新形勢下檔案實體安全和信息安全管理的思考

王謙

摘要：“檔案”本質上而言是指社會活動中形成的各種具有保存價值的原始數據，確保檔案管理工作的規范化開展不僅為行業轉型升級提供了規劃指導，與此同時在提升行業市場競爭力、提高檔案利用價值等方面也發揮了重要性作用，是現階段保障行業可持續發展目標實現的重要保障。在新形勢背景下，信息數據的飛躍式發展為行業發展注入了新動力，在檔案管理中確保檔案實體安全和信息安全管理工作的有效落實，是全面提升檔案管理整體水平的有效渠道，為此本文主要系統化剖析了新形勢下檔案實體安全和信息安全管理意義，就管理問題的有效性處理對策展開了深入探討，以便于保證檔案信息資源共享效益的最大化。

關鍵詞：新形勢;檔案實體安全和信息安全管理;管理意義;問題和策略

引言：檔案管理作為企業管理工作的核心內容，管理作業成效是影響企業發展質量及可持續發展目標是否實現的重要因素，新形勢下確保檔案實體安全和信息安全管理的高效化，則是現階段行業轉型升級的重中之重。伴隨社會網絡化、數字化的快速化發展，“三個走向（走向依法管理、開放、現代化）”是習近平總書記基于新形勢下提出的企業檔案管理轉型方向，檔案信息化建設工作的規范化開展在一定程度上為行業發展注入新動力的同時，也為信息資源的有效傳播和共享創造了良好條件。

一、新形勢下檔案實體安全和信息安全管理意義剖析

企業資源數據檔案收集、數據整理、數據價值分析以及數據統籌、儲存等是企業檔案管理工作的主要內容，新形勢下檔案實體安全和信息安全管理工作的規范化開展，對于推動企業可持續發展而言具有重要意義。“檔案”是企業執行國家相關政策及上級任務的重要載體，與其它管理工作相比，繁瑣性和復雜性是檔案管理工作的顯著特點，若企業在檔案管理仍采取傳統化人工檢索的模式，勢必在消耗企業資源、增加企業運營成本，而檔案實體安全和信息安全管理是一項系統化轉變工程，自一四年被提出后社會各界對檔案信息化建設工作的關注度也在不斷提高，與傳統依靠手工檢索模式相比，檔案信息化建設工作的規范化開展具表現出了如下優勢：

（一）有利于提高企業辦公質量和效率

“檔案”是企業內部單位、部門之間溝通、交流的重要橋梁，在以往檔案管理中，面對企業產生的大量信息資料，人工作業管理手段的實施在增加工作量的同時，也極易導致資料漏寫、漏抄等問題的發生，檔案準確性大打折扣。伴隨社會網絡化、數字化的快速化發展，借助信息化管理平臺進行檔案管理，在一定程度上不僅有效簡化了管理工作流程、降低了管理工作量，與此同時還避免了大量人力、物力、財力資源的損耗，此外檔案作為重要的原始數據資料，由于傳統信息資料大多是紙質媒介，在查閱時需要部分文件需要靠郵政系統進行傳遞，傳遞時間較長且還增加了檔案丟失概率，反觀在檔案實體安全和信息安全管理過程中，傳遞的文件主要為電子文檔，信息需求用戶可登陸信息數據庫下載所需文件，在打破傳統信息傳遞時間和空間限制的同時還顯著提升了文件傳遞信息的安全性、時效性，并由此全面提升了檔案的再利用價值。

（三）有利于保證信息保存的安全性和完整性

相比傳統化紙質資料，電子管理檔案最顯著的優勢在于儲存時間的久遠性，因此在新形勢下保證檔案實體安全和信息安全管理工作的規范化開展，對于提高信息保存安全性和完整性而言具有重要意義。紙質載體在很大程度上，保存時間取決于纖維素性質和保存的外部環境，在某些惡劣環境下紙質資料信息破損和丟失問題給企業發展造成了十分不利的影響，反觀在大數據時代下，借助現代化信息技術手段來整理電子文件，不僅有效地提高了查閱便捷性，與此同時電子文檔受外界影響程度相對較低，具有很強的穩定性，融媒體背景下檔案管理工作人員通過量館藏電子信息資料直接掛接到檔案網站，并通過及時的進行檔案歸檔，計算機儲存、備份，由此在保證儲備安全性和完整度的前提下，提高信息儲存安全性。

