讓檔案信息化成為檔案事業改革發展的助推力

劉丹婷

信息化成為人類社會發展最為顯著、最具沖擊的變化。電腦、手機的廣泛普及與運用，使網絡觸角迅速擴張且不斷深入到人們工作、生活、學習、娛樂等領域，檔案信息使用也隨之發生巨變。網絡環境下，人們不經嚴格審查管理，無所顧忌的在網頁上任意發布信息、黑客惡意攻擊、電腦病毒肆虐等“人為因素”與“技術問題”，嚴重威脅檔案信息的安全性和保密性。此外，有很多基層檔案工作者不重視檔案工作，墨守陳規、慵懶惰性，創新意識不強等，嚴重影響與制約了檔案事業的改革與發展。檔案信息化作為檔案事業發展的優先戰略選擇，是新時期檔案事業發展的內在要求和根本動力。它是運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務，是應用信息技術生成、管理、開發和利用檔案的過程，包括“基礎設施建設、標準規范建設、應用系統建設、信息資源建設、人才隊伍建設”等五個方面內容。本人在一年多的基層檔案工作中積極探索與總結，認為必須領悟檔案信息化的本質內涵，辨析觀念問題，鑒戒安全隱患、明晰制約因素、推行資源建設，從以下三方面入手，扎實基礎墊層、穩固框架主體、保障成品質量，讓檔案信息化成為檔案事業改革發展的助推力，使檔案工作更快、更好的滿足用戶需求，服務人民，造福社會。

一、抓緊抓牢檔案數字化核心根本，加快步伐，扎實檔案事業改革發展的基礎墊層

檔案信息化是指利用數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息化建設能否取得成功、水平如何，檔案信息的開發和利用是關鍵。檔案信息數字化具有規范性、安全性、效益性三大原則。數字化檔案信息資源建立了，檔案工作才有可能在網絡上及時、迅速的進行傳輸，資源共享才能得以實現，方能不斷擴大信息資源開發利用率。當下，檔案數學化存在“技術不成熟、不經濟、對象不清、合作不明”等困難。可沒有了數字化這個核心和根本，檔案資源共享就無法鋪開，更無法實現。隨著網絡技術迅猛發展，檔案信息資源不再只是館藏的紙質檔案，電子文檔、電子、聲像等新型多媒體檔案應運而生且層出不窮。用戶與社會對于檔案工作的關注，也從館藏檔案數量與規模水平逐漸向檔案館提供信息的能力、服務質量、服務效率等轉變。檔案信息化建設的基礎和核心是檔案信息資源建設，它涉及涉密文件的界定、存儲格式、保存期限、數字化范圍的確定、數字化工作的統籌規劃、數字化過程出現的系列問題解決情況等，是長期而又艱巨的系統工程。我們黨群工作部本著“轉觀念、統思想，立全局、抓重點”的工作原則，專門召開工作部署會議;成立以黨群工作部部長為組長、副部長為副組長、各科室負責人為組員的“干部檔案管理工作領導小組”，明確責任，領導班子、管理人員、信息技術人員、后勤人員等既分工又合作，各司其職，制訂詳細可操作的干部檔案數字管理實施方案與工作要求，緊緊抓住“檔案數字化”這一核心根本，及時迅速的發現與解決干部檔案工作中出現的困惑問題，加快前進步伐，為順利開展干部檔案信息化提供有力保障，努力扎實夯牢檔案事業改革發展的基礎墊層。

