油氣田檔案信息化建設思考

龍良菊

摘要：在信息化環境下，個體行為數據看似毫無用處，但是當數據呈指數增長的背景下，群體行為數據能夠找到一定的規律。信息化技術就是基于海量數據的收集與分析，從而總結群體行為規律，然后有的放矢的為不同個體提供個性化服務。目前我國很多企業正處于發展改革的關鍵時期，企業作為社會經濟發展的重要力量，需要適應社會環境的變化，加強企業管理，引入先進的管理技術和理念，推動企業各方面管理的信息化建設。信息化技術在企業檔案管理中的應用是必然的，符合時代發展的趨勢。文章主要針對信息化環境下企業檔案管理展開探討。

關鍵詞：信息化;油氣田企業;檔案管理

隨著信息化進程的加快，海量的數據給很多企業帶來了新的發展機遇。除了互聯網公司之外，信息化技術在企業相關行業中也有重要的作用，我國很早就關注到了信息化技術在經濟領域中的作用，我國很多油氣田企業都已經開始了信息化建設，不僅能夠推動自身技術的發展，還可以減少部分管理支出。信息化技術在企業檔案管理中的應用能夠提高檔案收集、制作以及管理的效率，解決檔案管理工作量持續增長與企業費用成本支架的矛盾。

一、油氣田企業檔案管理中存在的問題分析

隨著現代信息技術的快速發展，企業管理正逐步朝著信息化發展，建立完善的信息系統對于企業的發展來說具有重要意義。電子產品信息的應用代表了部分企業信息化建設達到了一定的層次，信息化建設對于油氣田企業管理具有較大的影響。但是電子檔案由于沒有比較完善的操作規范，并且不同企業采取的管理方式不同，沒有專門的檔案管理人員，更是沒有詳細的管理制度，電子檔案在保存與使用過程中容易發生檔案缺失或損壞的情況。

1.權責不清、管理分散

油氣田企業檔案管理主要包括了以下幾種類型：①文書檔案、人事檔案、經濟檔案，這些通常都是由行政部門負責上傳與管理的;②圖片、影像等資料，這些通常都是由宣傳部門負責保存;③部分科學研究的影像資料，通常都是由技術部門負責保存;⑤日常辦公中的電子文檔，這些文檔主要是儲存在部分科技人員的辦公電腦中;⑥文獻、教研檔案，此類檔案多儲存在企業圖書館。企業電子檔案來源不同且由不同的部門負責管理，并且檔案之間又有密切的關聯，很難劃分各個部門在檔案管理中的權責。

2.檔案管理意識薄弱

雖然油氣田企業積極開展信息化建設，建立了檔案管理系統，但是部分油氣田企業沒有加強院內宣傳，系統雖然建立了，但是一些該作者并沒有電子檔案收集與儲存的習慣，在企業運行過程中所產生的海量電子檔案沒有及時上傳至系統中，只是簡單的保存在其辦公電腦中，缺乏及時歸檔的意識，導致電子檔案經常出現丟失或缺損的情況。因此缺乏良好的檔案管理意識也是限制企業檔案管理發展的重要原因之一。

3.缺乏完善的檔案管理制度以及軟硬件設施

目前由于缺乏完善的管理制度，導致企業檔案管理混亂，加上權責不清，容易導致檔案管理開展受到較大的阻礙。同時領導的不重視導致檔案管理系統建設缺乏足夠的資金，設備陳舊，數據庫建設之后，安全系統建設缺乏資金支持，這些也是限制油氣田企業檔案管理發展的常見原因。

二、信息化環境下企業檔案管理策略

1.提高檔案管理人員的專業素養

檔案管理的主體終究還是人，因此要想做好檔案管理，其前提就是不斷的提升檔案管理人員的專業素養。而要想推動油氣田企業檔案管理的信息化發展，首先需要提高檔案管理人員的信息化專業水平，其是檔案管理工作的負責人，需要不斷提高其服務意識、業務能力以及專業素養。檔案管理人員的專業水平對于企業檔案管理工作效率與質量有著直接的影響。隨著電子檔案的投入使用，對于檔案管理人員的工作素養也提出了更高的要求。檔案管理人員需要具備認真負責的工作態度，檔案管理從本質上來說還是一項服務企業發展的支持工作，電子檔案往往涉及到企業的科技部門以及行政部門，需要確保這些部門工作的順利開展。同時檔案管理者需要確保其完整性與準確性，學習行政管理以及相關法律法規等方面的知識，才能夠察覺到電子檔案中的問題，確保電子檔案的應用價值。

2.充分利用電子檔案，為社會提供更加便捷的領域服務

油氣田企業電子檔案的應用需要服務于企業工作的完善，從而提高企業的社會效益與經濟效益。電子檔案不僅僅是將紙質檔案數字化，而是需要利用先進的信息技術，在實際工作中獲得的相關信息，在信息共享的基礎上，建立相應的信息平臺，從而提高企業的服務質量，為使用者提供更加快捷的查詢途徑。由于現代相關領域需求不斷增長，為了確保需求的便捷，需要充分發揮信息技術的優勢，提高企業核心競爭力。例如目前很多企業利用微信平臺開通了企業公眾號，并且在公眾號上通過實名認證的方式進行企業產品信息查詢，并且在公眾號上就可以了解到相關產品信息以及產品型號等。這些工作的開展都離不開電子檔案的建設，需要對企業活動數據進行匯總，從而對油氣田企業管理分析有著重要的作用。

3.加大電子檔案保護措施

檔案管理系統要想平穩運行需要大量軟硬件設施的支持，需要購入設備與專業軟件，而很多企業在這方面的投入資金不足，是造成檔案管理發展速度慢的主要原因。因此需要不斷完善電子檔案軟硬件設施的建設，并且還要做好數據備份，除了常規的硬盤儲存之外，還可以利用云儲存技術將電子檔案傳輸到網盤中，能夠隨時隨地對網盤檔案急性調取。同時在使用過程中還需要做好防火墻防護，確保電子檔案的安全性。除了防火墻之外還需要架設網絡入侵檢測防御系統，當發生網絡入侵的情況時，能夠確保電子檔案的安全性。網關病毒防御系統在保護數據安全中也有較好的應用價值，能夠避免被動式病毒查殺對系統安全造成的危害，因此可以引入該技術，避免計算機病毒的出現。此外在工作中還需要提高檔案管理人員的安全意識，避免人為操作失誤引起的計算機病毒傳播，做好相應的管理制度，不能在網上下載盜版軟件或打開不知道的文件。

結束語

信息化時代下油氣田企業發展面臨著新的挑戰，加強電子檔案建設，提高其應用價值與管理效率，整合企業檔案資源，更好為企業發展服務。目前油氣田企業正處于改革的重要時期，需要認識到電子檔案的重要性，樹立良好的服務意識，加強信息共享，從而為自身發展提供便捷信息服務，從而提高企業的核心競爭力。

參考文獻

[1]代春娜.檔案管理的發展趨勢——檔案管理信息化[J].赤子，2018，2（36）：211.

[2]黃玉妍，劉璠，冀占軍.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].文淵（高中版），2018，3（11）：185.

[3]張志鵬.探討檔案管理的安全保密機器信息化檔案管理[J].卷宗，2018，8（35）：60.