基于PDCA循環的科技項目審計工作實踐

劉石 韓莉 潘星 沈峰

[摘要]本文將PDCA循環理論引入科技項目審計工作，在具體實踐工作中，以某科研企業DKY為例將內部審計劃分為四個循環節點，通過審計準備、現場實施、科學評價、整改落實四個階段，細化科技項目內部審計關注事項，建立科技項目管理量化評價機制，完善整改落實工作機制，提升科技項目管理水平，2018年實施以來取得了一定的成效。

[關鍵詞]科技項目? ?PDCA循環? ?內部審計? ?科學評價

一、基于PDCA循環開展科技項目審計的意義

PDCA循環是由美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，之后由美國學者戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱之為戴明環。PDCA循環從日常管理實踐入手，循序漸進地持續改進，建立一種自我發現、自我完善、自我發展的管理體系，因此PDCA循環在質量管理中得到廣泛應用。對于科研機構來說，科技創新是企業的立身之本，科技項目則是科技創新實施的載體，有效開展科技項目審計不僅是科研企業內部審計工作的客觀需要，也是推動科研企業高質量發展的有效措施。

1.推動科技創新政策的有效落實。國家高度重視科技創新工作，黨的十九屆五中全會提出，“堅持創新在我國現代化建設全局中的核心地位，把科技自立自強作為國家發展的戰略支撐”。以審計服務科技創新為目標，把科技項目審計工作與PDCA循環相結合，利用PDCA循環的自我完善、自我發展機制，促進科研企業持續提升科技項目、科技獎勵、科技人才等方面的管理水平，可以推動科技創新政策的有效落實。

2.促進科技項目審計問題整改落實。通過PDCA循環將科技項目審計置于一個閉環管理體系，基于閉環管理理論，全方位了解企業科技項目管理情況和審計發現問題整改落實情況，一旦整改落實不到位，可以通過對PDCA四個環節的檢查，找出存在問題的環節，界定責任人，督促問題的解決。

3.提升被審計單位科技項目管理水平。PDCA循環本質上是企業質量管理工具，通過四個環節的循環實現質量管理水平的螺旋上升。依托PDCA循環，審計部門通過對科技項目現存問題的分析和研判，明確審計關注重點，揭示各類風險隱患，在提升審計工作效率的同時，向被審計單位提出更全面、更有價值的建議，發揮審計的咨詢功能，提升被審計單位科技項目管理水平。

二、基于PDCA理論的科技項目審計實踐——以DKY為例

PDCA循環理論將質量管理分為四個階段，即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）、Act（處理）。在科技項目審計的具體實踐中，P為審計部門的審前準備階段，D為審計部門開展審計的現場實施階段，C為審計部門提出整改建議和對被審計單位管理情況的科學評價階段，A為被審計單位的整改落實階段（見圖1）。

DKY為某電力央企下屬科研企業，科技研發工作是DKY的核心任務之一，每年承擔百余項科技研發任務。結合DKY實際，推行基于PDCA循環理論的科技項目審計實踐。

（一）P（Plan）：審前準備階段

1.明確審計目標。結合DKY科技創新的企業定位，通過科技項目審計，對當前科技項目管理的真實性、合法性進行監督和客觀評價，發現存在的問題和薄弱環節，為進一步推動科技創新政策落地、提升DKY科技項目管理水平提供建議。

2.儲備專業知識。收集科技項目相關法律法規和管理文件，繪制科技項目管理流程圖;收集DKY科技項目清冊，了解預算和實際執行情況，進行數據對比，分析科技項目預算費用變化情況;梳理歷年來科技項目審計報告和科技項目有關線索，關注前期問題整改情況和問題多發、易發環節。

3.細化審計路徑。以DKY科技項目全流程管理為主線，以科技項目制度建設、立項論證、項目實施、項目經費使用、成果管理為關鍵節點，以規章制度、管理要求為準繩，對科技項目進行全流程審計監督。

4.優化人員配置。科技項目因其專業性，不同于一般的工程項目，審計團隊必須熟悉科技項目管理流程和科技項目相關專業術語，因此，DKY科技項目專項審計團隊由其他科技項目管理人員、財務人員、審計工作人員共同組成。

（二）D（Do）：現場實施階段

1.關注制度建設情況。主要關注DKY科技項目管理相關規章制度是否完備，相應的管理措施與國家政策和上級要求是否一致，項目資金是否單獨設置明細科目進行核算。

2.關注項目立項情況。通過查看DKY科研規劃方案、科技項目立項資料、科技項目可行性報告、項目儲備庫變更情況，關注項目立項申請是否公開有序。是否對項目儲備庫進行動態管理，并根據企業發展需要及外部環境變化及時進行優化調整。

