對加強醫院檔案管理工作的思考經驗分析

張劍

摘要：在醫院科研制度的健康發展中，檔案管理工作所起到的作用不可小覷。提高醫院檔案管理工作水平，能夠加強醫院的整體質量，從而為醫院的發展提供堅實的后盾。基于此，本文首先分析醫院檔案管理工作中存在的主要問題，然后探討提高醫院檔案管理工作的主要對策，希望能為醫院檔案管理工作的發展提供一些幫助。

關鍵詞：醫院;檔案管理;思考經驗

檔案是醫院發展不可缺少的一部分，也是醫院內部重要的信息資源，現階段，隨著醫院信息化管理的發展，醫院檔案管理工作也上升到一個新的層面，開始逐漸由單純經驗型、粗放型轉變為科學性、集約型模式。醫院檔案管理工作是一項必須重視的基礎工作，在醫院發展中舉足輕重。任何醫院都應該結合自身的實際情況，了解醫院內部的結構秩序，將醫院檔案管理工作落在實處，從而推動醫院整體的發展，使檔案管理工作能夠更為有效地為醫療、教學和科研工作提供幫助，本文就此展開討論。

一、醫院檔案管理工作中存在的主要問題

1.檔案管理機制不完善，管理職能缺失

在醫院內檔案管理工作一般是由綜合檔案室負責，而綜合檔案室又隸屬于行政辦公室單位，其僅負責管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實務檔案。但是醫療檔案、影像學檔案、病理檢查檔案等專業檔案內容卻存放在各個專科部門之中，由專科進行管理，從而造成醫院內部一檔多管的局面。現如今醫院沒有一套統一的檔案管理制度，而且檔案管理模式既分散又混亂，各個檔案管理機構五花八門，比如人事檔案僅存放在人事管理部門，而醫療檔案則存放在醫務管理部門，科技檔案和會計檔案分別存放在科研部門和財務管理部門，醫院總務科內負責的僅有工程圖紙檔案，綜合檔案室只保留文書檔案，卻沒有發揮其本身的職能。不同時期的不同檔案，由不同部門分別保存管理，但隨著醫院的發展、部門機構之間的調整，個別檔案不可避免地出現遺漏或缺損，從而影響醫院檔案的整體完整性。在現代化醫院的建設中，這種檔案管理模式必須淘汰，而且也會影響到檔案資料的開發利用。

2.對于檔案管理工作不夠重視，沒有完善監督考核體系

檔案管理工作在醫院內并不能直接創造肉眼可見的經濟效益，長此以往，醫院領導階層就把檔案管理工作看成是各類病歷材料的收集和保存工作，從而輕視醫療檔案管理工作，并且也忽視了醫療檔案管理的專業性。部分醫院甚至缺乏專門的檔案管理部門，同時也沒有專門的檔案管理人員，甚至在有的醫院內，各辦公室、財務科、人事管理科等堆放著雜亂無章的各類檔案，這些檔案長時間沒有人重視，甚至會被當成廢品賣掉。醫院領導階層對醫療檔案的重視度不夠，所分發給檔案管理的資源不夠，從而造成檔案利用率低下的情況，更不用說涉及醫療檔案管理的制度、體系，沒有明確的規章制度和整體的考核制度，并且醫院目標管理考核方案中，檔案管理工作也并未納入目標考核體系里。

3.檔案管理人員素質較低

現如今，各個醫院內檔案管理人員的專業水平有待提高，檔案管理人員在自身素質、理論知識和文化程度等方面有很大差異，總體水平比較低下，甚至有部分從業的檔案管理人員并不是檔案專門人才，而是由醫院內部各臨床科室和行政科室的人員兼職處理。這些管理人員的檔案專業知識更新較慢，檔案管理經驗低下，檔案知識結構不合理。另外，醫院檔案管理人員的學歷普遍較低，缺乏現代科學知識，不具備外語水平，在檔案管理工作中沒有高學歷的檔案人才支撐，這些因素都影響著醫院檔案事業的全面發展。現如今，隨著醫院的診療規模不斷增大，國家出臺了新的醫療措施后，醫院內檔案數量不斷增加，內容也隨之擴大，這些因素都對檔案專門人才的專業水平和自身技能提出了更高的要求，但是醫院卻沒有重視對檔案管理人員的持續培訓和教育，導致檔案管理人員的思想觀念出現偏差，管理經驗嚴重不足。

4.醫院檔案管理設備落后，信息化進程低

現如今，隨著科學技術水平不斷進步，計算機和網絡技術的應用也越來越廣泛，但在醫院檔案管理工作中，部分醫院甚至還采取最為傳統的手工操作方式，這種方式對于檔案的收集、利用和開發造成了嚴重影響。除此以外，醫院檔案管理部門的消耗很大，且沒有直接的經濟效益，所以檔案信息化進程較慢，再加上醫院領導對檔案管理工作不夠重視，所以信息化設備十分陳舊，檔案管理技術也落后于行業水平。