二、建立健全檔案網絡服務規范標準，暢通渠道，穩固檔案事業改革發展的框架主體

要促進檔案事業改革發展，檔案信息化建設是關鍵。其中，檔案網絡服務作為檔案部門與社會聯系的重要窗口，其建設是檔案信息化建設中不可缺少的重要步驟。可以在區政府公共信息服務網站上建立起“在線數字檔案館”站點，開通“主頁“”，提供檔案服務，開展檔案宣傳，網站上包括檔案的工作信息、機構信息、資源信息、利用服務信息等，具有宣傳、服務、交流等功能。在線數字檔案館方便人們利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息，大大滿足了廣大用戶快捷獲得信息資源的需求。我們將實體檔案館館藏檔案與數字檔案館網站檔案信息資源有機結合，兩者互相依賴、互相促進，相輔相成，共同促進我區檔案事業向前發展。當前，檔案信息共享的標準和規范問題成了我們較為擔憂和急需解決的問題，如缺少用于檔案數據交換、多方信息綜合利用的“檔案信息公用數據元標準、檔案信息分類編碼標準”等等。且硬件設施設備更新換代快，軟件系統升級愈加頻繁，為適應硬件新設備與兼容性軟件系統，必須徹底改變傳統檔案工作“標準各異”的檔案管理現狀，按照標準化要求開展工作，以滿足數字資源永久保存的強烈需要。如今，檔案信息資源共享對檔案工作標準化提出了更高更遠的要求，召集調用優秀人才和骨干人員進行共商共議，組織商討、研究解決標準使用問題等。對檔案信息的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和利用等方面探索制定統一標準規范的做法，經過廣泛宣傳和貫徹試行，促使檔案管理各項工作互聯互融，暢通了檔案信息網渠道，幫助越來越多的用戶們能夠很快查詢到想要的信息，有效共享檔案資源，獲取意想不到的佳績效益，進一步穩固了檔案事業改革發展的框架主體。

三、培訓培育檔案管理復合實用人才，滿足需求，保障檔案事業改革發展的成品質量

長久以來，人們和社會都較為忽視檔案工作，“可有可無、事不關已、漠不關心”現象普遍存在。有的單位檔案工作人員更替極為緩慢， 隊伍年齡比例結構相對不合理;有的部分單位將檔案管理崗位作為新人過渡崗位，檔案管理人員更換過于頻繁;有的單位忽視檔案專業性要求，且缺乏相應的業務知識做支撐;有的單位對檔案工作者缺乏人才培養的長遠規劃，檔案工作不能很好的開展，實際需求不能很好滿足，跟不上形勢發展趨勢，也在很大程度上停滯了檔案管理水平。要想通過檔案信息化，發展檔案事業，人才是關鍵。檔案信息化建設需要用現代信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業務流程、管理模式進行重新整合和定位，一方面需要具有高尚職業道德情操、開拓視野格局的檔案專業、計算機專業人才，另一方面更需要熟悉信息技術的復合實用人才。目前，檔案工作最緊缺的，就是此類既懂得現代化檔案管理基礎知識，又熟悉微機操作、能靈活使用檔案管理軟件，編輯、利用、檢索、存儲文件等工作的實用操作人才。時下市場人才自由流動性大，檔案部門吸引不了、找不到、找到了也留不住需要的相關人才，于是我們從自身入手、從實際入手，重點加大在職基層檔案工作者的再培訓、再教育，通過“請進來、走出去”的“參觀考察、網絡學習、脫產進修、在職培訓、學術交流”等多種線上線下學習形式，循序漸進的幫助他們獲取專業的檔案管理基礎知識、強化訓練綜合素質，掌握檔案保護技術、檔案學、檔案管理學等專業知識，學習檔案現代化管理經驗等。使檔案工作者都能運用所學本領，運用信息資源管理技術手段，更好的適應檔案數字化，更好的滿足檔案信息化建設需要，使檔案事業獲得更為有效、更加全面的改革與發展。

檔案管理工作看似簡單無難度，可接觸一年多下來，我深感其程序繁、任務雜、要求高、擔子重，想要做好基層檔案工作，必須要高度重視對檔案知識的專業學習、高度重視對現代信息技術的鉆研應用，高度重視對復合實用人才的培養培育，方能更好的滿足用戶需要與社會需求，提升檔案信息化水平與檔案管理質量。新時代形勢下，基層檔案工作任重而道遠，而我將和黨群工作部團隊一起，揣為人民服務初心、攜開拓創新態度，不懼險阻、無怨無悔，繼續上下求索于檔案事業改革發展之路！

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