淺析人才流動背景下干部人事檔案管理面臨的困境與對策

劉輝

摘 要：人才流動成了當下社會的主流趨勢。在人才大規(guī)模流動的社會背景下，如何分析干部人事檔案管理工作所面臨的困境，破除阻礙，開辟新時代檔案管理工作新局面，是我們檔案工作者所面對的一個重要課題。只有正視困境，積極尋找破局的對策，才能進一步推動干部人事檔案管理工作向前發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理;干部人事;人才流動;困境;對策

2016年習近平總書記就深化人才發(fā)展體制機制改革作出重要指示，“把《關于深化人才發(fā)展體制機制改革的意見》落到實處，加快構建具有全球競爭力的人才制度體系，聚天下英才而用之。要著力破除體制機制障礙，向用人主體放權，為人才松綁，讓人才創(chuàng)新創(chuàng)造活力充分迸發(fā)，使各方面人才各得其所、盡展其長。”全國各地紛紛響應，很多城市爭先恐后制定人才引進政策，吸引更多人才落戶創(chuàng)業(yè)，引發(fā)了一場“人才大戰(zhàn)”“搶人大戰(zhàn)”。人才的頻繁流動，成為時代的大趨勢，也使干部人事檔案管理工作面臨一些影響和困境。我們應正視困境，積極尋找破局對策，推動干部人事檔案管理工作向前發(fā)展。

1 當前干部人事檔案管理工作面臨的困境

1.1 檔案內容重復，信息失真

現(xiàn)今高精尖行業(yè)飛速發(fā)展，相關行業(yè)領域的人才流動概率也是近十年的高峰。一些地方在打開落戶綠色通道的同時，也出現(xiàn)了人才不規(guī)范流動的情況，主要指的是為了大力度引進特殊人才和高級人才，相關省市出臺了極具針對性的政策，確保了原單位不允許放行檔案和不能正常走人事調動程序流程的情況下也能夠及時處理，允許人才在提供一部分必要證明的情況下重新建立新的干部人事檔案。這一情況帶來的直接后果就是人事檔案重建、重復的情況大大增加，給檔案管理工作帶來了極大的麻煩。與此同時，一此些檔案管理部門對檔案的鑒定和整理工作不夠重視，使得大部分紙質檔案與備案材料存在出入。對于已經收檔入庫的檔案，工作人員一定要做好清點核查工作，確保檔案的完整性和真實性，否則極易出現(xiàn)履歷、學歷造假、檔案資料頁丟失等惡性情況，對檔案所對應的人來說也會造成極大的困擾。

1.2 檔案管理無序，更新緩慢

從上個世紀到如今，檔案存儲主要載體一直是紙質媒介。對于檔案管理部門而言，都面臨著一個共同的問題：隨著時間的推移，累積的檔案資料越來越多，如何做好大規(guī)模的檔案管理工作。

檔案生成是一個漫長的、動態(tài)的、單一的過程，在此過程中存在著頻繁大量的檔案管理者的人事變動。每當人員更替時，就必然存在工作交接的過程。時間越久，交接的次數(shù)越多，檔案管理無序的可能性就越大。甚至一些不重視檔案管理工作的單位，人員變動時根本不會交接檔案相關工作，這就使得當有查詢檔案的需求時才發(fā)現(xiàn)，檔案并沒有按規(guī)章制度整理并有序存儲，面對浩如煙海的檔案材料，想要精確找到某一類目的信息需花費大量時間，有的即使找到了想要的檔案，卻發(fā)現(xiàn)沒有隨著人員變動而及時更新，檔案也就失去了原本的查證意義。

在人才流動頻繁的大背景下，有可能人才已經離開本單位很長時間，或者在本單位報到述職很長時間，他的檔案尚沒有核實或者更新，影響了檔案的真實、準確和完整。

1.3 檔案滯留嚴重，流轉混亂

檔案留置情況是人才快速流動所帶來的必然結果。一方面，存在著在流動過程中，人才的調轉和辭職手續(xù)不完備，原用人單位出于各種原因考慮，沒有及時處置這些人的檔案，導致了檔案滯留的情況。另一方面，相比于傳統(tǒng)的國有企事業(yè)單位，民營單位在檔案流轉方面確實有不成熟、不熟練的情況，導致人才流動時檔案流轉出現(xiàn)缺失、重復、無因中止等障礙，這使得檔案管理工作運行不暢，造成阻礙。

