醫院綜合檔案的規范化管理

張偉娟

摘要：醫院綜合檔案的管理是醫院管理中的一部分，醫院綜合檔案的管理水平在一定程度上反映了醫院的服務水平，同時醫院綜合檔案對醫院的各項決策、工作協調、計劃實施等產生著重要的影響，因此醫院要切實提高自身的綜合檔案管理水平。就醫院目前的管理現狀來看，其在管理意識、管理方法、管理技術方面還存在眾多不足，這不僅降低了綜合檔案管理的科學性，還阻礙了醫院正常工作的進行，進而不利于醫院的長久發展。基于此，文章主要就醫院綜合檔案的管理措施進行研究。

關鍵詞：醫院管理;綜合檔案管理;規范化管理策略

引言：醫院綜合檔案包含眾多內容，其主要指醫院在運行的過程中所產生的一系列綜合文件，這些檔案通常具有復雜性、多樣性、專業性的特點，文件的形式也通常是多樣化的，最基本的是紙質文字檔案，其次還有錄音、視頻，最常見的是電子檔案。這些檔案對醫院的發展及病人的康復情況都產生著重要的影響，因此醫院管理人員要引起高度重視，要從實際出發，從而制定有效的綜合檔案管理策略，以不斷推動醫院的綜合檔案管理朝著科學化、規范化的方向邁進。

一、醫院綜合檔案管理的特點

醫院在發展的過程中會產生大量的檔案，這些檔案的種類比較雜，并且不同檔案之間又有著一定的聯系性[1]。綜合檔案管理主要有以下幾個特點。

（一）綜合性。

綜合性是醫院綜合檔案管理的首要特點，主要是從檔案的類別來說，通常在醫院中會分為不同的科室，每個科室所上交的檔案都各有特點，并且除了最基本的病歷檔案之外，還有眾多的行政文件和黨務文件，此外還涉及到醫院的一些重要決策，因此綜合性特點比較強。

（二）客觀性。

綜合檔案管理還具有較強的客觀性，同時這也是綜合檔案管理的必然要求。醫院中所有檔案的記錄必須遵循客觀性的原則，工作及管理人員不得篡改文件內容，因此醫院綜合檔案管理具有客觀性的特征。

（三）階段性。

在醫院內通常會設有多個部門和科室，每個部門和科室所遞交的檔案文件也各不相同，為了保障檔案的連貫性，會把這些檔案統一送到綜合檔案室，這樣就保障了檔案的連貫性，綜合檔案管理通常是分階段進行的，每個階段的檔案內容也都不相同。

（四）保密性。

保密性是醫院綜合檔案管理的最顯著特點，醫院的綜合檔案對醫院的工作來說具有指導和參考的意義，而綜合檔案的價值也主要體現在這一方面。但是就外人來說，醫院的綜合檔案是保密的，一般只限本院職員使用。

二、醫院綜合檔案規范化管理的基礎

（一）明確檔案收集與歸檔的關系

想要做好檔案管理首先需要從檔案收集起手，檔案收集工作的質量直接關系到檔案管理的質量，因此需要保證收集過程中檔案的完整性，避免基礎工作不到位導致后續工作開展阻力較大，同時需要對收集工作標準進行規范，要做好歸檔工作[2]。

（二）明確醫院綜合檔案的機制和制度的重要性

管理制度和檔案歸檔機制直接關系到檔案管理質量，需要通過制度和機制提升檔案認知和管理意識，并逐漸形成正確的管理體系，在制度建設、方案管理人才管理機制、管理技術的那個方面進行優化和創新，并不斷發掘檔案的價值，通過管理來提升檔案的利用率，進而實現檔案管理的目的。

三、醫院綜合檔案規范化管理措施

醫院綜合檔案具有復雜性、全面性、保密性的特征，對醫院各項制度的制定、員工的流動、決策的實施、業務水平的提升都產生著重要的作用，因此醫院要切實對綜合檔案的管理引起重視，并且要對存在的問題進行分析，有針對性地制定管理策略，要堅持問題導向原則和實事求是原則[3]。

（一）提高檔案管理意識

醫院綜合檔案的規范化管理首先要提高醫院每位員工的檔案管理意識，檔案管理并不只是醫院管理人員的責任，更是醫院全體成員的責任，因此提高檔案管理意識要從全員出發。

首先，應對該對綜合檔案的重要性進行普及，要提升醫院每位職員的管理意識。很多職員認為檔案記錄的是醫院過去的事情，對當前工作的指導意義不大，并且管理起來相對比較麻煩，所以就很難引起重視，基于這樣一種情況，相關管理人員應該對其思想進行轉變，要逐步提升其對綜合檔案的重視程度，并不斷使其參與到當前的檔案管理工作中來。

其次，要提升檔案管理人員的現代化管理意識，進而才能使檔案更好地為當下的實踐服務。隨著醫療水平和新的設備的引進，醫院相關人員的檔案管理意識也要進行轉變，要用現代化的管理意識去看待綜合檔案管理，進而才能逐步提升綜合檔案的利用效率。

