退役軍人檔案數(shù)據(jù)信息一體化管理的對策

陶德禹

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)信息化高速發(fā)展的今天，檔案管理信息化是未來檔案管理的必然趨勢。本文分析了退役軍人檔案管理存在的一些問題，論述了如何采取有效措施解決問題的方法，以及開展退役軍人檔案數(shù)據(jù)信息一體化管理的對策。

關(guān)鍵詞：退役軍人;檔案管理工作;對策

近年來，由于參加社保、就業(yè)、落實(shí)優(yōu)撫政策等因素的影響，退役軍人檔案查閱、使用頻率增高，且隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，這種趨勢還將繼續(xù)保持下去。為此有關(guān)部門應(yīng)高度重視退役軍人檔案管理，加快退役軍人檔案移交檔案館管理，逐步推進(jìn)退役軍人檔案電子化、信息化建設(shè)，不斷提升退役軍人檔案管理水平。

1 退役軍人檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理部門比較分散

現(xiàn)階段退役軍人檔案管理比較分散，退役軍人檔案放置在不同的部門，有的在鄉(xiāng)鎮(zhèn)、有的在民政部門、有的在人武部，有的甚至在個(gè)人手中。使得退役軍人在相關(guān)的手續(xù)辦理工作中，需要在不同的部門咨詢和辦理，往往出現(xiàn)查不到、找不著的問題。

1.2 檔案管理制度不健全

由于有關(guān)部門對退役軍人檔案重視不夠，退役軍人檔案的接收、移交、整理和保管、統(tǒng)計(jì)、借閱利用等方面缺乏系統(tǒng)有效的管理制度，造成退役軍人檔案的保管不規(guī)范，場所不穩(wěn)定，防護(hù)措施不得當(dāng)，退役軍人檔案管理存在嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)。部分退役軍人檔案在傳遞和保管工作中交接手續(xù)不清，管理不夠有序，出現(xiàn)遺漏、損壞等情況。

1.3 檔案存放信息不透明

相關(guān)管理部門對退役軍人檔案存放信息宣傳比較少，使得退役軍人對個(gè)人檔案存放信息了解比較少，不少退役軍人并不知道個(gè)人檔案放置的單位屬于哪個(gè)部門管理。同時(shí)檔案管理人員和退役軍人溝通存在脫節(jié)問題，檔案管理部門對退役軍人的實(shí)際情況難以獲悉。

1.4 檔案信息化建設(shè)落后

目前，退役軍人檔案管理工作大多采取人工管理方式，沒有安裝檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，退役軍人檔案管理信息化、數(shù)字化管理目標(biāo)遙遙無期。

1.5 檔案查找利用困難

由于退役軍人檔案沒有統(tǒng)一應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)等信息化技術(shù)，無法設(shè)置深度的檢索條件，影響檔案管理和利用質(zhì)量，導(dǎo)致檔案檢索效率和檢索質(zhì)量不高，很多管理部門不能為退役軍人提供更好的服務(wù)。

2 退役軍人檔案數(shù)據(jù)信息一體化管理的對策

圍繞建立檔案數(shù)據(jù)管理一體化系統(tǒng)，采用大平臺、大系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)的建設(shè)思路，推動(dòng)退役軍人移交綜合檔案館管理，建設(shè)退役軍人檔案服務(wù)管理一體化平臺。

2.1 明確退役軍人檔案管理部門

為防止多頭管理、無序管理，退役軍人檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理是有必要的。通過各地的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)來看，退役軍人檔案由各地綜合檔案館管理最為有效。綜合檔案館安排專人負(fù)責(zé)退役軍人檔案的移交整理工作，可以實(shí)現(xiàn)退役軍人檔案移交程序化和規(guī)范化，細(xì)化接收、整理、保管、查閱等流程，確保出入有記錄、借傳有簽字。

