探析電子檔案"單套制"開啟檔案管理新時代

姚思源

摘要：基于當前科學技術的不斷進步，在檔案事業發展進程中，傳統紙質檔案逐漸轉型為電子檔案。尤其是近年來，電子檔案得到廣泛的認可，并在實踐中持續革新，形成“互聯網+檔案”時代。在電子檔案的地位得到確定后，如何高效科學的管理成為重點研究的課題。鑒于此，本文提出“單套制”模式，針對管理中現存的一些風險問題，提出相應策略，旨在進一步提高電子檔案管理實效，開啟檔案管理新時代。

關鍵詞：電子檔案;單套制;檔案管理

前言

“單套制”電子檔案管理模式是我國現階段積極開展實踐的一種新檔案管理方法，其有利于改善以往實行“雙套制”模式造成的缺陷。特別是在數字化時代下，采用“單套制”管理有助于改革傳統檔案信息傳遞和運行體制，切實提高工作效率、降低倉儲成本。但在實踐探索中，不可避免的出現一些問題和風險，因此在實施“單套制”電子檔案管理時，需采取有效管理策略。

1 電子檔案“單套制”概述

“單套制”電子檔案管理模式是指不再保存紙質文件，只存儲電子文件進行管理，實現隨辦隨存檔的模式，實現無紙化檔案辦公。在實施過程中一般需要進行歸檔提交、檔案室接收、檔案室長期保存等。并在其中串入數字簽名，有效識別簽名者。同時還能夠驗證電子文件傳輸過程中的安全性，避免出現隨意修改等，將原始文件、簽名串以及數字證書等形成一個整體，在保存到相應的服務器平臺，在使用時驗證簽名的合法性、有效性[1]。

2 電子檔案“單套制”管理存在的問題

2.1 檔案數據存量較大

在紙質檔案管理轉向電子檔案管理、雙套制轉向單套制管理的過程中，其存在的主要風險即是檔案數據存量相對較大。目前階段隨著社會的不斷高速發展，數字化、網絡化、云計算以及大數據、人工智能等技術的發展，致使檔案信息存量急劇增長，檔案數據十分龐大。在此條件之下，致使館藏檔案數量大幅上升，在很大程度上增加了檔案管理和保管的難度。

2.2 數據存儲載體多樣

對于電子檔案與電子文件的管理，應當采用比較固定的格式進行儲存，比如比較常用的格式有磁性介質、電離介質、光介質等材料，在使用過程中，這些介質無法實現長期保存，類如硬盤、磁盤、光盤以及U盤等，都存在一定有限的存儲使用期，一旦超過或者接近日期均會出現老化、失效等情況。另外一方面，電子文件以及電子檔案的存儲格式具有多樣化，對于不同后綴的電子文件，其讀入存儲材料的格式比較固定，讀取軟件也會有所不同。如果需要讀入兩種不同類型的電子文件，則會因格式差異而出現互不相容的情況。一旦更換格式則會導致部分信息丟失，甚至無法正常讀取文件，對電子檔案管理造成極大的影響。同時載體存儲時限與紙張保存的年限相對較短，難以實現長時間保存[2]。

2.3 電子信息易丟失

對于電子檔案來說，其最容易出現的風險問題則是文件信息容易丟失，難以進行更改。而電子文件一般是在計算機上，按照應用軟件生成相應的格式，從而加快格式存儲和流轉，其完好程度也會受存儲載體的影響。但對于存儲載體在長期保管中如果出現差錯，則會導致電子文件受損。比如存儲載體老化會導致文件失讀、信息丟失等。如果載體出現破損或者磁盤扇區出現異常，則會導致文件失讀等情況。因此對于存儲載體來說，不論是磁盤或者電離介質，均應當做好防磁處理。如出現失磁現象則會出現信號散離，造成信息丟失以及失讀。

3 電子檔案“單套制”管理策略

3.1 實施電子檔案數據實時監測

為有效解決電子檔案“單套制”管理存在的風險，則需要實時開展監測。重點防范電子檔案出現內容丟失的情況，其原因則是傳統普通備份方式無法實現對存儲內容狀態的監控。導致檔案管理人員難以實時掌握數據存儲情況、信息變化狀態等。因此在計算機高速發展的時代下，應當有效利用軟件系統定期開展對數據狀態的檢測。比如選用區塊鏈技術建立共同維護和被篡改的數據庫，改善對第三方的依賴性。并通過采用分布式節點開展不間斷的、實時的電子檔案存儲狀態監控。基于交互、驗證、存儲、預警和記錄等手段，在電子文件被修改時發出警報信息，監測數據變化的全過程，有效防范非法侵入，盡量保持檔案處于原始狀態[3]。

3.2 合理進行狀態跟蹤及遷移

由于電子檔案“單套制”管理中，其各個類型的存儲載體具有使用期短、易老化失效等問題。所以可合理開展狀態跟蹤以及遷移等手段，以此提高電子檔案管理的高效性。在實際操作中，可緊密結合檔案數據存儲格式、存儲載體等技術，采取區塊鏈存儲技術實施管理。比如當中心存儲點出現故障后，檔案數據會從原來中心存儲式轉變為分散存儲，進而實現去中心化。因此可在每個分散點均保存一份電子檔案，當一個節點出現問題后，不會對其他階段產生影響，有效獲取整個電子檔案信息。所以，相關管理部門及人員需要定期更新檔案管理硬件和軟件設施，利用先進技術以實現檔案狀態跟蹤和遷移。如哈希運算、加蓋時間戳、數據校驗碼等。當載體到達有效期后可及時進行遷移和轉換，保證檔案信息的長期性。

3.3 建立電子檔案安全管理制度

由于在我國的法律體系中，紙質檔案作為法律證據的地位已經被明確，具有較好的保存價值。但在“單套制”管理模式下，缺乏紙質備份保障后，電子檔案一旦出現丟失、篡改、載體老化等問題時，則會出現失讀、信息內容變化。由此在法律層面上來看，電子文件的可信度較低，法律效力也隨之降低。基于此，為確保電子檔案的法律效力，應當健全安全管理制度，盡量滿足來源可靠、程序規范以及要素合規等原則，促使電子檔案與紙質檔案具有同等的法律效力。在具體管理中則是保證電子數據來源符合規定、對檔案內容進行電子文件固化和數據監控，并加蓋時間戳，做好法律保全性措施，完善安全管理體系。

結束語

綜上所述，電子檔案“單套制”管理模式是現代檔案事業革新發展的重要體現，有利于轉變檔案管理的策略、模式、內容等，實現科學管理。針對當前“單套制”管理落實存在的風險問題，通過實施電子檔案數據實時監測、合理進行狀態跟蹤及遷移、建立電子檔案安全管理制度等，有助于開啟檔案管理新時代。

參考文獻

[1]楊棟，程玉紅.高校電子公務文書檔案單套制管理研究[J].船舶職業教育，2019，7（06）：74-76.

[2]張曉玲.試論電子文件“單套制”趨勢下應有的檔案立場、視角和思維[J].辦公自動化，2019，24（06）：45-47+28.

[3]詹逸珂，韓雪.電子文件管理雙套制及其向單套制轉變的前景[J].辦公自動化，2017，22（21）：20-22.