事業(yè)單位人事檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策初探

湯翔

摘要：在事業(yè)單位中，人事檔案管理是推進(jìn)單位管理工作的基礎(chǔ)，也是提升事業(yè)單位管理水平的重要途徑之一。人事檔案管理作為事業(yè)單位檔案管理中的核心內(nèi)容，需不斷提升人事檔案管理水平，結(jié)合新時(shí)期信息化發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮出人事檔案信息化管理的作用。基于此，本文主要探究事業(yè)單位人事檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容，分析當(dāng)前管理現(xiàn)狀，并初步提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

引言

現(xiàn)階段，在信息化技術(shù)發(fā)展潮流中，事業(yè)單位人事檔案需全面意識(shí)到信息化管理與建設(shè)工作的重要性，并采取合理有效的措施及手段，進(jìn)一步提高人事檔案信息化管理水平，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理力度，推進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。通常來(lái)說(shuō)，在事業(yè)單位管理過(guò)程中，人事檔案管理充當(dāng)了不可替代的重要角色，并為單位相關(guān)決策以及發(fā)展戰(zhàn)略的制定等提供了重要的參考。因此，需要切實(shí)做好人事檔案管理工作，通過(guò)切實(shí)提高檔案管理的信息化水平，從而提升檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.事業(yè)單位人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1管理理念相對(duì)滯后

在以往的事業(yè)單位人事檔案管理中，紙質(zhì)檔案管理是較為常見(jiàn)的管理形式。而在長(zhǎng)期的紙質(zhì)檔案管理的影響下，很多事業(yè)單位的管理理念相對(duì)滯后，無(wú)法認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，從而對(duì)人事檔案信息化管理工作的開(kāi)展造成了一些影響，并降低了對(duì)信息化建設(shè)管理工作的重視度。

1.2管理制度尚不完善

在一些事業(yè)單位人事檔案管理中，其信息化管理制度不夠完善，造成信息化工作的開(kāi)展受到了不同程度的影響，降低了管理質(zhì)量和管理效率。另外，由于人事檔案信息化管理制度的缺失，對(duì)檔案文件的收集、整理和歸檔等各環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展產(chǎn)生影響，甚至出現(xiàn)了檔案資料的丟失、破損等情況，以至于無(wú)法發(fā)揮出人事檔案的重要作用。

1.3管理人才相對(duì)稀缺

檔案管理人員是推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。目前，在事業(yè)單位檔案信息化管理過(guò)程中，充分了解人事檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容、具備一定的專(zhuān)業(yè)技能的人才相對(duì)稀缺，一定程度上影響了管理水平。一些檔案管理人員對(duì)信息化檔案管理流程以及信息化技術(shù)應(yīng)用等環(huán)節(jié)存在一定的問(wèn)題，且對(duì)相關(guān)設(shè)備操作等不夠熟練，降低了人事檔案管理的信息化水平。

2.事業(yè)單位人事檔案信息化管理對(duì)策

2.1提高重視程度

事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的了解，并提升對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度，保證單位各個(gè)部門(mén)對(duì)人事檔案管理工作的配合度。首先，事業(yè)單位需要意識(shí)到檔案管理信息化的關(guān)鍵作用，明確人事檔案信息化管理的目標(biāo)。其次，事業(yè)單位需樹(shù)立正確的管理意識(shí)，并加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，及時(shí)彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事檔案管理方式存在的問(wèn)題和不足，從而滿足新時(shí)代發(fā)展變化過(guò)程中對(duì)檔案管理的新要求。

2.2完善管理制度

為更好地促進(jìn)人事檔案信息化管理工作的開(kāi)展，事業(yè)單位需要就具體情況，建立并完善檔案管理制度，對(duì)檔案管理行為等進(jìn)行約束和規(guī)范，在最大程度上提升管理質(zhì)量和管理水平。首先，需要完善人事檔案信息化管理制度，并將人事檔案管理的職責(zé)范圍加以明確，促使檔案管理責(zé)任落實(shí)到位。其次，可借助信息化管理理念，優(yōu)化和改進(jìn)人事檔案信息化管理制度，及時(shí)處理好管理過(guò)程中的問(wèn)題和不足，充分發(fā)揮人事檔案信息化管理的作用。

2.3打造專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍

為提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平，事業(yè)單位需提升管理隊(duì)伍對(duì)信息化管理的重視程度，加強(qiáng)對(duì)管理隊(duì)伍的培養(yǎng)力度，打造專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力。首先，引導(dǎo)檔案管理人員樹(shù)立正確的工作責(zé)任意識(shí)，充分掌握人事檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的綜合能力，并促進(jìn)人事檔案管理工作與信息化技術(shù)的有機(jī)融合，提高事業(yè)單位人事檔案管理水平。其次，定期安排檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)新型管理模式和管理內(nèi)容的學(xué)習(xí)和掌握，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，切實(shí)保障人事檔案信息的安全，從源頭上避免檔案資料受損或遺失等情況。另外，做好人才引進(jìn)工作，吸引更多的優(yōu)秀人才加入到檔案信息化管理工作中，為檔案信息化工作提供人才力量支持。

2.4加大資金投入

事業(yè)單位需加大對(duì)人事檔案信息化管理的資金投入，進(jìn)一步確保人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)備及設(shè)施的完善。首先，在開(kāi)展人事檔案信息化管理的過(guò)程中，需及時(shí)完善基礎(chǔ)設(shè)施，并為管理工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)條件支持。事業(yè)單位需合理安排人事檔案庫(kù)房，保證檔案文件及相關(guān)資料的安全性和穩(wěn)定性，并配備專(zhuān)業(yè)的防火、防盜等設(shè)施。其次，為提升人事檔案管理的信息化水平，需保證資金的充足，及時(shí)購(gòu)置專(zhuān)業(yè)的掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，引進(jìn)其他先進(jìn)的檔案管理相關(guān)儀器設(shè)備，促進(jìn)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.事業(yè)單位人事檔案信息化管理意義

對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)水平具有重要的意義。以往的事業(yè)單位人事檔案管理水平相對(duì)較低，采用紙質(zhì)檔案的管理形式，檔案整理、分類(lèi)難度較大，人事檔案有效利用率不高。而在信息化技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新的影響下，事業(yè)單位人事檔案管理工作需不斷朝向信息化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，并充分利用信息化技術(shù)手段，從而有效避免傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題和不足，并合理降低人事檔案管理難度，減少人事檔案管理壓力。

4.結(jié)語(yǔ)

為順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)和單位工作需要，事業(yè)單位需不斷提升人事檔案信息化管理水平，以期發(fā)揮人事檔案的作用和價(jià)值。因此，事業(yè)單位切實(shí)提高檔案信息化管理重視程度，建立并完善檔案信息化管理制度，提升管理質(zhì)量，保證檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，資金投入落到實(shí)處，從而有力并有效提升事業(yè)單位人事檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]李銘.事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（05）：12.

[2]宋林靜.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和方法[J].河北企業(yè)，2019（06）：47-48.

[3]田結(jié)合.做好事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策思考[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2016（24）：127.

[4]李文彬.人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2017（16）：4251+4230.

[5]孔祥錦.新時(shí)期人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（10）.