論新時代高職院校公務(wù)接待工作的標準化流程構(gòu)建

馮思

[摘? ? ? ? ? ?要]? 高職院校公務(wù)接待工作是展示學校辦學特色與辦學水平的重要窗口與途徑，具有嚴格的工作規(guī)范和紀律要求。針對公務(wù)接待人員流動性大、參與頻率低、年齡偏小的特點，亟須構(gòu)建一套行之有效、規(guī)范性強的標準化操作流程。為形成和諧、規(guī)范、融洽和共享的接待文化，應(yīng)堅持發(fā)揚求真務(wù)實、勤儉節(jié)約的優(yōu)良傳統(tǒng)，著力簡化接待程序，降低成本支出，提高接待成效，助力建設(shè)節(jié)約型校園，服務(wù)高職院校高質(zhì)量發(fā)展。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高職院校;公務(wù)接待工作;標準化

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號]? 2096-0603（2021）45-0126-02

新時期，高職院校的公務(wù)接待工作有了新的定位和要求，高職院校具有人才培養(yǎng)、社會服務(wù)、科學研究、文化傳承、國際合作與交流等職能。2019年國家“職教20條”為職業(yè)教育的發(fā)展注入新的活力，職教改革的春天已經(jīng)到來，必將激發(fā)高職院校更加廣泛地開展校際交流與合作。高職院校肩負落實立德樹人的重要使命，辦學定位是培養(yǎng)高水平技術(shù)技能人才，其在深化教育教學改革、開展技術(shù)技能人才聯(lián)合培養(yǎng)、加強專業(yè)群建設(shè)、招生宣傳等方面的對外聯(lián)絡(luò)溝通日漸增多，產(chǎn)教融合、校企合作洽談越來越多，國際合作與對外交流日益頻繁，學校公務(wù)接待工作亟須向標準化、規(guī)范化、節(jié)約化運轉(zhuǎn)。優(yōu)質(zhì)的接待工作既可以展現(xiàn)高職院校的良好形象，也可以為高職院校贏得良好聲譽，幫助高職院校獲得社會的信任和支持，提高高職院校的社會知名度和美譽度，提升其社會競爭力。

一、高職院校公務(wù)接待工作的內(nèi)涵及特點

自人類社會誕生以來，接待作為人類接觸和溝通最普通、最常見的方式就隨之而來。在現(xiàn)代社會，公務(wù)接待已逐漸成為國家（地區(qū)）官方交往中最直接和最重要的方式之一。[1]公務(wù)接待主要目的是滿足來賓到達本地后的工作與生活方面的基本需要，保障主客之間信息交流順利進行。西方國家公務(wù)接待一般是指國家間、重要社會團體間交流和國內(nèi)重要公務(wù)活動，一般性公務(wù)接待不予安排，通過其他公務(wù)接待補助方式解決。由于意識形態(tài)與行政文化之間的差異，西方國家關(guān)于公務(wù)接待的研究很少見。[2]由于中西方社會意識形態(tài)、政治體制、經(jīng)濟發(fā)展程度和文化背景的差異，從一定的角度來看，我國公務(wù)接待是基于我國國情的產(chǎn)物，我國的公務(wù)接待工作具有很強的政治屬性，我國學者涉及高職院校公務(wù)接待工作研究也相對較少。

高職院校公務(wù)接待工作是指對到校從事考察調(diào)研、出席會議、檢查指導、合作洽談、學習交流等公務(wù)活動的專家或領(lǐng)導的接待與服務(wù)工作。[3]公務(wù)接待工作代表學校的形象和辦事水平，事關(guān)學校業(yè)務(wù)開展和穩(wěn)定發(fā)展。在新時期公務(wù)接待中，高職院校應(yīng)圍繞“五大發(fā)展理念”：樹立勤儉辦事業(yè)的理念;根據(jù)接待工作的基本特征，準確把握接待工作的基本規(guī)律;通過明確公務(wù)接待流程，有效地規(guī)范公務(wù)接待中的行為;重視作風建設(shè);嚴格公務(wù)接待標準。堅持“四項原則”：堅持精細化、規(guī)范化接待原則[4];堅持文化引領(lǐng)、品牌塑造的接待原則;堅持綠色節(jié)約、杜絕浪費的接待原則;堅持互動、共享、學習的接待原則;堅持反饋提升的接待原則。通過不斷摸索和實踐，探索出符合時代特色的公務(wù)接待管理新模式、新做法，精準推進高職院校公務(wù)接待工作，切實杜絕公務(wù)接待中違規(guī)違紀違法現(xiàn)象，促進接待工作上臺階。