最后，在提升相關人員綜合檔案管理意識的同時還要加強思想教育，要進一步提升其查閱檔案的謹慎性，對于綜合檔案要給予科學保護，不僅管理時要小心，在使用時也要小心，要保障檔案的完好性，進而才能充分地發揮出綜合檔案的社會價值。

（二）建立完善檔案管理制度，落實責任

醫院綜合檔案的規范化管理還需要對相關制度進行完善，進而才能更好地指導和規范當前的各項工作。

首先，在制定相關制度時可以參考醫院往期的規章制度，可以從以前的檔案中尋找靈感和經驗。在借鑒的同時還要適當做出改變，要從醫院的實際情況出發，結合實際制定科學的管理制度。

其次，對于制度內容制定要全面，并且應該做好分類，要細化每一個管理流程，盡量做到專項管理，合理融入精細化的管理思想。

再次，制度中要包含一定的獎懲措施，對于檔案管理工作的流程及標準都應該進行明確，并且根據標準來完善績效制度，把對綜合檔案的管理情況融入到績效考核的當中，對于遵守制度內容、表現優異者要給予獎勵，而對于損害檔案者要給予懲罰，進而能有效地調動員工的檔案管理積極性。

最后，制度中要包含一定的責任制，要對相關責任進行劃分并明確，使每個人都有管理的范圍，每個人都有相應的責任，哪一塊出事了哪位員工進行負責，進而能不斷地提升綜合檔案管理的水平。

（三）加強人才隊伍建設

醫院綜合檔案的規范化管理還需加強人才隊伍建設，通過不斷提升人員的專業素養來提升管理的有效性[4]。

首先，針對于綜合檔案管理人員的選拔及招錄，醫院應該提升門檻，綜合檔案管理人員應該由院內資深的職員進行負責，并且對醫院各部門的發展情況要進行了解，要具備較高的管理素養，同時還應該具備較強的溝通能力。

其次，醫院可就綜合檔案管理技巧、方法進行培訓，進而不斷提升醫院職員尤其是檔案管理人員的專業素養，可以采取線上培訓和線下培訓相結合的方式，亦可以在醫學實踐中逐步提升職員及管理人員的專業素養。

最后，醫院綜合檔案管理人員要端正自身的工作行為，在工作中要養成細心、負責任的工作態度，要尊重檔案的客觀性。

（四）加強學習，提升檔案的管理技術

綜合性檔案包含眾多內容，具體有人事檔案、會計檔案、文書檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、成果檔案、聲像實物檔案等。綜合檔案管理具有內容新、復雜性的特點，因此對檔案管理人員的專業素養要求也較高，因此綜合檔案管理人員還需要加強技術學習，以不斷提升檔案管理的科學性。

首先，綜合檔案管理人員可以加強學習，醫院可以加強這一方面的投資，可以報名參加各種檔案管理培訓班。

其次，綜合檔案管理人員在實踐中要善于總結，不斷提升自身的管理技術。對于檔案內容的完整度、清晰度、印章完好度要給予確認，對于不符合相關規定的檔案要給予退回。

（五）注重投入，完善設施，提升綜合檔案管理的科學性

對于綜合檔案的管理，醫院還需要加強投資，促使基礎設備不斷完善，進而為綜合檔案管理提供物質支持。

首先，醫院要加強檔案室的建設，對于綜合檔案室的位置要給予科學選擇，要確保所選位置的安全性。并且檔案室的空間要符合實際，確保有足夠的容量，以方便一些紙質檔案的管理。

其次，針對于電子檔案的管理，醫院要完善相關的配套設施建設，計算機、掃描儀、打印機、復印機等都應該配備齊全。

最后，醫院要做好綜合檔案的保護工作。對于一些紙質檔案要做好防火、防潮、防塵、防蟲工作，在檔案室要配備有效的消防設施，并且對于紙質檔要及時進行掃描存檔，實施雙備份。對于電子檔案要做好網絡安全防護，對于一些重要的檔案內容要進行加密。

總結：醫院綜合檔案的管理質量時刻影響著醫院各項工作的決定，時刻影響著醫院的發展，因此醫院對于綜合檔案管理工作要引起高度重視。對于就如何提升綜合檔案管理水平還需要系統進行研究，醫院不僅要轉變管理意識，還要不斷提升管理者的素養和技術，進而才能不斷提升醫院綜合檔案管理的規范化。

參考文獻：

[1]吳英.事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2021（09）：4-6.

[2]呂緯.醫院人事檔案管理規范化建設研究[J].中國現代醫藥雜志，2021，23（06）：100-102.

[3]施文大，徐紅培，周金萍，戴春陽，田明祥.醫院檔案規范化管理的實踐與思考[J].中國衛生產業，2010，12（11）：73-74.

[4]潘翠芬.發揮綜合檔案管理效力服務醫院健康發展[J].東方企業文化，2019（02）：192.