淺議檔案管理存在的問題與應(yīng)對措施

李慧

摘要：企業(yè)檔案是企業(yè)在黨政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科技研發(fā)及項(xiàng)目投資、產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種形式和載體的原始記錄。企業(yè)檔案衍生于企業(yè)活動，而企業(yè)活動的多樣性則決定了企業(yè)檔案工作的復(fù)雜性。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;措施

1企業(yè)檔案管理的重要意義

1.1企業(yè)規(guī)范化經(jīng)營角度

企業(yè)是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主體，是社會發(fā)展的重要組成力量。同時，伴隨著社會的發(fā)展，企業(yè)從事的經(jīng)營活動所涉及的事項(xiàng)更加豐富，帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)都呈現(xiàn)出前所未有的增長。面對著市場經(jīng)濟(jì)瞬息萬變的客觀現(xiàn)象，企業(yè)決策對企業(yè)發(fā)展有著更加緊密切且直接的關(guān)系。規(guī)范化的企業(yè)運(yùn)作及企業(yè)檔案管理，是保障經(jīng)濟(jì)決策、樹立企業(yè)文化、保障企業(yè)秘密、增強(qiáng)企業(yè)宣傳、強(qiáng)化人員管理的重要支撐。檔案管理的規(guī)范程度也直接客觀地反應(yīng)了企業(yè)管理的規(guī)范程度。

1.2經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展角度

在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)的發(fā)展越來越多的依賴于信息的整合和分析，尤其對市場變化和需求的分析，更是離不開大數(shù)據(jù)分析的服務(wù)支撐。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)日常發(fā)展的各項(xiàng)點(diǎn)點(diǎn)滴滴，規(guī)范管理下的檔案信息是將企業(yè)經(jīng)營的各類事項(xiàng)的完善收集和整理，對企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策有著至關(guān)重要的參考價值。同時，借助信息整理技術(shù)，對內(nèi)在數(shù)據(jù)和信息的挖掘與分析是掌握企業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，預(yù)估發(fā)展方向，提出解決路徑的重要支撐。

2企業(yè)檔案工作存在的問題

2.1檔案管理工作制度不完善

在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作對檔案管理人員素質(zhì)以及硬件設(shè)施等都提出了較高的要求。在這種情況下，企業(yè)檔案管理部門要想有效提高檔案管理綜合水平，就必須要從檔案的管理人員與硬件設(shè)施等方面進(jìn)行全面提升。但就目前的調(diào)查研究顯示，在企業(yè)的檔案管理過程中，一些企業(yè)并未重視檔案管理制度的重要性，在這種情況下企業(yè)檔案管理缺乏制度的約束，導(dǎo)致在檔案管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)盲目性、無序性的問題，從而造成了企業(yè)檔案管理人力資源的浪費(fèi)，同時對企業(yè)的檔案管理效率也產(chǎn)生了一定的不利影響。

2.2檔案管理手段單一

創(chuàng)新是時代變化和發(fā)展的前提，隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，企業(yè)必須要重視檔案管理創(chuàng)新的重要性。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的普及，將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中有效提高了檔案管理人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的優(yōu)化。但是仍然有一些企業(yè)尚未認(rèn)識到創(chuàng)新檔案管理工作的重要性，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理形式，因而導(dǎo)致企業(yè)的檔案綜合管理水平得不到提升。

2.3檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

在企業(yè)檔案綜合管理過程中，檔案管理人員的自身素質(zhì)對檔案管理質(zhì)量有著十分重要的影響。在一些企業(yè)的發(fā)展過程中，由于對檔案管理人員沒有過高的要求，同時也沒有開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，從而就導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響了企業(yè)的整體發(fā)展。

3改進(jìn)措施

3.1完善檔案管理相關(guān)制度

企業(yè)應(yīng)完善檔案管理相關(guān)制度，將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效落實(shí)，制定科學(xué)、合理的制度進(jìn)行支撐，提出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，約束工作人員的行為規(guī)范，提高檔案管理的整體效率。當(dāng)前許多企業(yè)缺乏檔案管理的相關(guān)制度，這是由于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層面不重視檔案管理的相關(guān)工作，對于檔案管理的知識和法律不了解，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)積極學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)理論和法律，提高對檔案管理的認(rèn)知，進(jìn)而積極組織優(yōu)秀的檔案管理人員來共同構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)。另外，檔案管理工作需要進(jìn)行細(xì)分，明確檔案管理的流程和細(xì)節(jié)，明確檔案管理的注意事項(xiàng)和標(biāo)準(zhǔn)，最大程度地發(fā)揮檔案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的檔案管理制度是非常必要的，可以真正起到約束工作人員的目的。

3.2完善檔案管理功能

企業(yè)要完善檔案管理的相關(guān)功能，檔案價值是巨大的，可以幫助企業(yè)和相關(guān)部門更好的發(fā)展。因此，為了發(fā)揮檔案管理的價值，企業(yè)要更好地完善檔案的功能，同時企業(yè)要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，從而保證收集信息的全面性、客觀性、完整性，提高檔案管理工作的效率。

3.3提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)

企業(yè)要提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，當(dāng)前眾多企業(yè)中缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素，檔案管理人員的專業(yè)能力、素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業(yè)在選擇檔案管理人員時，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選擇，要考察上崗人員的工作能力，也要考察工作人員對檔案管理工作的態(tài)度，是否認(rèn)真對待此項(xiàng)工作，是否具有專業(yè)的知識支撐。另外，針對不同的工作人員要采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容，根據(jù)工作人員的實(shí)際情況，制定不同的培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案管理人員的質(zhì)量。與此同時，還要培養(yǎng)檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)精神和敬業(yè)精神，只有心往一處想，勁往一處使，才能從根本上提升團(tuán)隊(duì)的綜合能力和水平，為企業(yè)構(gòu)建優(yōu)秀的檔案管理人才隊(duì)伍，為企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。

3.4實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化管理模式已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢，為了更好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理獲得平穩(wěn)的發(fā)展，就必須對企業(yè)的檔案管理融入信息化管理方式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。同時，在企業(yè)檔案管理過程中，檔案管理工作部門必須要建立檔案管理制度，使企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化和制度化的方向發(fā)展，在企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)差錯時，要及時追究檔案管理人員的責(zé)任。檔案管理工作制度務(wù)必要從分層責(zé)任制度的角度出發(fā)，將工作進(jìn)行細(xì)化處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任落實(shí)到每一個崗位，規(guī)避檔案管理的風(fēng)險，嚴(yán)禁出現(xiàn)信息泄露等一系列的風(fēng)險問題。同時，企業(yè)檔案管理人員還必須定期接受檔案培訓(xùn)教育，增強(qiáng)自身的道德素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)，提升信息化檔案管理水平。

結(jié)束語：

綜上所述，從宏觀角度來看，國家檔案事業(yè)的發(fā)展得益于每個企業(yè)對檔案管理的重視度和完成情況，以便運(yùn)用法律法規(guī)和政策來維持市場經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。反觀企業(yè)自身，檔案管理工作的水平也與企業(yè)息息相關(guān)，只有正視當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，并且持續(xù)有序地從內(nèi)外部環(huán)境入手，提出富有針對性的解決對策，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的高效化和現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]周玉.企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢與問題分析[J].企業(yè)改革與管理，2021（1）：17-18.