二、構(gòu)建新時代標準化公務(wù)接待流程的必要性

（一）貫徹落實中央八項規(guī)定的重要制度保障

黨的十八大以來，中央相繼出臺了《黨政機關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》等規(guī)章制度，這些文件畫出了公務(wù)接待的“紅線”“底線”。公務(wù)接待工作政策性強，為了保證政策執(zhí)行到位、不走樣，每個環(huán)節(jié)都要按照規(guī)定設(shè)計好。明確、簡潔、操作性強的標準化流程既便于執(zhí)行，同時也方便紀檢監(jiān)察深入監(jiān)督。接待總體安排依據(jù)事前謀劃、事中跟進、事后總結(jié)的思路設(shè)計，操作中應(yīng)嚴格按照接待方案執(zhí)行，既體現(xiàn)國家文件制度規(guī)范要求，也要適當考慮人文關(guān)懷，維護國家制度的剛性約束;接待過程性記錄應(yīng)客觀真實、不弄虛作假，記錄需包含來賓人數(shù)、接待人數(shù)、陪餐人數(shù)、用餐標準等關(guān)鍵要素。新聞宣傳、費用報銷及時，公務(wù)接待工作應(yīng)按照一事一結(jié)的原則，及時辦理，以防搞變通。落實好這些措施，都將有效保障黨中央的各項規(guī)章制度落地落實。

（二）提升高職院校內(nèi)部治理能力的重要舉措

高職院校內(nèi)部治理工作，聚焦目標鏈和標準鏈的打造，相關(guān)業(yè)務(wù)部門、二級學院（系部）圍繞自身工作職責，科學設(shè)定工作標準和工作規(guī)范。公務(wù)接待工作是高職院校日常重要行政事務(wù)工作之一，是辦公室一項重要事務(wù)和工作職責，統(tǒng)籌謀劃好、設(shè)計好符合時代特征的公務(wù)接待工作標準化流程，既是做好辦公室本職工作的職責要求，也是提升學校內(nèi)部治理能力的重要內(nèi)容和舉措。公務(wù)接待從啟動到完結(jié)，整個流程都客觀真實地展示了學校的管理水平和辦學實力，流程運轉(zhuǎn)銜接效率體現(xiàn)了治理文化，傳遞了治理效能。因此公務(wù)接待工作具有很強的顯示度，折射出學校的內(nèi)部治理能力和治理水平。

（三）展示高職院校校園文化的重要途徑

公務(wù)接待過程始終貫穿不同文化的交流與碰撞，校園環(huán)境、辦學條件、師生風貌是潛在的展示內(nèi)容，體現(xiàn)了全過程、全方位、全員展示特點，恰當?shù)奈幕瘓鏊鶇⒂^可為接待工作增光添彩，也是學校文化品牌塑造的關(guān)鍵。公務(wù)接待過程中最能留給來賓記憶深刻的往往是學校的精神、情懷和特點，體現(xiàn)學校傳統(tǒng)、人際關(guān)系所形成的獨特人際交往文化，接待人員傳遞的人文氣質(zhì)和行為規(guī)范文化等。接待工作潛移默化、潤物無聲，以其獨特的形式展示高職院校校園文化魅力。

三、積極構(gòu)建新時代高職院校標準化公務(wù)接待流程

對照黨中央有關(guān)公務(wù)接待工作的文件規(guī)定和習近平總書記講話精神，高職院校需要不斷加強自身內(nèi)涵建設(shè)、內(nèi)控機制建設(shè)，將公務(wù)接待作為重要的建設(shè)內(nèi)容，進一步加強研究和統(tǒng)籌推進。接待服務(wù)是一項綜合性、事務(wù)性工作，構(gòu)建標準化公務(wù)接待流程，必然會對高職院校起到積極的促進作用，標準化流程應(yīng)覆蓋接待工作的全過程，參照公務(wù)接待工作的“四項原則”，精準施策，按照接待前準備、接待組織實施和接待總結(jié)反饋的流程步驟，扎實抓好各項工作推進。

