解析企業檔案信息化建設

夏鵬虹

摘要：隨著信息技術迅速的發展，可以在企業檔案管理中有效的運用現代信息技術，從而提高企業檔案管理的實效性，為企業的生產、經營提供重要依托。本文對企業檔案信息化建設中存在的問題進行了分析，并提出了相關優化策略，以供于參考。

關鍵詞：企業檔案;信息化建設;解析

強化企業檔案信息化建設能夠推動企業檔案工作更加高效的展開，能夠讓企業檔案管理更加規范和有效。為促進企業更好的發展，就需要對企業的檔案信息化建設加以足夠重視，從而推動企業檔案工作更加健康的發展。

一、企業檔案信息化建設中存在的問題

（一）缺乏清晰認識

因為企業缺乏對檔案信息化建設清晰的認識，對檔案信息化的重要性不能夠明確，因此很難受到企業的足夠重視。比如很多企業管理者都認為企業檔案信息化管理不會對經濟收益造成影響，其是無關緊要的工作。部分企業檔案人員在電腦中錄入檔案信息，就認為已經完成檔案信息化管理工作。還有的企業缺乏足夠認識，無法接受新技術，并將其進行推廣以及利用。所以，對于開展企業檔案信息化建設，很難得到順利的開展[1]。

（二）相較于企業信息化建設，檔案信息化建設相對滯后

相較于企業信息化管理，企業檔案信息化建設發展緩慢，其原因為企業只注重生產，卻不重視檔案管理，造成企業在發展的過程中，將大量的資源都傾向于企業的生產和經營。讓企業檔案信息化管理和整體信息化建設無法實現統一，導致企業檔案管理信息無法實現共享。這讓企業檔案信息化建設受到嚴重影響，從而很難讓檔案管理信息化發揮其價值。

（三）企業檔案信息化建設發展無法實現平衡

因為不同的影響因素，很多中小企業的檔案信息化建設都十分缺乏，還有部分企業將檔案管理部門當作裁員的主要對象，從而很難實現檔案的有效管理，更無法促進檔案信息化建設的發展。

（四）信息化建設標準和規范

當前，在企業檔案信息化管理發展的過程中，雖然制定了相關制度和規范，可是很難達到信息化建設的要求。面對信息化建設不完善以及缺乏操作性，讓企業檔案信息化管理很難實現有效的開展。

二、企業檔案信息化建設的優化策略

（一）制定合理的企業檔案信息化管理業務標準

企業主管機構須加強與檔案行政管理部門的合作，并對企業檔案信息化建設給予有效的指導，并制定出統一的檔案信息化管理規范，從而讓企業檔案信息化建設能夠實現標準化以及合理化。制定統一規范，讓檔案信息化管理實現共享檔案信息資源，從而提升其實效性[2]。

（二）在企業檔案信息化管理中加強頂層設計

在企業管理中，應把企業檔案信息化管理列入其中，對企業檔案信息化建設進行有效的規劃，并設計方案和實施，讓企業檔案信息化管理與企業信息化管理相融合，從而促進企業更加健康的發展。

（三）轉變思想，促進企業檔案信息化建設發展

企業領導需轉變思想，為促進企業更加穩步的發展，積極的利用有效的手段，提供條件，在企業信息化管理建設中充分的體現檔案管理建設，在人才、設備等給予有力支持，從而促進企業檔案信息化建設更加有效的進行。

（四）提升企業檔案信息化管理水平

在企業檔案信息化管理中，都需要軟件和硬件技術作為支撐，不然，就很難真正的實現檔案信息化管理。針對于此，其一，強化硬件建設，配備計算機、網絡終端設備等等，對辦公環境進行優化。另外，加強軟件的建設，比如，與軟件開發機構進行合作，開發出與企業檔案管理相符合的軟件，對企業的辦公軟件和檔案信息化管理軟件進行整合。另外，要對檔案信息化做好安全防護，并對檔案信息數據進行備份，并對軟件系統進行及時更新，做好計算機殺毒工作，從而讓企業檔案信息受到全方位的保護。

（五）強化企業檔案信息化安全保障體系建設

當前，在信息時代的背景下，檔案信息受到了廣泛的應用，其安全問題也不斷的呈現。所以，在企業檔案信息化建設的過程中，就需要加大力度對企業檔案信息化安全保障體系的構建。對各種檔案信息安全的影響因素進行深入的研究，并提出全面的安全措施，將安全預防做到位，讓安全問題得到更大程度的降低。與此同時，還必須對人員進行保密教育，讓檔案信息化管理體系更加完善，并提升技術水平，從而促進企業檔案管理得到更好的發展[3]。

（六）提高企業檔案信息化管理隊伍素質水平

企業檔案信息化建設需要不斷的進行完善，檔案管理隊伍素質水平的高低在其中發揮著關鍵性作用。其一，企業管理者要對檔案管理人員進行合理的配備，結合企業檔案工作充分的吸納優秀的檔案管理人才。另外，還必須提升檔案管理人員的專業能力，可以通過專家授課的辦法，對管理人員進行培訓，特別是提升其計算機以及電子文件業務水平，從而讓檔案管理隊伍的整體素質水平得到更大程度的提升，從而促進檔案管理工作更加高效的開展。

（七）對企業檔案信息化管理的規劃進行明確

檔案信息化管理十分復雜， 因此，就必須對其進行合理的規劃，并提出充分的實施細則。由檔案工作人員負責，還需與信息技術部門進行有效的協作。在檔案信息化管理工作中，包括網間合作、協作開發、網絡建設等，必須作出合理的規劃。根據企業的信息化目標，對檔案信息化管理的措施以及要求進行確認，并能夠制定長遠的發展計劃，并建立檔案信息數據庫，從而促進企業實現辦公自動化，還需要把檔案信息化管理的列入企業的所有的工作中，讓檔案信息管理在企業的發展中貢獻價值[4]。

結束語

綜上所述，企業檔案信息化作為企業實現現代化建設的有力手段，其能夠促進企業信息資源的有效整合，讓企業檔案信息獲得更加有效的利用，從而為企業的生產提供重要憑證。企業檔案信息化建設屬于一項重大的工程，不但需要給予資金支持，還需要引進信息技術。對企業信息化管理系統進行充分的優化，并建立一支強有力的管理隊伍，通過更加全面的措施促進企業檔案信息化管理獲得更好的建設，從而使其在企業的發展中發揮出更大的利用價值。

參考文獻：

[1]顧運.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].商訊，2020，No.198（8）：106+108.

[2]姚才蘋.企業檔案信息化建設中存在的問題及對策分析[J].卷宗，2019，（27）：101-101.

[3]王敏.移動互聯網時代企業檔案信息化建設新思路分析[J].明日，2019（25）：8-8.

[4]姜啟洋.企業檔案信息化建設的問題與對策[J].蘭臺內外，2019，No.261（24）：42-43.