步中，行政事業單位的發展非常重要，受大數據所影響，檔案管理面臨著挑戰和機遇，行政事業單位嘗試信息化的檔案管理，便能對大數據帶來的挑戰機遇更好的應對。因此，行政事業單位要改變傳統落后的管理理念，積極研究信息化的檔案管理。

大數據時代行政事業單位信息化檔案管理的意義

在行政事業單位的發展中，發展成果、重要事件都會在檔案內記錄，單位發展需要思考歷史事件，而檔案管理能整理和歸納各個歷史事件，能便于行政事業單位在未來經營中正確決策[1]。此外，檔案也總結了行政事業單位的長期經營，對檔案的運用屬于管理檔案的目的，檔案一般要在單位的司法調查、決策等方面運用。由此可見，讓檔案管理跟隨時代發展，基于大數據做好信息化建設便非常重要。

大數據時代行政事業單位如何做好信息化檔案管理

（一）加強軟件建設

在大數據的運用中，為創作良好的運用環境，行政事業單位需要將建設基礎設施的活動做好，如信息化管理需要的硬件設備、軟件技術等[2]。行政事業單位要首先明確在檔案管理上的需求，然后劃撥充分資金，對滿足需求的設備進行積極配置，給予一定資金保障。而在物質保障基礎上，還需要在內部將宣傳工作做好，讓單位中從上至下都能認識到檔案信息化管理的意義、價值和重要性，讓檔案管理工作人員重視信息化的管理，提高行政事業單位對檔案工作的配合和支持程度。此外，在新時期，信息化的檔案管理需要重視安全問題，安全漏洞會影響管理軟件的正常使用。管理檔案的軟件在技術發展下不斷革新，版本更新的一些軟件能讓舊版軟件內的問題得以完善，因此行政事業單位還要重視對軟件平臺的及時升級更新，更換更適合單位工作的軟件，使得信息化的檔案管理得以逐步完善，讓檔案使用和存儲的安全獲得保障。

（二）完善管理機制

在管理檔案時，應該根據單位的業務狀況，對管理檔案的制度進行完善，使得管理工作和現代技術的運用充分適應，以管理和流程等角度，讓管理改革得到充分支持[3]。在管理的標準還有制度建設上，應該根據工作實際，合理做好調整優化，重視提高技術運用的效果。在大數據時代，改進優化管理機制，屬于檔案管理實現信息化建設的關鍵支持，行政事業單位要以客觀、科學的角度，充分分析大數據的特點優勢，以大數據優化檔案的處理、分析等工作，讓大數據發揮其技術優勢，讓管理檔案的工作提高效果效率。

（三）應用新型技術

在大數據時代，要讓檔案管理實現信息化的發展，行政事業單位需要關注運用優秀技術，讓管理活動可以更好的滿足時代需求，使得管理的整體效能得以提高。在管理檔案時，行政事業單位可以通過標記這一方式，針對于數據庫內各類檔案進行分類處理，這一方式能應對海量檔案信息的管理挑戰，能使其價值被充分發揮。在大數據下，也可以通過數據庫，對檔案資料做好數據管理，這一方式能讓檔案管理提高效率，也能避免數據安全出現問題，讓數據庫內資料可以在單位內共享，這對檔案工作未來的優化調整來講非常關鍵，能讓檔案工作的效能得以提高。最后，在管理中，也可以嘗試云計算等的技術，將其和大數據相配合，發揮綜合技術的價值作用。

（四）增強法律意識

在行政事業單位中，管理檔案需要檔案管理人員首先提高法律意識，讓檔案管理以合法為工作開展的前提，使得檔案能被管理部門完成管理，讓管理檔案的制度被合理完善，提高檔案工作的規范性。

（五）加強監督管理

在大數據時代，行政事業單位在整理各類檔案時，需要根據檔案特點，確定檔案記錄的正確規范，讓檔案內容提高完整性，提高其利用價值。行政事業單位要對監督人員進行安排，使其監督檔案工作的流程和成果。行政事業單位可以將檔案管理的監督制度加強，并為檔案管理人員將培訓教育加強，使得他們能及時歸檔各類檔案，且對檔案做好規范的科學分類，保障管理的嚴格性，讓檔案管理的質量得以提高。此外，要加強監管也可以嘗試將監管工作、績效考核聯系起來，讓檔案管理人員提高工作主動性。

結束語：在科技發展下，信息技術廣泛應用于不同方面中，它在檔案管理內發揮的作用也更為明顯，信息化成為了檔案管理的未來趨勢。因此，行政事業單位需要明確檔案管理的價值，積極在大數據的環境下優化管理，將自身檔案管理的質量水平提高，讓檔案資料的價值得以充分發揮，以良好的檔案工作，為單位的決策等工作提供支持，促進單位自身的長遠發展。

參考文獻：

[1]何玉燕.信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化探討[J].卷宗，2019，009（002）：105.

[2]袁東偉.信息化背景下的事業單位會計檔案管理分析[J].首席財務官，2019，015（012）：77-78.

[3]胡瑤根.對行政事業單位財務管理信息化建設的一些思考[J].現代商業，2019，000（020）：118-119.