1.4 檔案工作者不專業(yè)，不熟練

檔案工作看似簡單單一，實際上是一門需要深入研究、仔細鉆研的專業(yè)技術工作。1956年《國務院關于加強國家檔案工作的決定》中明確提出：“對檔案學及其他輔助科目，應該加強研究工作，以提高科學水平。”檔案學研究的基本任務是：全面總結中國社會主義檔案事業(yè)的建設經驗，批判繼承中國檔案學遺產和借鑒外國檔案學的有益知識，在馬列主義、毛澤東思想指導下，建設具有中國特色的檔案學。

而實際工作中，部分檔案工作者存在專業(yè)知識不扎實、專業(yè)素質不過硬、專業(yè)能力不過關的情況，其是原因是多方面的。一是檔案工作者不夠重視，沒有學深悟透檔案管理工作的重大意義。二是檔案工作者溝通交流的渠道不暢，很少或極難與同行之間進行專業(yè)交流。三是檔案工作者中有部分人員身兼數(shù)職，工作重心在其他緊急的事務上，很難抽出時間完成繁瑣細碎的檔案管理工作，使得檔案工作一拖再拖，終究堆成小山。

2 破解干部人事檔案管理工作面臨困境的對策

2.1 依法管檔

《中華人民共和國檔案法》第二章明確規(guī)定了檔案機構及其職責，即“縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內的檔案工作，對本行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。”

這就是說，相關企事業(yè)單位和其他社會組織，應當依照檔案法建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度，從機制體制上保障檔案工作，使得檔案工作有法可依，有法必依，并在法律法規(guī)的前提下接受上級檔案部門的指導，確保檔案工作符合法定規(guī)范。

2.2 明確分工

用人單位應以本單位檔案管理工作實施細則為基礎，建立檔案管理工作領導小組，規(guī)范領導層級，明確責任分工，做到一崗一責，守崗守責。領導小組應組織協(xié)調有力，能夠及時研究解決工作中遇到的實際困難和問題，切實推動本單位檔案管理工作按照法定程序進行，同時兼顧檔案的管理、更新、調動、流轉等工作。

此外，在明確分工的同時，應注意做好檔案的保密工作。干部人事檔案作為一個自然人一生的縮影，存在很多涉密或不宜公開的內容，是不能流入公共視野的。如何結合國家保密規(guī)定，切實做好安全保密工作，需要認真研究。應采用安全保密部門認可的技術及設備加強管理，確保檔案信息安全。

2.3 建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

隨著時代的變遷，大數(shù)據(jù)時代來臨，很多材料逐漸演變?yōu)殡娮硬牧希鎯υ诰W絡系統(tǒng)內。對于傳統(tǒng)的檔案存儲模式而言，有諸多缺點：一方面是數(shù)量龐大，不好檢索，如有查詢等需求，無法快速獲得想要的信息;另一方面是數(shù)量巨大，占用空間多，儲存難度大。

為了緩解這些問題，干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立是非常必要的。建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)紙質檔案中的文字、圖表、聲像轉化為電子資料儲存，可大簡化檔案的存儲、管理、搜索程序，提高檢索利用效率，減少對紙質檔案的損害。此外，干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫可以異地聯(lián)通，極大地方便用人單位的工作需求，使得查閱檔案不再是一件繁雜的事情。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫相比于傳統(tǒng)的紙質檔案，能夠構建具有聲像文件的檔案管理平臺，恰好為新時代檔案工作所需求的正規(guī)化、信息化提供基礎。立體的聲像影音檔案與紙質檔案的結合，全方位無死角地反映了一個自然人的信息，使得檔案從“2D”變成了“3D”，為用人單位提供很大的便利。

2.4 加強培訓

2.4.1 提高檔案工作人員的政治意識。檔案工作者應對自己在從業(yè)過程中扮演的角色有明確的定位，不能僅僅將其看作是普通的工作，而是要上升到對黨和國家事業(yè)負責的高度，嚴把政治關口，精神絕不放松，對自己的崗位和經手的檔案負終身責任。

2.4.2 提高檔案工作人員的責任意識。明確崗位職責，保證在崗期間能夠恪盡職守，不辱使命，確保做好檔案工作的交接、保存、管理、利用等項工作，盡到應盡的責任。

2.4.3 提高檔案工作人員的專業(yè)技能。定期舉辦檔案工作的交流會、座談會，邀請上級檔案部門的專家和業(yè)務能手來講課，內容可涵蓋人力資源檔案管理法規(guī)、檔案信息化建設、檔案保護技術、公共關系學等相關科目，讓檔案工作人員有機會和上級部門和兄弟單位的人員進行溝通交流，取長補短。

參考文獻：

[1]王薇.人才流動背景下人事檔案管理的完善對策[J].理論實踐.

[2]蘇琦.人才流動給人事檔案管理帶來的新的問題和對策[J].人事管理.

（作者單位：陜西省西安高新區(qū)人力資源和社會保障局）