二、提高醫院檔案管理工作的主要對策

1.建立完整的醫院檔案管理體系

檔案工作部門的建立應該與領導體制和醫院整體發展相呼應，檔案工作應該形成醫院領導分管、專職檔案工作人員負責、兼職檔案工作人員配合的整體體系。設立檔案工作崗位，并明確各個工作崗位的具體職能，從而使檔案管理制度更加標準化和規范化。除此之外，檔案的收集、歸檔、利用和保管也應該有專門人員負責，從而建立統一領導，統一操作和統一保管的檔案管理新模式，在這種模式下，各職能部門的檔案工作有完善的組織監督系統，由此能夠提高檔案的收集、整理和利用開發率，并且還能解決檔案管理工作中關于檔案人員、檔案經費和檔案設備等相關問題，從而提高檔案管理工作的完整性和安全性。醫院必須要根據實際情況開發出適合的檔案管理軟件，然后將醫院的人事檔案、財務檔案、患者檔案等統一納入檔案數據庫中，并加強檔案管理人員與各科室之間的溝通和交流，讓各科室及時將檔案信息上傳至數據庫中，由檔案管理人員對其進行歸檔和整理，這樣不僅提升了檔案的搜集效率，減輕了檔案管理人員的工作量，同時保證了檔案的安全性，避免在保存的過程中出現破損或者丟失的情況。另外，為了進一步加強檔案管理的安全性，還可以設置密匙、管理人員權限、輸入口令、防火墻等，定期對檔案系統進行殺毒，避免黑客的侵入。完善的檔案管理體系能夠保證檔案管理高效化運行，其需要領導層、檔案管理人員以及各科室之間的相互配合與協調，這樣才能保證醫院檔案管理更合理。

2.加強人員培養和訓練

醫院檔案管理工作想要走向信息化進程，檔案管理人員的自身素質必須提高。檔案管理工作人員不僅要具備專業的檔案管理知識，同時還應具備專業的信息化技術能力。除此之外，工作人員自身的職業素養也是影響工作質量的重要因素之一。所以，定期對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的自身素質，提升他們的知識儲備，這樣才能培養出符合實際工作需要的復合型人才，才能將檔案管理工作落到實處。此外，醫院還應該定期組織并開展檔案管理人員教育和培訓會議，就目前在檔案管理中存在的問題進行充分的探討和研究，并集思廣益，提出最佳的解決方案;同時還可以派遣檔案管理人員到高校或者其他醫院學習先進的檔案管理經驗，進而提升檔案管理人員的專業素質以及創新能力等。

3.加大檔案管理投資，建立完整的信息化系統

加大建立檔案工作室的資金投入，購買先進設備，配備性能完好的計算機系統，從而將檔案管理工作推向現代化、信息化的進程。除此以外，還要加強對檔案管理工作人員的信息化培訓，另外，醫院內部檔案管理自動化標準體系的建立也應該與時俱進，將老一套不合時宜、制約現代檔案信息化管理工作發展的政策完全取締，并在各方面完善后提出新的政策，建立統一的法律法規，以醫院檔案信息化管理統一為目標，杜絕不同部門不同科室各自管理的情況發生，從而適應現代經濟社會的發展。另外，要加強對醫院內部的宣傳力度，讓每個內部人員都了解到檔案信息化管理工作的重要性，從而帶動醫院內部人員的積極性。

4.建立完善的檔案管理監督考核機制

檔案管理工作的整體性較高，屬于長期工作，醫院內部不僅要嚴格把控管理質量，同時還需要建立合理的管理考核機制，在科室管理責任書中加入檔案管理的相關內容，并且將檔案管理質量和科室主任的績效考核掛鉤，從而加強科室主任對檔案管理工作的管理職責，提高檔案的收集、整理效率，加強檔案管理工作的規范化進程。此外，醫院還應該將醫德醫風納入到檔案管理體系中，醫德醫風在醫院管理中占據著重要的內容，醫院應該設置科學的檔案管理標準，保證醫院檔案管理工作能夠有效落實;同時還應該按照不同的科室制定合理的檔案管理內容，在具體實施的過程中應該將其進行細化，檔案管理的內容不能過于寬泛，也不能過于抽象不符合實際;需要注意的是醫德醫風檔案要建立在正常的接診工作之上，不能影響實際的醫療工作。借助系統化的檔案管理體系，為醫院的考核提供了更加科學的參考依據。

三、結語

現階段，信息技術日益發達，醫院檔案管理工作在醫院內所占比重也越來越大。檔案管理工作的重點，應該著眼于檔案電子化、數字化和網絡化方面。另外，檔案資源的保存也應該從封閉式、分散式轉化為開放結構，不僅要在管理模式上保證一體化網絡進程，同時也要加強檔案信息資源的開發利用。在這些實際工作當中，檔案管理工作人員也應該及時提高自身知識儲備和職業素養，熟悉現代化檔案管理工作的情況，以推動醫院檔案事業發展為目的，不斷創新，不斷進取。

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