二、新形勢下檔案實體安全和信息安全管理問題剖析

（一）檔案信息化管理中技術性人員缺失

不同于其它檔案資料，企業檔案由于涉及聲像視頻資料格式轉化和數字化信息轉化，在管理時需要專業技術人員進行操作及管理，目前來講在檔案實體安全和信息安全管理過程中，從事企業檔案管理的人員雖然具備檔案管理的專業素養和經驗，可由于專業能力的欠缺在影響整體管理質量和效率的同時也阻礙了行業的轉型和升級。對于企業而言，在大數據時代下檔案管理工作的實施往往需要專業技術人員借助軟硬件平臺，在確保信息采集、保持、量化和編碼作業有效落實的同時對其進行數字化處理，在管理工作從“案卷級、單途徑、對檔案外部特征管理”到“文件級、體系管理、內外部特征合并管理”轉變的時代下，企業對檔案管理工作人員的專業能力也提出了新要求，工作者信息技術操作熟練度不足、技術應用技能偏弱等問題的存在，不僅增加了管理工作難度，檔案完整性也由此受到了一定影響。

（二）原始數據資料損失現象較為嚴重

原始數據作為行業轉型和升級的重要戰略指導，數據完整度以及信息利用率的高低是影響行業可持續發展目標能否達成的重要因素。企業機構自成立初期，由于行業技術更迭速度較快，以往信息資料丟失問題較為嚴重的同時不僅不利于行業的成功轉型升級，與此同時對媒體社會導向作用的發揮也造成了一定影響。在大數據時代來臨前，企業影視資料和信息存儲媒介主要是磁帶、鋼絲帶、半導體、膠片等由于儲存媒介極易受到外界環境的影響，顯著增加了保存難度，此外再加之在喊個與發展中，需要經常查閱相關資料，可雖然目前我國企業建立了完善的檔案管理平臺，可由于“重建設輕使用”理念的存在，檔案信息化管理工作形式化問題較為嚴重的同時資料信息利用率也始終處于低迷化狀態，信息建設效能也由此受到了一定影響。

三、新形勢下檔案實體安全和信息安全管理問題的優化處理對策

（一）確保檔案信息管理人員樹立正確的信息化管理意識

“檔案管理”是企業管理體系中的重要一環，在新形勢下為確保高質量管理目標的實現，企業機構需首先提高管理人員的選拔標準，確保聘用者職業素養、專業能力和計算機操作水平均滿足管理工作的標準化要求，并通過加強與高校的合作交流來引入與之相關的專業人員，由此在保證管理團隊專業性的同時為后期各項管理工作的高效化開展創造良好條件。為不斷增強管理人員的使命感、責任感，當前企業機構還要建立健全完善的培訓機制、考核制度，通過加強對管理者的再培訓、再教育，以便于在強化檔案管理者信息化檔案管理理念的基礎上打破固有檔案信息管理模式，由此為后期各項工作的高效化實施提供保障。除此之外檔案管理者專業能力水平的強弱在一定程度上，是影響檔案管理整體成效的決定性因素，為此企業機構還要結合新媒體發展趨勢，在明確群體需求的基礎上對管理手段進行不斷革新、對操作規范進行統一規定，以便于在約束管理者管理行為的前提下通過多種方式來強化他們的業務能力，最終保證了信息資料價值的最大化發揮。

（二）不斷提高檔案信息化管理技術水平

在新形勢下企業在檔案信息化管理中，信息化水平的高低是影響管理工作成效的重要因素之一，換言之為改善當前整體管理現狀，不斷提高檔案信息化管理技術水平現已迫在眉睫。新媒體背景下檔案信息化建設工作開展過程中，全面數字化技術水平是檔案信息化管理基礎建設工作的重中之重，現階段為保證信息化建設目標的達成，首先企業需對管理技術進行不斷更新，在保證儲存格式和設備（計算機、路由器、掃描儀等）先進度的前提下確保各項工作的高效化實施，與此同時為便于管理以及提升與用戶之間的銜接性，當前在融媒體背景下企業還需要在信息化建設過程中引入大量資源、資金和人才，以便于在保證系統軟件開發和完善工作規范化實施的同時建立起一個龐大的數據庫，由此在保證檔案中心目錄數據化的前提下全面提升數字化檔案管理媒介的交互性，最終為行業的轉型和升級創造了良好條件。經調查在以往信息管理中，檔案信息來源不清晰以及統一標準化格式的缺失，是影響信息化管理工作質量的重要因素，故此為避免出現“信息孤島”，在檔案信息化管理時管理工作人員需根據信息來源對其進行系統化分類，之后通過建立健全完善的統一化標準管理體系來講信息數據化，并通過采取“雙套制保存”的方式，結合當前新形勢下行業轉型升級發展要求，對檔案管理形式進行不斷調整，借由“上網信息加密儲存”來全面提高信息的安全性。

四、結語

總的來說，在新形勢下，現代化信息技術手段的不斷發展和廣泛應用，在全面提升行業的市場核心競爭力的同時，也為行業轉型升級注入新動力。檔案作為企業的原始數據資料，檔案管理工作的高效化實施有利于促進行業自身長遠發展，故此為改善當前管理現狀，加強對檔案管理人員的培訓力度、不斷提高檔案信息化管理技術水平以及建立健全完善的檔案管理規章制度，現已迫在眉睫。

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