結合干部人事檔案審核完善人事檔案應有效用

吳曉勵

摘 要：干部人事檔案專項審核工作，是落實從嚴治黨、從嚴治吏要求的迫切需要。本文針對干部人事檔案專項審核的重點、提升服務能力、促進電子檔案應用等方面進行了闡述，探究工作中的薄弱環節和問題，致力于為促進人事檔案整體管理水平的提高提供參考。

關鍵詞：干部人事檔案;專項審核;電子檔案應用

人事檔案，為個人身份、學歷、資歷等方面的認證提供依據，是全面系統記載人生軌跡的真實記錄。對于相關組織了解、考察、使用、提拔干部，實施晉級、評職、增資等，具有重要意義和價值。做好干部人事檔案專項審核工作，確保干部人事檔案真實、準確、完整、規范，維護干部人事檔案工作的嚴肅性和公信力，是落實從嚴治黨、從嚴治吏要求的迫切需要。通過專項審核對干部人事檔案進行一次全面“體檢”，并以此為契機，發現和解決工作中的薄弱環節和問題，極有必要。

1 干部人事檔案專項審核的重點

干部人事檔案專項審核的重點是“三齡二歷”的認定。“三齡”主要指的是年齡、工齡以及黨齡，“二歷”主要包括干部的學歷和工作經歷。

中組部、人事部、公安部《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字[2006]41號）是目前認定出生日期的執行文件，其依據的基本原則是：公平公正、最先最早、嚴格組織認定程序。“公平公正”即“不能重復得利、防止繼續得利”。比如因上學、入團、入黨等不夠年齡，人為有意將人事檔案早期材料記載的年齡虛報，盡管事后提供出事實清晰的實際年齡人事檔案材料，仍然將當初虛報的年齡作為日后工資、晉升、退休等的法定依據。“最先最早”即“沒有涂改、不考慮多少、可按邏輯順序推定、月日可參考其他記錄”。“沒有涂改”即字跡清楚、一氣呵成;“不考慮多少”即第一記錄的內容不要求在其他材料中多次體現;“可按邏輯順序推定”，如人事檔案早期材料無填表時間，但通過內容可推定出是第一記錄即可。“嚴格組織認定程序”，對于最早材料出生日期記載有涂改的、經公安物證鑒定或司法鑒定沒有結果的，一定要嚴格組織認定程序。目前事業單位多以《入團志愿書》中記錄的出生日期作為法定退休年齡認定依據，主要是由于個人檔案在歷史記錄過程中，《入團志愿書》是最早記錄的個人檔案。但需關注姓名是否前后一致，特別是要與人社部門審批的工資審核表進行對照，如不符要么重新認定，要么按最先最早原則以其它檔案記載作為依據。同時還需要關注公章是否齊全，個別團表有本人簽字但無團組織公章，無法自證真實有效，冒然使用也就失去了其自有的法律效力。

工齡在檔案中記錄的可依據文件較多，如畢業生就業通知書、畢業生報到證、固定工調配證、入伍登記表、轉正定級工資審批表等。對黨齡的認定，需要注意的是如何計算黨齡，必須是在轉正之后開始計算，重點審查提前轉正的情況，不能因個人情況提前申請轉正。

“二歷”中學歷認定主要包括兩方面，一方面是全日制學歷，包括九年義務教育、高中教育、大學以及研究生等;另一方面是在職教育，包括自考、成考、函授等。在干部學歷認定過程中，必須保證認定材料的齊全，包括入學、在校期間相關學籍材料以及畢業證書等相關材料，并且保證在學信網上能夠查詢各種學歷材料，如畢業時間較早無法查詢相應電子學歷信息，則需相關部門出具權威認證材料。干部工作經歷主要體現在個人履歷表、事業單位人員年度考核登記表中。事業單位年度考核是多年來的常態，按照管理崗位、專業技術崗位、工勤崗位的不同特點以及各等級崗位的不同要求，全面考核工作人員的德、能、勤、績、廉。考核結果以崗位工作職責和年度目標任務完成情況為基本依據。通過年度考核，遵章守紀情況、工作業績、工作履歷、思想狀態就基本呈現出來，同時主管領導評語及單位綜合意見也對事業單位人員進行了客觀公正的評價。個人履歷表年代感濃厚，能夠反映出人員不同時間段的綜合性基本信息，階段性地填報個人履歷表等同于如實記錄人生軌跡。個人履歷表不同于年度考核，階段性是其顯著的特點。時間久了，成為被遺忘的工作也極有可能。因此退休前填報履歷表，也算是亡羊補牢的一種方式。而且對于退休人員，履歷表的基本信息，特別是家庭成員的詳細信息，未來將會特別需要。履歷表信息不完善、年代斷檔，很可能會給退休職工帶來很多麻煩。

