新時期人事檔案管理工作探析

邱麗娜

摘要：近些年來，隨著經濟體制改革的不斷深入，合資、民營等企業的蓬勃發展，自謀職業、個體經營的大量涌現，為就業開辟了新渠道，社會上提供了較多的就業機會，使人們已經不再對某一單位“從一而終”了，人員流動變得更加頻繁。人事檔案是對一個人的經歷、政治面貌、工作情況等的具體記載和介紹，具有一定的憑借、依據和參考的作用，尤其是當個人轉正、職稱以及養老保險等事宜的時候，個人檔案占有十分重要的地位，是一個人的人生軌跡的記載，人事檔案具有法律效力。

關鍵詞：新時期;人事檔案;管理工作;探析

1新時期人事檔案要強化人事檔案的社會服務功能

通過對以往人事檔案管理和利用服務實踐的考察，我們不難發現，某些單位或部門由于人事檔案對于該單位人力資源管理提供了很好的服務，促進了本部門或單位的發展;嘗到“甜頭”后，這些單位和部門自然愿意投入更多的人力、物力來促進自己人事檔案體系的建設，這又會進一步促進該單位或部門的發展，形成一個正相關循環。相反，如果人事檔案不能為人力資源管理提供好的服務，沒有什么業績可言，單位或部門就不愿為人事檔案建設投入人力、物力，這會導致人事檔案建設滯后，更無法為人力資源管理提供好的服務，單位或部門更不愿意為人事檔案投入人力、物力，形成了一個負相關循環。因此，強化人事檔案人力資源管理的服務功能意義重大，在提供了好的人力資源管理服務的同時，反過來又會促進人事檔案事業的發展。

2新時期人事檔案管理存在的問題

2.1人事檔案管理模式仍比較落后

在人事檔案管理工作過程中，存在的另外比較重要的一個問題就是人事檔案管理模式仍較落后。就當前人事管理工作實際情況而言，很多單位及相關工作人員仍選擇傳統紙質管理模式，對于檔案信息錄入，仍舊選擇手工錄入方式，不但會影響工作效率，并且安全性相對而言也比較低。在很多管理單位及部門，人事檔案信息化管理仍未能夠對實現，缺乏信息化設備，即便購置信息化設備，其利用率仍舊比較低，未能夠使這些信息設備的作用得以充分發揮，這些因素的存在會在很大程度上影響人事檔案管理效果，導致人事檔案管理不理想。

2.2人事檔案管理工作人員整體素質比較差

在人事檔案管理工作開展過程中，人事檔案管理工作人員素質會對人事檔案管理質量及效果產生直接影響，因而在保證人事檔案管理工作人員素質較高的基礎上，才能夠使認識檔案管理工作得到更加理想的效果。然而，就當前人事檔案管理人員實際情況而言，其整體素質相對而言仍舊比較差，對于現代化管理理念及技術并未能夠掌握及應用，相關理論知識水平及操作能力均比較差，復合型人才及專業性人才比較缺乏，從而導致人事檔案管理質量及水平較差。

2.3未能夠充分認識人事檔案管理工作的重要性

就當前企業及事業單位人事檔案管理實際情況而言，存在的比較普遍的一個問題就是未能夠充分認識人事檔案管理工作的重要性，在有些管理人員看來檔案僅僅屬于過期的一些文件，在企業及單位發展方面并無較大價值，因而檔案管理比較混亂，所保存文件價值較低，與歸檔規定不符合，并且相關設備配置也缺乏合理性。另外，相關管理人員對于人事檔案在人事調動及人力資源優化方面的重要作用并未能夠充分認識，因而也就未能夠對檔案進行較好加工利用，導致企業及單位員工也對人事檔案重要性缺乏認識，未能夠與人事檔案管理較好配合。

2.4思想重視程度不夠

目前很多的單位對人事檔案的管理的重視程度不夠，很多的單位都把企業的經營放在首要位置，比較重視對員工的管理和業績考核，往往忽略人事檔案的重要性，并且對員工的晉升和變動解絕大程度來源于平時的工作表現和業績水平，而缺乏對員工更加全面的綜合考量，輕視了人事檔案的重要性。