2.2 完善退役軍人檔案管理辦法

綜合檔案館要結(jié)合工作實(shí)際，修訂完善《檔案整理歸檔制度》《檔案借閱保密制度》《檔案管理人員崗位職責(zé)》等制度，確保檔案管理工作有章可循、操作規(guī)范。研究制定退役軍人檔案管理辦法，從檔案的接收移交、統(tǒng)一管理、保管要求、查詢利用、工作制度、工作責(zé)任等方面做出系統(tǒng)的規(guī)定，對檔案的具體整理提出明確標(biāo)準(zhǔn)，通過完善制度推動(dòng)退役軍人檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案館有關(guān)部門要將責(zé)任落實(shí)到具體人，確保退役軍人檔案管得好、用得好。

2.3 規(guī)范退役軍人檔案整理工作

綜合檔案館有關(guān)部門要堅(jiān)持“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”的基本原則，及時(shí)對退役軍人檔案進(jìn)行編號以及著錄，提升檔案管理的科學(xué)性。檔案人員要對檔案進(jìn)行檢查和整理，尋找檔案資料中遺漏或者不完善的情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)，通知相關(guān)部門對相關(guān)人員資料進(jìn)行完善。對退役軍人檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類編號，規(guī)范填寫案卷封面，按照“一人一檔”的原則裝入檔案盒保管，為以后的檔案查閱和調(diào)動(dòng)提供方便。

2.4 推進(jìn)退役軍人檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

2.4.1 利用檔案管理系統(tǒng)錄入退役軍人檔案信息。對退役軍人檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化全文掃描，進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄。同時(shí)，做好退役軍人信息的采集和記錄，并對這些信息內(nèi)容做好相應(yīng)的分類和更新，更好地為退役軍人提供服務(wù)。

2.4.2 借助現(xiàn)代信息技術(shù)管理退役軍人檔案。利用檔案管理軟件信息交換與共享技術(shù)，對來自多個(gè)部門、多個(gè)系統(tǒng)的退役軍人信息資源進(jìn)行梳理、整合，建立退役軍人信息數(shù)據(jù)中心。檔案管理軟件在檔案信息入庫前對退役軍人信息進(jìn)行完整性、準(zhǔn)確性、有效性、一致性校驗(yàn)，保證入庫信息滿足使用要求。通過信息化手段提高退役軍人信息采集工作的規(guī)范性及入庫信息的準(zhǔn)確性，減少管理和服務(wù)成本，不斷提升工作的效能和服務(wù)水平。

2.4.3 借助安全保密技術(shù)管理退役軍人檔案。加強(qiáng)事前防控，有效抵御病毒入侵風(fēng)險(xiǎn)。做好事后防控，避免檔案被非法加密，做好云備份。

2.5 開展檔案管理一體化平臺建設(shè)

2.5.1 提高檢索效率和檢索質(zhì)量。從技術(shù)層面設(shè)置檢索條件和計(jì)算模型，實(shí)現(xiàn)深度檢索、數(shù)據(jù)化管理的目標(biāo)。輔助檔案人員完成退役軍人信息的采集、審核、查詢和統(tǒng)計(jì)分析，有力支撐退役軍人安置就業(yè)、補(bǔ)助發(fā)放、困難幫扶等日常管理和服務(wù)保障工作，減少人力成本，提高工作效率。

2.5.2 建立信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。充分利用現(xiàn)代先進(jìn)發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，打造安全、高效的檔案信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)兼具管理與服務(wù)功能的退役軍人檔案信息化云平臺，實(shí)現(xiàn)退役軍人基礎(chǔ)信息動(dòng)態(tài)采集，為開展安置就業(yè)、優(yōu)撫、補(bǔ)助發(fā)放、困難幫扶、走訪慰問等工作提供信息化管理功能和數(shù)據(jù)支撐。

2.5.3 積極開展檔案宣傳工作。一是積極宣傳退役軍人檔案存放地點(diǎn)，方便有關(guān)部門和退役軍人查詢利用;二是宣傳退役軍人的安置政策以及安撫政策，讓退役軍人可以全面了解國家相關(guān)的退役軍人安置新政策，讓退役軍人了解查閱相關(guān)檔案資料和手續(xù)的辦理手續(xù)，盡可能少走彎路，為退役軍人提供更好的服務(wù)和幫助。