科技檔案管理的價值與質量提升策略

摘要：科技檔案在眾多類型的檔案中占據著重要位置，該檔案記錄著社會科學技術的發展歷程，對于以后的技術發展有著重要的參考作用，其實用價值比較高，不過，在傳統的管理模式中，科技檔案的整體質量及利用率相對較低，很難將該檔案資料的實際效用充分發揮出來。這就需要有關單位加以重視，并且要結合實際情況，采用科學合理的措施，保障科技檔案管理質量，并提升這一檔案的價值。

關鍵詞：科技檔案管理;價值與質量;提升策略

引言：在當前的信息化時代中，傳統的科技檔案管理方式已經無法滿足現代檔案管理的實際需求，并且還存在浪費勞動力的問題，甚至科技檔案的質量也會出現受損情況，這就需要相關單位加以重視，避免檔案質量受損，影響到其應用價值。基于此，相關單位應該對科技檔案管理中存在的問題進行全面的了解，針對具體問題采用合理的措施，有效改進檔案管理方式，提高科技檔案管理的有效性，保障科技檔案的完整性。

一、科技檔案管理的現狀

社會時代的進步，也推動者科學技術的發展，也因此，科技信息資源的數量正處在急劇增多的狀態中，不過，相關科技檔案的利用卻沒有受到較高的重視，其利用率相對較低，具體體現在以下幾個方面。

其一，科技檔案管理的現代化水平比較低，管理方式比較滯后，缺少先進的設備及管理技術，致使科技檔案在整個社會中的利用率比較低，難以發揮出真正的價值，導致資源浪費[1];

其二，科技檔案管理的法律制度缺乏完善性。相關法律體系還不夠健全，缺乏法律監督，雖然為了保障科技檔案的完整性以及安全性，我國制定了不少法律法規及管理制度，借此對科技檔案管理予以規范，并且也取得了相應的成果，但是，其中還是存在不少問題，使得科技檔案管理工作的質量受到影響。

二、科技檔案管理的實際價值

對于科技檔案而言，其主要是借助文字、圖片、數據以及視頻等多種形式，對相關企業單位中的一些重大發展事件進行記錄，人們在對企業單位以往的發展歷程進行查閱以及借鑒時，科技檔案就能夠發揮出重要作用，可以說，科技檔案不僅記錄了相關企業單位的具體發展歷程，還能夠為企業單位以后的發展方向提供了真實可靠的參考依據，是對企業單位的運作水平及管理水平進行衡量的重要依據。對科技檔案管理的價值以及質量進行提升，則能夠促使企業單位加強對科技檔案的重視，并為其自身的發展總結出更加有效的經驗，為其指明正確的發展方向。

三、科技檔案管理價值與質量提升的有效策略

（一）加大對檔案管理軟硬件設備的投入力度

相關企業單位若想提高科技檔案管理的實際價值以及工作質量，則需要為科技檔案管理配備所需的各種設施設備，比如，辦公用房、檔案室、軟硬件等等。在配置科技檔案管理設備時，需要準備相應的計算機、攝像機以及掃描儀等基礎工具，并且要確保設備具備高配內存型號，為科技檔案管理提供可靠的設備載體。在配置軟件時，則要保證該軟件在與外界聯系時，具備相應的通用性，或者是有針對性配備科技檔案管理所需的軟件，可以自行開發的。對于科技檔案管理所需的軟硬件設備，要結合實際情況，與相關部門加強溝通，制定出科學合理的內部管控標準，嚴格管控各項設備的操作行為，以防因操作失誤問題，導致設備出現問題，消耗過多的資金[2]。另外，做好設備的管理養護工作，定期對相關設備進行維護清理，保障設備正常的運行狀態，促使科技檔案管理工作效率及質量的提升。

（二）提高科技檔案管理的標準化

相關單位若想提高科技檔案管理的價值以及質量，則需要結合當前管理現狀，對原有的科技檔案管理制度體制進行科學完善，我國政府單位也應該根據實際情況，更新相應的行業標準，實現對科技檔案歸檔與保存制度的合理優化，使其能夠滿足當下科技檔案管理的具體需求，進一步提高檔案的利用率。基于此，相關企業單位應該針對具體情況，制定出相應的檔案管理標準，針對不同的科技檔案資料對其進行科學分類，而且要對檔案目錄、標號等進行規范，將歸檔位置分化為不同區域，按照檔案類型合理歸置，這樣也便于查找。另外，將信息技術應用到科技檔案管理工作中時，還需要對該檔案管理模式進行規范，嚴格要求檔案錄入格式、時間等，統一規范檔案管理者的工作行為，使其按照規定的時間、方式等開展科技檔案收集、整理以及歸檔等多項工作，提高檔案管理工作的高效性。

（三）建立完善安全的信息管理系統

在開展科技檔案管理工作時，還需要對傳統的檔案管理工作進行改進，引進先進的信息技術，并構建相應檔案管理信息系統，定期將紙質檔案轉化為數字化檔案，并將其錄入其中，在信息系統中，還要劃分出不同的模塊，將不同類型的檔案反歸置到不同的模塊之中。與此同時，還要設置檔案查閱平臺，可以利用信息技術構建檔案目錄查詢、關鍵詞查詢、分類查詢等多項查詢模式，為人們查閱科技檔案資料提供可靠的平臺，這樣也有利于提高檔案的利用率。另外，在建立信息管理系統時，還需要保證該系統的安全性，要在計算機中構建防火墻，安裝殺毒軟件等，借此抵御外界的入侵，以防網絡病毒及黑客的攻擊，保障科技檔案信息的安全性，避免其出現泄露情況。針對登錄系統平臺，要設置密鑰登錄、身份識別登錄等多種方式，以此保障登錄的安全性。此外，相關企業單位還應該對檔案信息管理系統進行定期維護以及升級，對于其中存在的漏洞予以有效處理，保障整個系統的安全性[3]。

總結

針對科技檔案采用科學合理的管理策略，有利于減少檔案管理中的各種問題隱患，保障檔案資料的完整性與真實性，為科技發展提供可靠的參考依據。因此，相關單位應該對科技檔案管理加以重視，并且要要注重提升該工作的質量及效率，要結合實際情況，引進先進的技術手段，提高科技檔案管理的高效性。

參考文獻：

[1] 吳夢甜，任黎曼. 科技檔案管理質量的提升措施分析[J]. 辦公室業務，2017（19）：98. DOI：10.3969/j.issn.1004-647X.2017.19.081.

[2] 丁麗麗. 科技檔案管理的價值與質量提升策略研究[J]. 現代企業文化，2019（29）：100.

作者簡介：周旋（1991年5月19日），性別男，漢族，籍貫四川德昌，助理工程師，本科學士，研究方向檔案管理。