3新時期加強人事檔案管理工作的措施

3.1 提升單位領導對人事檔案管理工作的重視程度

機關事業單位的領導人員要對人事檔案管理給予應有的重視，采用發展的態度來審視人事檔案所能夠產生的間接性效益。從機關事業單位的未來發展角度來分析，人事檔案管理不僅是幫助單位發掘人才和留住人才的重要方式，同時還是創新管理工作、改善經營弊端的有效舉措。首先，機關事業單位中的人事檔案管理部門要積極配合檔案人員的工作，并且要根據實際的管理情況來對原有的軟硬件設施展開進一步的完善; 其次，單位領導要深入到員工身邊來了解他們在生活中所遇到的種種問題和困難，并且要按照國家的統一規定來為他們解決職稱與薪資待遇問題; 最后，單位領導要經常開展檔案管理工作的考核與檢查工作，根據檔案管理人員所提供的意見信息來形成一個高效且規范的管理制度。

3.2 以人為本，不斷充實人事檔案的內容

機關事業單位的工作人員的人事檔案地位不但不能削弱，反而要不斷的鞏固和加強，保障我國行政事業的穩定發展。事業單位的人事檔案地位在人事制度改革和人員流動的過程中處于一個中間狀態，在實施地位加強的同時，又表現出一種弱化的趨勢。因此，我們應該擴大人員檔案的收集范圍，不僅是政治和歷史資料檔案保存，也反映個人的工作表現，形成于實際的成長過程和個人事務文件的歸檔。因此，我們應該加強對反映個人職業能力、職業道德和專業水平等方面文件材料的收集，我們要做的是為用人單位提供參考資料。此外，隨著人事制度改革的進一步深化，個人誠信狀況應該被包括在人事檔案收集范圍，為加強每個人的誠信意識，促進社會信用體系建設，以及用人單位全面了解個人情況提供可靠的依據。

3.3 創新理念，穩步推進人事檔案信息化建設

人事檔案信息化管理的最大優勢在于它能快速準確地查詢人員檔案信息，從而大大提高人事檔案管理的工作效率和服務能力。目前，各部門和單位的辦公自動化已得到推廣，為人事檔案管理現代化提供了基本條件。在人事檔案的管理中，應引進創新的經營理念，充分利用計算機技術實現數字化、信息化人事檔案管理，人事檔案信息訪問使用統計工作的有效管理、存儲、和人事檔案數據庫管理系統的基礎上，全面記錄和動態地反映干部和工人的基本情況，確保人事檔案信息的有效性、真實性和準確性，并防止欺詐和欺騙等現象的發生。

3.4 以干促學，全面提升檔案人員的整體素質

由于檔案管理是一項專業性和機密性都很強的系統工作，這就需要檔案管理人員具備較強的綜合素質。在培養檔案管理人員素質時，需要從愛、嚴、勤、新這四個角度入手，培養有愛嚴格要求自己、勤勞付出與樂于創新的現代人才。首先要提高檔案管理人員的政治素質和職業道德。要求具備嚴守機密的基本素質和政治素質，在管理中要堅持原則和保守秘密。

要加強高度的責任感，安心專注于本職工作，提高工作中的嚴謹度。此外，建立檔案管理人員的學習和培訓體系。根據不同崗位進行多種形式的培訓，培訓內容包括其他專業學科，像信息技術、管理學等相關知識的培訓，使檔案管理工作人員逐步提高全面的綜合素質。

結束語

綜上所述，單位和企業面對新時期的檔案管理工作，要適時地調整管理模式，要充分認識到人事檔案管理的重要性。在電子科技發展迅速的今天，檔案的管理模式也需要不斷的創新。電子檔案的管理模式可以節約人工，并且方便隨時查看，同時對職工檔案的審查比較及時，可以發現企業和單位人事檔案的存在的不足，提高企業職工檔案的質量。因此企業應積極創新人事檔案管理新模式，實現檔案管理的規范化、現代化，促進人事檔案管理更好完善的發展。

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