數字化檔案管理面臨的制約因素及改進措施

潘媛

摘 要：數字化檔案管理有利于提高檔案管理的質量、效率和安全性，解決紙質檔案管理存在的占用空間大、環境要求高、人員工作量大等弊端，是檔案管理工作發展的必然趨勢。當前，數字化檔案管理還面臨一定的制約因素，需要研究解決。本文分析了數字化檔案管理面臨的制約因素，提出了改進對策，供參考。

關鍵詞：數字化檔案;制約因素;措施

數字化檔案有力地提高了檔案歸檔、存儲、管理、利用效率，節省了人力和空間，方便了檔案利用，是檔案管理工作發展的必然趨勢。當前，數字化檔案管理在推進過程中還面臨著一些制約因素，需要認真加以解決，不斷提高數字化檔案管理水平。

1 數字化檔案管理面臨的制約因素

1.1 軟硬件配置上存在薄弱環節

數字化檔案管理對硬件設施、軟件配置均要求較高。但是，目前，很多企事業單位對數字化檔案管理的重要性認識不足、重視不夠，在數字化檔案系統的硬件配備和軟件配置上投入不足，使硬件設備滯后、軟件功能不全的問題還大量存在，無法滿足數字化檔案管理需要。

1.2 人力資源配置上存在不適應現象

一些企事業單位檔案工作人員配置存在不足。檔案管理人員多數為非專業人員，理論水平和實務技能不足。同時，很多人員年齡偏大，信息化技能不足，工作熱情偏低，缺乏數字化檔案管理經驗。與此同時，企事業單位缺乏高水平培訓的問題亟待解決。檔案管理人員獲得的正規培訓機會較少，不能有效把握數字化檔案管理的最新動態、技能，影響了數字化檔案所需要的精細化管理、紙質檔案錄入、系統對接等實際工作的開展。

1.3 具體管理推進中存在不規范、無標準問題

當前，數字化檔案管理工作雖說得到了一定程度的開展，但是，也存在形式大于實質的問題，還沒有完善的數字化檔案管理工作流程。特別是在立檔、入檔、管理、使用、服務等各個環節缺乏明確的工作標準和嚴格的程序要求，影響了數字化檔案管理工作的實際成效。

2 數字化檔案管理制約因素的應對措施

數字化檔案管理實施過程中應綜合考慮軟硬件、管理體系、人才等方面因素，不斷提高數字化檔案管理水平，更好地發揮數字化檔案的作用。

2.1 重視軟硬件投入，提高系統穩定性

數字化檔案管理系統的穩定性和安全性源自硬件及軟件投入水平。推進數字化檔案管理，必須加大對硬件設施的配置力度和對軟件系統的更新力度。因此，企事業單位應充分認識數字化檔案對促進經濟社會發展和本單位工作的重要促進作用，在軟硬件建設上加大投入，保證數字化檔案管理所需。硬件建設上，應根據數字化檔案管理需要，配置足夠空間的檔案用房，并定期更新系統硬件。在硬件更新過程中，應提前保存檔案數據，以“云”端存儲、移動硬盤存儲等形式，保證所存儲數字化檔案的完整性，避免重要的、有價值的檔案資料丟失。硬件設備更新后應進行調試、測試，保證所有設備正常運行。軟件建設上，應保障數字管理系統運行的流暢性、安全性，保證數字檔案上傳、存儲、下載、授權、查閱自動備份等功能順利實現。同時，應將系統安全作為重要工作，加裝防黑客、殺“病毒”等正版軟件，保障整個系統運行的安全性，防止數字檔案受到非法查閱、篡改、丟失等不安全問題的影響。

2.2 完善精細化管理，力求管理標準化

數字化檔案管理是一項涉及計算機系統、信息化技術、數字化管理、檔案服務在內的系統性工作，環節多，哪個環節出現問題都會對數字化檔案管理造成不利影響。因此，應研究制定并實施一套標準化的數字化檔案管理流程和體系，明確各個環節要求，實現數字化檔案管理標準化、流程化、規范化。

2.2.1 流程規范化

應對檔案著錄、資料掃描、錄入審核、驗收存檔、借閱下載等數字化檔案管理建立完善的流程，為數字化檔案管理工作的開展提供支持。檔案著錄應保證目錄分類的規范性，與檔案反映的內容一致，根據檔案內容的性質確定目錄分類，做到完整、準確、真實，形成檔案目錄數據庫，保證檔案檢索和利用所需。資料掃描應根據不同類別、不同材質、不同保存現狀的檔案，制定數字化存儲規范，有效地保持掃描件質量、保證數字化檔案清晰度。錄入審核應明確錄入、審核主體，規范錄入位置、時限、內容，確保審核嚴謹細致。驗收存檔應注重存放位置、標記等內容的規范。借閱下載應注重審批、提供、監督等各項行為的規范性，避免數字化檔案的不當遺失、泄密、篡改、損毀等現象發生。

2.2.2 工作標準化

當前，數字化檔案管理亟需解決的問題是需要統一的、明確的工作標準，解決數字化檔案資料不能充分共享、不方便借閱、不利于高效管理等問題。應盡快在圖像存儲類型、音視頻格式、著錄細則分類等方面建立數字化檔案管理標準化體系，使所有企事業單位進行數字化檔案管理時，都能遵循統一的標準，對檔案資料進行數字化處理，方便數字化檔案的保存、使用、共享，不斷提高檔案利用效率。

2.2.3 管理安全化

數字化檔案在提高檔案存儲、使用等效率的同時，也帶來了泄密、篡改、失竊等較大的安全風險。管控這些風險，必須注重安全性，結合單位的實際情況，運用密碼、指紋、面部識別等技術，保證數字化檔案錄入、審核、存儲、調閱、修改等各項權限授予的合理性、嚴謹性，提高數字化檔案管理的有效性，防止檔案資料信息不當流失、篡改、泄露。

2.3 培育復合型人才，推進管理職業化

檔案管理復合型人才是數字化檔案管理亟需的人才，是推進數字化檔案管理工作的業務骨干。應采取有效措施，加大復合型檔案人才培育力度。

2.3.1 搞好檔案實務培訓

檔案管理部門、企事業單位應重視對復合型檔案人才的培養。以提高檔案從業人員政治定力為引領，每年組織企事業單位檔案管理從業人員開展培訓，及時學習黨中央、國務院和檔案部門關于檔案管理的最新要求、精神和政策，樹牢檔案工作為黨服務、為人民服務、為中國特色社會主義事業服務的政治取向，找準檔案工作的方向。以檔案實務為基礎，組織檔案人員全面學習收文管理、整理歸檔、電子檔案、聲像資料、人事檔案管理等檔案實務知識，提高檔案從業人員的業務水平。以組織檔案管理檢查評比等活動為促進手段，根據行業分類，組織企事業單位檔案從業人員取人之長，補己之短，充分掌握檔案管理的專業知識、管理知識、業務技能，不斷提高他們的整體素養。