（一）簡明、清晰的標準化接待流程圖

辦公室作為接待工作的牽頭部門，在確定來訪事項后，即刻啟動公務(wù)接待流程，圍繞想在前、謀在先要求，發(fā)揮中樞核心的作用，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，按照標準化接待流程圖編制接待方案，圍繞事前、事中、事后的時間順序，按圖索驥，做到信息公開。接待工作事前重點任務(wù)是確認接待類型、接待規(guī)格、明確參會人員、編制接待方案、會場布置;事中重點任務(wù)是現(xiàn)場接待、參觀協(xié)調(diào)，參觀一般不得隨意變更時間、變更參觀路線、變更參觀事項，接待工作人員也不能臨時變更，努力形成統(tǒng)一指揮調(diào)度、統(tǒng)一銜接配合，上下聯(lián)動、左右協(xié)調(diào)的工作機制。事后的重點任務(wù)是總結(jié)優(yōu)化，接待工作全部完成后，辦公室要認真及時總結(jié)整個接待工作，根據(jù)過程中反饋的問題和意見，優(yōu)化調(diào)整接待流程圖和接待工作方案，實現(xiàn)自我診斷與改進。

（二）精細化、規(guī)范化編制公務(wù)接待工作方案

根據(jù)公務(wù)接待標準化流程，應(yīng)遵循規(guī)范化、精細化的原則詳細編制接待工作方案，凡事預則立、不預則廢，聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵節(jié)點，力促公務(wù)接待工作順利推進，具體包括五個方面的細節(jié)：一是明確接待規(guī)格。接待類型一般分為校級接待與部門接待，應(yīng)遵循對等接待的原則，人數(shù)規(guī)模大體相當，不宜過多，根據(jù)領(lǐng)導簽署接待意見，及時通知參加交流學校領(lǐng)導、部門領(lǐng)導等人員，提前告知來賓時間、交流內(nèi)容和交流場所等事宜。二是妥善布置接待會場。做好會場座位布置、交流材料、席卡制作等，安排好會議服務(wù)人員，提前交代好會議時間、會務(wù)服務(wù)要求等事項。三是細化參觀路線。根據(jù)來訪單位的來訪目的，合理設(shè)置參觀路線，確保來賓訪問目的順利實現(xiàn)，保障接待實效。四是落實交通出行和安全保障工作。五是及時開展新聞宣傳和活動總結(jié)，全面收集接待過程材料，進行分類整理，尤其是新聞稿件、新聞影像資料的搜集。

（三）文化引領(lǐng)，培育和諧、共享接待文化

接待過程應(yīng)堅持“人人皆是主人，人人皆是名片”的觀念，堅持文化引領(lǐng)的思路，積極打造文化形象標識，注重細節(jié)文化，提升接待工作質(zhì)量。接待工作人員的精神風貌直接影響到接待單位形象，工作人員服裝配飾更應(yīng)該融入校園文化以及地域文化，例如佩戴黨徽、校徽、工作證等標識。要用熱情和真情來詮釋接待工作的內(nèi)涵，展示學校精神文化風貌，電話交流、來賓接送直觀印象是工作人員的態(tài)度而非交流內(nèi)容。在校園參觀、住宿及餐飲等方面的精心設(shè)計，要更多地融入地域文化的特色。在接待日程表、校園宣傳冊方面，單獨設(shè)計專屬文化標識，以圖文并茂的方式展示學校的特色亮點。同時在校園LED等電子展示屏幕上選擇比較有文化內(nèi)涵的歡迎語句，讓來訪人員感到親切。

做好新時代高職院校公務(wù)接待工作，既是信息交互的需要，也是展示學校形象的重要途徑。做好公務(wù)接待工作的關(guān)鍵在人才，重點在機制，一支高素質(zhì)的接待團隊，一套標準化的公務(wù)接待流程，必將有效杜絕浪費，提升公務(wù)接待經(jīng)費效能，凈化公務(wù)接待環(huán)境，保障高職院校公務(wù)接待工作更上一層樓，推動學校高質(zhì)量發(fā)展走向深入。

參考文獻：

[1][美]蓋伊·彼得斯.政府未來的治理模式[M].吳愛明，夏宏圖，譯.北京：中國人民大學出版社，2001：66-78.

[2]朱文.新形勢下陜西省級公務(wù)接待改革研究[D].西安：長安大學，2019.

[3]練泓.淺談新時期的高校公務(wù)接待工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（5）：100-133.

[4]邵華.樹立新理念做好新時期高職院校公務(wù)接待工作[J].遼寧高職學報，2019（2）：110-112.

◎編輯 司 楠