基于RPA技術的高校會計檔案管理工作探討
——以T高校為例

王振國 劉星暉

一、前言

國務院發布的《中國新一代人工智能規劃》指出，AI是引領未來的戰略性技術。隨著萬物互聯、多云共享的飛速發展、傳感器的泛在、大數據的涌現、電子商務的蓬勃，信息和數據在人類社會、感知空間和物理空間之間縱橫交錯與相互作用，形成了驅動RPA+AI走向新階段的四種外在動力。

目前，我國總體經濟社會發展迅猛，國家對高校教育的投資力度越來越大，高校外拓規模越來越寬，經濟活動內容也越來越豐富。與此同時，高校在財務方面承擔的風險也越來越大。因此，高校需要重視會計檔案管理工作的高效性、低風險性、安全性。就檔案管理現狀來看，高校雖然對會計檔案管理工作采取了必要措施，但依舊存在大量重復、繁瑣、大批量且處理時間急迫的基礎性工作，占據了高校財務工作人員大量時間和精力，這說明高校對會計檔案管理工作方式和風險管控等方面還有很大改進空間，亟待提升工作水平。為推進高校財務數字化轉型，RPA技術在會計檔案管理工作中的實踐應用顯得尤為重要，急需借助RPA智能財務機器人+AI手段替代大量重復、繁瑣的人工操作，提升高校會計檔案管理水平，提高財務人員服務效能。本文就此對RPA在高校會計檔案管理中的應用進行研究，探討RPA智能財務機器人+AI未來在高校會計檔案管理工作中的應用場景，以期對高校財務工作者如何應對會計檔案管理工作變革有所啟示。

二、高校會計檔案管理應用RPA的優勢及影響

流程機器人RPA，是一種虛擬的模擬軟件自動化工具，根據程序員產生自動化任務動作列表，利用內部API(Application Programming Interface)或是專用腳本語言作為和后臺系統之間的界面，使符合某些適用性標準基于桌面的業務流程和工作流程實現自動化，能很大程度提高運營效率并釋放員工壓力。搭載有兼容OCR(Optical Character Recognition)文字影像、語音傳感、AI深度學習大腦等功能的RPA財務機器人(如下圖)，能夠進行空間外感知，實現會計檔案的錄入、歸檔、整理、審查、提取等流程智能化和會計檔案數字化，有效地把控財務風險，為高校財務提供良好的管理效益和發展效益。

（一）應用RPA的優勢

RPA具有多種應用優勢：一是操作靈活可拓展、數據準確性高：RPA可以根據設定路徑進行有、無差別的業務處理，同時搭載多種兼容軟件實現會計檔案的精確歸檔。不僅如此，RPA在工作中會持續進行日志行程記錄，實現會計檔案管理可追溯可審查，有效進行風險管控，相比于傳統的人工錄入整理，RPA應用出錯率僅為0.05%，數據采集準確性高。二是運作效率高，人機協同性強：多個持續在線“虛擬”員工同時工作，有助于對大批量、重復、繁瑣的原始資料及時整理，達到高效、快捷的目的，提高人員工作效能。人機協作，加快高校財務由功能型向服務型轉變。三是安全性高：RPA作為一個外部應用軟件，不需要在原始財務IT內部植入，避免了對現有財務系統功能架構的改造。RPA通過用戶界面或腳本語言與系統交互，不需要對數據交互需求涉及的多個系統進行改造和API開發，不會改變原有的信息系統架構，不會對財務系統正常運行造成威脅。

（二）RPA對高校會計檔案管理的影響

長期以來，紙質會計檔案存檔被認為是必不可少的一環，其阻礙了全面實施財務“云辦公”。伴隨著AI等技術不斷成熟，最為關注的電子財務安全也將迎刃而解。就如電子比特幣一樣，人們可以放心地在平臺上存儲、查詢和交易等。隨著相關技術應用，電子財務檔案安全也有了可靠的解決方案。

一是RPA對高校會計檔案本身的影響是革命性的：加速了高校會計檔案數字化進程，高校完全可以依照RPA數字化存儲模式進行紙質版會計檔案錄入整理，未來紙質版會計檔案將會被取代，特別是在課題項目驗收期、審計高峰期等節點，高校會計檔案查閱需求很大，通過RPA技術調取數字化會計檔案，足不出戶就可以做到輕松、迅速、高質量查閱，不再受時間和空間限制。

二是RPA對會計檔案工作者影響是發展性的：首先，RPA應用釋放了高校財務人員對會計檔案大批量整理的壓力，提高了財務人員的自由指數;其次，RPA應用勢必會帶來計算機AI的學習浪潮，高校財務人員不僅要以傳統的會計檔案編制工作能力為基礎，更要學習計算機AI技術來設定RPA操作流程并給出優化方案，從而創新了高校會計檔案管理工作模式。

三、RPA在高校會計檔案管理中的應用

（一）RPA在高校會計檔案管理中應用狀況

T高校一直致力于通過數字化技術提升會計檔案管理效率，該校財務部門引入RPA財務機器人用于會計檔案管理工作，以提升檔案管理水平。本文以T高校財務閱讀機器人和復核機器人為例，闡述并論證RPA技術在應用前后實際工作運行效能的轉變。