3.關注項目管理情況。DKY科技項目與高校和科研院所項目合作較多，在科技項目實施過程中需要審計關注以下三個方面：一要重點關注與外委單位合作是否規范，主要是簽訂的技術服務合同是否明確技術成果權益的歸屬，是否明確權利保障及風險承擔條款，是否存在非法轉包和違規分包現象，是否存在先實施后招標的情況。二要關注科技項目實施是否與合同約定一致，項目進度是否符合技術規范書、項目合同（任務書）要求，是否建立項目動態管理機制，是否有項目實施進度表，項目負責單位是否按規定編制項目執行情況、經費使用情況和項目研究進展等有關信息。三要關注項目實施過程中是否對項目負責單位、外委單位進行有效監督和管控。

4.關注經費管理情況。項目經費使用情況是審計關注的重點，主要關注以下兩個方面：一要關注項目預算和執行情況，是否有科技項目年度計劃和預算方案，相關計劃和預算的調整、追加是否符合企業管理規定;項目經費是否按照預算執行。二要關注項目實施過程中費用列支情況，項目研究過程中發生的實物資產和非實物資產是否按規定列示清單，價格是否合理;人工投入測算是否合理，列入預算人員與科技項目合同書中參與人員是否一致;差旅費、會議費支出是否與項目研究相關，是否符合列支標準，專家咨詢費發放標準是否符合規定;有無項目之間經費使用串項，專利申請費用與受理通知書是否一致;資金支付程序是否合規，依據是否充分，是否嚴格按照合同約定支付。

5.關注成果管理情況。科技項目成果是科技項目實施的目的，也是判定科技項目是否取得預期效果的判定標準，對科技項目成果管理情況的審計要重點關注以下三個方面：一要關注項目成果歸屬和管理是否合規，科技項目形成的專利權、非專利技術、著作權、軟件等知識產權是否在無形資產中得以反映，產權歸屬是否合法、合規，與合同約定是否一致;科技項目形成的實物資產產權歸屬是否與合同約定一致，是否按照固定資產管理辦法進行分類管理。二要查看項目成果驗收情況是否符合要求，項目實施單位是否按照科技項目合同（任務書）規定，組織專家開展驗收，驗收意見是否經集體決策，依據是否充分。三要關注項目成果保護是否到位，科技成果和知識產權是否按照規定進行申請、登記、保護和使用;通過驗收的項目，是否在規定時間內完成成果登記，并按檔案管理有關辦法進行歸檔;是否存在論文剽竊、一稿多投、數據篡改等學術不端行為。

（三）C（Check）：科學評價階段

科學評價階段是對現場實施階段發現的問題進行總結歸納，對現行科技項目管控情況進行分析研判，找出存在的薄弱環節，并通過建立科技項目審計量化考評機制，精準、客觀地評價科技項目管理水平。

1.建立科技項目審計考評量化機制。在前期現場實施階段的基礎上，構建科技項目審計考評量化機制，圍繞現場實施階段關注的五個方面，形成“科技項目審計評價清單”。以DKY為例，具體情況見表1，不同企業可根據自身實際情況進行調整，總的原則是查找科技項目實施全流程中可能存在的風險，并在現場實施階段逐一進行核對。在“科技項目審計評價清單”中，設置單項最高扣分標準列，對涉及的風險內容逐項量化賦值，明確單項最高扣分值;將審計發現并核實的相關問題，按照性質分類逐一列入“科技項目審計評價清單”，參照問題的性質、數量和嚴重程度，分類逐項扣分（每項扣分不超過單項最高扣分值）;最終考核分值=100-審計發現問題扣分列分值之和。

2.制定科技項目審計考評分值設置原則。結合D階段（現場實施階段）重點關注的制度建設、項目立項、項目管理、經費管理和成果管理五個環節，在“科技項目審計評價清單”中，組織科技項目管理專家組客觀評估各潛在風險對科技項目實施造成的影響，量化各評價內容最高扣分值，滿分為100分。根據各潛在風險點的性質，發生1次的扣1/3分值，發生2次的扣2/3分值，發生3次及以上的扣最高分。