2 結合檔案審核提升檔案服務能力

在日常檔案管理中，不能僅僅停留在錄入干部人事檔案的信息，將干部人事檔案進行分類，制定檔案的借閱、復印、查看、轉遞等制度，等等。還要將檔案運轉起來，將固定、靜止的資源，通過細致的工作，利用人事檔案專項審核的契機，更好地為群眾服務。比如人社審批退休業務中，其中一項為有毒有害工作崗位提前退休。對于此項業務，人社審批辦有明確的界定及審核標準。最基本的要求即是在人事檔案中，要反映出符合有毒有害工作崗位提前退休條件的記載及工作崗位連續工作年限。而且在提前退休審核中，查閱檔案記載也基本集中在年度考核表。如在連續多年的年度考核表中查詢不到符合提前退休的條件信息，原則上不能按提前退休辦理，只能等到法定退休年齡再辦理。有毒有害工作崗位提前退休，是對符合條件的事業單位工作人員人性化的福利政策。在人事檔案專項審核中，特別在“三齡二歷”的審核中，審核工作經歷是主旨，但結合人事工作實際，特別是結合薄弱環節及出現問題，從對個人利益負責的角度，從專業的角度完善個人工作經歷，也應成為專項審核的應有之義。對于符合提前退休條件，但工作經歷缺失的專業技術人員，要給予提醒并記錄，年度考核時要給予關注，重點審核是否達到人社審核的具體要求。人事檔案記錄是時間的積累，具有著鮮明的時代印記，不會速成。因此，專業的人士從專業的角度，就要為群眾考慮得長遠、考慮得細致與全面。再如職稱評審，以往申報中如果“所學專業”與“現從事專業”不符，可通過“破格”申報來參加評審，由評委會來最終評判是否通過專業技術資格評審。但從2019年度職稱評審開始，“申報類別”中取消“破格”選項，如果“所學專業”與“現從事專業”經確認不符，線上的電子材料審核即被申報打回，失去申報資格。職稱評審關系著專業技術人員的資格認定，與個人利益密切相關，因此在專項審核中對于專業技術人員的學歷認定，要給予高度重視。如發現“所學專業”與“現從事專業”不符的問題，需給予及時的提醒，督促其盡快開展“第二學歷”的學習，以免延誤正常職稱評審的時限。

3 結合干部人事檔案專項審核，促進電子檔案的應用

電子檔案是檔案建設現代化、信息化和科學化的需要，是提高檔案管理層次水平和最佳效益的正確途徑。比如，有十多項工作會涉及在職人員轉為退休人員當時的審批信息。如事業單位人員的追加經費，財政供養的合理計算，按規實施年度調整基本養老金，以及年度預算的統籌計劃，年度醫保繳費基數的申報，等等。諸如此類，如果在退休人員審批流程中將相關要件資料數據存儲于電子檔案并形成相關系列，就能化繁為簡，變無序為有序，丟棄單擺浮擱、臨機操作的老習慣、老程序、老辦法，拓展出整體觀照、系統構建、常規管理的新習慣、新程序、新辦法，工作起來就顯得瓜熟蒂落、水到渠成。因此，應以干部人事檔案專項審核為契機，針對個人重要關鍵節點信息進行電子檔案采集，有序存儲、科學利用。人事檔案工作實踐證明，雖然人事工作繁雜，但也有許多工作在時間安排上相對固定，比如薪級晉升、醫保社保基數申報基本都在年初，如預算部門執行中申請追加經費每年均在4月末或9月末申報，年度預算與年度調整養老金基本都在8、9月份。所以如能未雨綢繆，到什么山上唱什么歌，利用先期采集存儲的電子檔案信息，多半能起到事半功倍的效果。在大數據時代，電子檔案作為快捷記錄與科學依據的支撐，紙制檔案基本可以逐步退出檔案管理工作。

干部人事檔案專項審核，是一次自查、自究的過程，也是查缺補漏的機遇。干部人事檔案真實準確、全面規范，既是對每個人的人生軌跡負責，又是為未來的服務做基石，沉下心、踏實干，也是人事工作者應有的擔當。

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（作者單位：吉林省輕工業設計研究院）