新時代醫院檔案規范化管理面臨的挑戰與對策

郭智賢

摘 要：新時代，對醫院檔案規范化管理提出了更高要求。但隨著經濟社會和科技的發展，部分醫院檔案規范化管理面臨一些新挑戰，需要采取有效對策，及時加以解決。

關鍵詞：檔案管理;醫院;規范化;挑戰;對策

醫院檔案種類較多，既有患者的診療檔案、行政管理的文書檔案，也有干部人事檔案、財務檔案、基建檔案等，工作內容復雜，任務繁重。隨著經濟社會和科技的發展，部分醫院檔案規范化管理面臨一些新的挑戰，需要采取有效對策，及時加以解決。因此，我們有必要對醫院檔案規范化管理面臨的挑戰進行分析，在此基礎上提出具體可行的醫院檔案規范化管理的辦法和相應的保障措施[1 ]。

1 新時代醫院檔案規范化管理面臨的新挑戰

進入新時代，醫院檔案規范化管理雖然有了長足的發展，但因受一些因素的影響，面臨新的挑戰。

1.1 檔案管理制度機制尚未完善

隨著經濟社會的發展，醫院的醫療護理工作有了很大的發展，形成的檔案資料也越來越多元化。這些檔案資料不僅能為醫院發展決策提供依據，也是進行醫療護理工作的重要依據和參考。要發揮好這種作用，推進檔案管理規范化，是重要途徑。但從實際情況看，部分醫院對檔案工作重視不足，相應的檔案管理制度不夠規范。有的依然沿用傳統的工作方式，在管理方法和工作模式上缺少創新，并沒有對檔案管理制度進行有效落實，導致醫院檔案管理范圍界定不清，在檔案管理過程中很多檔案并沒有進行分類，在后續查詢和利用過程中需要花費大量的時間和人力、物力，無法實現檔案資源的有效利用。

1.2 檔案信息化管理發展緩慢

隨著網絡信息技術的不斷發展，對醫院檔案管理也產生了深刻影響，檔案管理信息化已經成為醫院檔案管理的發展趨勢。但從當前醫院檔案管理規范化的角度看，很多醫院并沒有看到網絡信息技術對醫院檔案規范化管理的重要性，沒有給予醫院檔案管理信息化足夠的政策支持和軟硬件設備支持，很多檔案管理系統設備已經老化，難以提升檔案信息資源的處理速度，一旦出現問題很多設備極難維護，容易造成檔案信息資源的丟失，無法為醫院各項工作開展提供有效的檔案數據支撐。

1.3 檔案管理人員素質偏低

醫院檔案規范化管理既需要優秀人才的帶領，也需要普通檔案管理人員的主動投入和專業能力的支撐。但當前部分醫院對檔案工作及人才隊伍建設重視不足，很多檔案管理人員不熟悉檔案管理業務，一些人員在其他科室難以勝任工作，被調配到檔案室工作。很多檔案管理人員都沒有接受過系統的專業檔案業務培訓，有的人員素質偏低，不僅對醫院檔案管理規范化認識不足，而且自身對網絡信息技術了解不多，對醫院檔案管理的相關軟件設施難以進行有效操作，也在一定程度上影響了醫院檔案規范化管理的有序推進[2 ]。

2 新時代醫院檔案規范化管理的主要內容及方法

醫院檔案規范化管理需要具體的方式方法作為支撐，一方面，應實現醫院檔案資料收集、存儲、開發、利用的規范化。另一方面，應重視電子檔案的安全管理，鞏固紙質檔案資源的規范化管理，進一步提升醫院檔案規范化管理水平。

2.1 提高醫院檔案資料存儲、開發、利用的規范化水平

醫院檔案規范化管理是一項系統工程。要想提升醫院檔案規范化管理水平，就應從源頭抓起，做好醫院檔案資料采集存儲開發利用的規范化。

2.1.1 做好醫院檔案收集的規范化。當前醫院檔案收集工作涉及到醫院多個部門，這就需要院領導重視檔案收集工作，明確要求相關部門配合檔案室做好檔案收集，同時對醫院檔案收集的范圍、形成標準、收集流程等相關制度予以明晰，明確各個科室的檔案收集負責人，確保醫院檔案收集規范有序、認真落實。

2.1.2 做好醫院檔案資料的存儲規范化。隨著網絡信息技術的不斷發展，醫院檔案收集除了傳統的紙質以外，大量的數字化檔案也需要收集和存儲。在收集存儲電子檔案過程中一定要建立相應的規范標準，對于收集上來的檔案要對照相應的規范標準進行核對，對于不符合相關標準的檔案，應由檔案生成部門重新按照標準加以規范，再由醫院檔案管理部門對其進行收集存儲。

2.1.3 做好醫院檔案的開發利用規范化。在對醫院檔案開發利用過程中，可以選取某一領域進行專題檔案信息資源開發，也可以結合醫生、患者或其他用戶的具體需求，進行醫院檔案信息資源的開發。在開發過程中既要遵循相應的制度要求，也要按照相應的程序，確保醫院檔案信息資源開發規范有序。

2.2 提高醫院電子檔案的安全管理水平

當前醫院各個科室生成了大量的電子檔案，這些電子檔案不僅是醫院檔案收集的主要對象，同時這些電子檔案安全風險系數也較高。與傳統的紙質檔案不同，電子檔案需要存儲在網絡信息系統，面臨著黑客、病毒等多重安全風險，存儲使用過程中也容易造成數據丟失和損毀，受到外部的侵入而造成遺失或泄密。因此，醫院在檔案規范化管理過程中一定要注重電子檔案的安全管理，進一步提升電子檔案的安全管理水平，確保醫院電子檔案能夠得到妥善保管保存，為后續開發利用奠定堅實基礎。應制定更為嚴格的醫院電子檔案安全管理制度，特別是加強系統權限管理，明確電子檔案管理閱讀權限，做到醫院電子檔案使用留痕，一旦某一環節出現問題可以追根溯源，及時查找風險點。

2.3 加強紙質檔案資料的規范化管理

當前醫院各個科室仍然會生成大量的紙質檔案，特別是在對患者診斷過程中會形成大量的紙質病歷。這些檔案資源具有非常強的治療和科研參考價值。作為第一手的原始資料，其唯一性和不可取代性是其他電子材料所無法替代的。從這一角度看，醫院在推進檔案信息化建設過程中，還應將加強紙質檔案的規范化管理作為常規工作加以落實和鞏固。一方面，應明確紙質檔案資料規范化管理是醫院檔案管理的重要工作，不能因為推進檔案信息化而忽略了紙質檔案的規范化管理。另一方面，應做好紙質檔案資料的安全防護。很多紙質檔案資料在保存過程中容易受到外部環境的影響，潮濕環境或存在火災風險對于這些紙質檔案都是致命的，因此必須安排專人完善相應的物理環境，確保紙質檔案安全，確保紙質檔案資料規范化管理[3 ]。