制度建設是科技項目管理的基礎，DKY在執行中央和上級單位相關制度的基礎上結合實際情況完善內部管理流程，該環節設置15分。目前DKY科技項目立項均由技術專家委員會審議通過后開展立項相關工作，由于該環節管理情況相對良好，適當減小分值占比，故該環節設置10分。項目管理環節涉及科技項目實施過程的管控，對于科技項目是否按進度實施并取得預期成效起到關鍵作用，從DKY的管理現狀來看，這一環節需要管控的內容和涉及的風險點較多，且容易出現問題，因此該環節要適當加大分值占比，故該環節設置25分。經費管理是科技項目管理的重要關注點，該環節直接關系項目開展的依法合規性，涉及是否存在廉潔風險，因此該環節設置25分。科技項目開展的目的是為了形成相應的科技成果，成果管理是科技項目管理的非常重要方面，DKY近年來對項目成果的歸屬和成果的合規性要求越來越嚴格，對該環節設置25分。

3.完成科技項目審計定性評價。根據最終考核分值，科學設定評價定性檔次，完成科技項目審計評價。比如最終分值在90分（含）以上，評價為優秀;最終分值在80（含）—90分（不含），評價為良好;最終分值在70（含）—80分（不含），評價為合格;最終分值在70分以下，評價為不合格。

（四）A（Act）：整改落實階段

整改落實階段主要是在前一階段科學評價的基礎上，對發現的突出問題進行逐一分析，提出并落實相應整改措施的階段。這一階段是PDCA循環中的最后一環，也是下一個PDCA循環的開始，當該階段相關問題整改落實后，下一個循環也就相應啟動，螺旋式向上提升科技項目管控水平。

1.建立聯動銷號機制。一是建立銷號機制。對審計發現的問題逐項設定整改時限，并規定由責任部門及單位完成整改后，填寫銷號單并經分管領導簽字認可，提交審計部門銷號。二是建立整改履責機制。明確審計問題整改實行聯動整改責任制度，審計問題整改責任單位承擔整改的主體責任，負責具體開展問題整改工作;歸口管理部門承擔聯動整改責任，負責協助整改責任單位，對體制機制或管理流程上的問題進行統籌整改;審計部門承擔監督整改責任，負責對問題整改進行全程督導。

2.建立審計通報機制。一是開展審計整改雙周通報。全程跟進問題整改，對整改中存在困難和疑問進行匯總分析，每兩周對相關問題的整改落實情況進行一次書面通報，督促問題整改落實到位。二是重大問題及時匯報。對審計監督過程中發現的重大風險事項，及時形成專題報告，向領導匯報，推動問題整改。三是建立科技項目審計共性問題清單，召開科技項目工作會議，向全體科技項目相關人員通報，防范同類問題再次發生。

3.建立紀審聯動機制。通過紀審聯動，審計部門及時將科技項目審計監督中發現的違規階段性行為和問題線索及時移交給紀檢部門，配合紀檢部門開展問題線索的處置，聯合推動問題的整改落實。紀檢部門就科技項目相關違規違紀行為查辦結果，在允許范圍內及時向審計部門通報，加強審計工作的針對性。

三、實踐效果

2018年首次在科技項目內部審計工作中應用定性評價，審計發現DKY科技項目管理中存在部分薄弱環節和管理不到位：科技項目合同管理不規范，形成的實物資產管理要求不明確、實物資產臺賬資料不全，科技項目資料歸檔不及時等。內部審計評價分值僅為70分（見表2）。

2018年后，DKY通過PDCA循環開展科技項目內部審計，每年完成一次循環，對每次循環發現的問題逐項分析原因并落實整改措施，完善管理要求。由分管領導牽頭整改工作，并對整改責任部門開展約談，切實推動各項整改措施落實到位。對落實整改責任不到位的，納入年度績效考核，作為評優評先、選人用人的重要參考依據。在對原有問題整改到位的同時，根據科技項目高質量管理新要求，不斷完善、優化科技項目審計評價清單與涉及的風險點，提升評價水平。2018年以來整改問題共39項，完善科技項目相關內控流程15項，2020年內部審計評價分值提升到94分，科技項目管理關注的重點也由過去的合規性向預防風險和提升項目成果轉化。

DKY通過將PDCA循環引入科技項目審計工作，已形成了一套行之有效的科技項目管理水平評價機制，該評價機制既可以對企業總體科技項目管理水平進行評價，也可以應用到具體科技項目中。下一步將在科技項目PDCA循環審計過程中逐步完善科技項目審計定量評價機制，引入數字審計手段，從對DKY整體科技項目管理情況評價延伸到對單個科技項目的全過程審計管控，進一步提高審計效率和效果，不斷提升科技項目管理的合理性和規范性。

（作者單位：國網浙江省電力有限公司電力科學研究院，郵政編碼：310014，電子郵箱：397626510@qq.com）

主要參考文獻

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[2]沈俊，趙珊，朱葉.基于PDCA理論的內部審計整改工作成果應用研究：以BG公司為例[J].中國內部審計， 2019（7）：30-34