一是閱讀機器人。可實現各類會計憑證影像化信息提取，例如原始憑證中發票金額、票據日期、票據編碼等信息，可以通過OCR文字識別轉化成可以讀懂的財務信息，編輯、儲存在財務數據庫中，在工作總量不變的前提下，每月人工處理時間由之前的35.5小時下降到4.5小時，每月可節省32小時，效率提升了近8倍。

二是檔案機器人。可實現會計檔案提取、復核等工作。項目課題驗收、審計高峰期，在需要提取的會計檔案總量和入館審查登記人數不變的前提下，以開始提取并查閱到檔案為一個完整的過程，人工處理總時間由之前的43分鐘下降到15分鐘，效率提升了近3倍。

（二）高校應用RPA效益

1.經濟效益。據國外數據公司CANALYS統計，美國教育行業每年花費在數據操作，如增加、提取、修改、刪除等上的時間超過60%，并且這些工作的重復率高達80%。幾乎每年都在做著相同的事情，但是消耗的工作時間卻在逐年遞增。應用了RPA技術的高校將會極大降低數據操作時間耗費，RPA機器人可以全天候工作，有助于高校合理控制財務人員數量，節約人力成本。同時，解決好端口融合等問題的RPA機器人可以重復使用，降低配套財務資源成本。

2.管理效益。以高校財務檔案調閱、審批環節為例，檔案利用環節需要經過“接單－登記－清點－移交－簽字”等流程，每個節點都需要專人負責，遲滯了業務處理流轉速度。應用RPA技術后，財務人員可以及時調取、清點、登記，不受時間和空間限制，從而更好地推動高校財務向服務型模式轉變。

四、高校會計檔案管理應用RPA的風險管控

應用RPA技術的高校，在會計檔案管理過程中應重點關注應用系統風險、人員管理風險、操作信息風險、績效管控風險等，采取各種有效措施和預案，規避其可能存在的風險。

（一）應用系統風險

對于多個異構系統間的數據流轉，使用財務RPA分別登錄多個系統，自動執行數據采集、遷移、輸入、校驗以及上傳、下載和通知等操作，如果某個母系統出現更新或者異常情況，可能會導致RPA系統運行錯誤或者終止，影響與會計檔案采集等相關的業務活動。此外，若出現不可抗力的自然災害或者服務器故障等情況，也會威脅到RPA采集、歸檔、整理、審查等正常工作運行。所以，高校要針對會計檔案管理工作制定完善的RPA運行方案，每個環節都要保證可控，同時，要及時記錄RPA運行日志及數據軌跡，定期備份系統，合理應對可能出現的重大損失。

（二）人員管理風險

客觀來說，RPA的到來既是機遇也是挑戰。高校會計檔案流程化、自動化意味著人力資源的削減，這將帶來高校財務人員對自己工作崗位的擔心和憂慮，傳統的會計檔案管理工作模式受到沖擊。因此，加快會計檔案數字化轉變和財務人員向RPA領域靠攏顯得尤為重要。向數字化會計檔案轉變并不是一蹴而就的，財務人員要以積極心態去擁抱RPA的到來。高校要加大培養RPA領域人才力度，使傳統會計檔案與RPA深度融合，合理規避人員管理風險。財務人員要把握時代脈搏，實現自我創新轉型，主動去了解、認識、學習RPA，更早地從RPA當中受益，爭做RPA的開發者而非淘汰者，這才是未來發展的趨勢。

（三）操作信息風險

RPA在正常運營過程中是低風險的，防范默認隱性操作風險是必要的，未來財務人員要清楚地了解RPA工作流程及其原理，高校要定期組織操作人員培訓學習。特別是針對會計檔案管理，要及時根據國家和社會政策變化調整優化RPA財務機器人相關操作流程，避免因未察覺到的隱性操作失誤帶來風險。因此，RPA在設計之初，要使用標準化、規范化的操作流程。

（四）績效管控風險

RPA檔案機器人上線之初，旨在提升會計檔案管理工作效率。然而對RPA機器人工作量的低估或者高估，都可能使管理者無法有效地分配RPA機器人任務，從而使機器人任務過度負載或帶來不必要的效能浪費。對機器人績效評價和管控，將為高校會計檔案管理工作高效運行帶來保障。

五、結語

本文介紹了RPA技術在高校會計檔案管理中的應用，明確了RPA在高校會計檔案管理中的優勢和影響，通過探究RPA技術應用對提升工作效率和規范會計檔案管理流程的價值，分析RPA技術對高校財務帶來的經濟效益和管理效益，相信未來在萬物互聯、多云共享技術發展中，RPA+AI將在高校會計檔案管理工作中扮演越來越重要的角色。與此同時，高校和財務人員應當加強風險管控，規避會計檔案不必要的錯誤風險，提升高校財會人員工作效率，以積極的姿態，加快高校會計檔案管理工作朝著智能化、數字化方向發展。