計算機網絡技術在檔案管理工作中的應用

周 燕

（鹽城師范學院，江蘇 鹽城 224000）

1 計算機技術應用于檔案管理的必要性與迫切性

1.1 計算機技術應用于檔案管理的必要性

1.1.1 是檔案現代化發展的需求

以計算機為整個信息技術發展的中心工具，為企業和社會組織的檔案管理工作帶來了巨大的沖擊和改變。隨著社會經濟的發展，檔案在生活當中發揮的作用越來越大，而且這些信息的重要程度也越來越高。想要將海量信息和檔案進行歸納、儲存、分類，就需要借助高科技的幫助，對信息進行合理的分配和管理。面對如此龐大的信息檔案管理，工作人員需要提高自己的工作效率來滿足檔案管理的需求，從煩瑣的材料整理當中抽身出來。

1.1.2 是推動現代管理信息化的嘗試

檔案管理不僅僅是保管檔案資料，延長檔案壽命，還需要開發和研究相關的檔案信息，為各項工作提供基礎和發展的可能性。而在這個過程當中，檔案儲存分類管理的高效性、便捷度、明確性會直接影響到后續工作的進展。而借助信息技術的幫助，利用計算機對于檔案信息進行管理，可以使檔案管理的模式實現數字化的過程，提高管理的效率，有利于促進信息技術在檔案管理當中的積極作用，可以使得答案管理與時代發展的潮流相契合，達到根本性轉變的目的[1]。

1.1.3 是推動檔案管理工作服務于經濟建設的要求

知識經濟時代，各行各業都離不開信息，人力資源管理和各項開發的生產過程都需要對儲存的信息進行學習、閱覽。計算機技術使得該過程從意識形態的生產力轉化為非常現實的生產力，能夠在收集整理、傳遞、處理檔案等過程中更加準確明晰，有利于實現提高工作效率并且推動經濟發展的目的。

1.2 計算機技術應用于檔案管理的迫切性

在高科技發展的時代背景之下，檔案管理使用信息技術和計算機技術，可以將傳統以手工為主的各項操作借助信息技術的工具，實現信息作為載體、計算機作為處理工具的模式。檔案管理工作人員的工作重心就不再是對于一些紙質作為載體的材料進行儲存，而是通過計算機的方式來達到錄入管理的過程，在編目和檢索環節，計算機作為輔助工具也可以對相關信息進行最直接的錄入[2]。利用計算機技術儲存信息，可以使信息管理和檔案管理更加多樣化。

1.2.1 檔案管理工作面臨的發展機遇

在西方國家，計算機技術應用于檔案管理的歷史相對較早，擁有的經驗也相對較多，而在我國計算機普及的時間尚短，應用于檔案管理的時間則更少，在檔案管理的過程當中，通過借助計算機技術來提高時效和效率的經驗也相對較少，計算機技術在與檔案管理融合的過程中出現的各種問題也還沒有完全解決。通過科學地利用計算機技術處理檔案，達到資源的共享是一種現代化的進程，還需要一個階段性的適應。檔案管理工作面臨的發展機遇也成了在該過程當中必備的一個階段。

1.2.2 檔案管理工作面臨的挑戰

計算機技術在檔案管理中的應用歷史較短，還有許多不斷探索和發揮的空間，大量的珍貴歷史資料通過計算機的形式儲存，會受到各種信息技術的限制，在保護和開發的過程中，要以提高其安全性為基礎，做好信息的安全建設工作。同時，市場經濟的發展也需要利用信息技術的形式，提供更加高效快捷的檔案信息[3]。

2 計算機技術應用于檔案管理面臨的困境

2.1 電子檔案長期保存的問題

計算機技術應用于大管理的過程，要注重電子信文檔儲存環境的復雜性，如果只是對于文字信息進行簡單的儲存，相關程序可以盡可能地滿足要求。但是如果需要一些復雜的文件管理過程，則需要運用更加復雜的信息處理技術，將不同的文件信息進行分類保管，實現數據庫的豐富和高效創建。而信息技術在現當代社會具有創新快、發展快的特征，未來也會增加越來越多的標準，電子信息文檔必須與時代共同進退，創建信息的過程變成了非常長遠的管理過程。要隨著每一次時代的變革來更改信息庫，成為一個不斷更新和篩選的過程，這增加了整個工序的專業度。

2.2 檔案管理標準不統一

由于當代檔案管理在各行業的部門管理制度和工作的形式有所不同，管理上的標準也會存在一定的差異，不同的企業單位之間進行檔案管理的方式會相差較大。單位與單位之間想實現信息的共享，就必須要創建出一套統一的標準，或者在不同的標準之下進行適當協調和必要溝通，將標準同一化，因而信息技術的發展會面臨整個應用系統的不斷更換，標準也會相應地變化。因此，給檔案管理的信息化管理帶來了許多的挑戰[4]。

2.3 檔案信息安全問題

應用計算機技術實現檔案管理，必須考慮網絡給計算機技術帶來的沖擊，檔案信息的網絡化也會隨之面臨著安全性、可靠性的問題。如果網絡存在漏洞，或者出現病毒入侵等情況，會大大降低整個系統的安全性和穩定性。如果有威脅網絡安全的黑客和計算機病毒等導致了信息泄露，或者網絡的數據被隨意地篡改，會給企業或社會組織帶來巨大損失，這使整個檔案管理工作面臨著非常大的難度和挑戰。

3 計算機技術應用于檔案管理應采取的措施

3.1 實施文檔一體化，避免文檔分離

為了避免在利用信息技術進行檔案管理的過程中出現文檔分離的情況，相關企業和單位的工作人員要實現企業內部的文檔統一化。在開展文檔管理工作之前，要對檔案管理的工作人員進行崗前的培訓，使其了解企業單位在進行檔案管理過程當中的工作要求，避免工作出現重復性和一些不必要的錯誤。盡量提高檔案管理的整體質量和工作的效率，發揮檔案管理的作用，真正使檔案成為信息儲存、分類、傳遞、共享的工具。作為現代的檔案管理工作者，應當對文檔有一個總體的規劃，并且對文檔的安全性有非常深刻的認識，樹立起信息從源頭做起的基本意識，解決檔案分離的問題，實現檔案工作管理的一體化過程。

3.2 注重解決電子性文檔保存問題

注重解決電子性文檔保存的問題，需要相關工作者清楚電子性文檔的實質，并且了解電子性文檔眾多的來源途徑。數據的錄入者、信息的管理者以及計算機技術的操作人員都可以對相關信息進行操作。電子信息的歸檔必須設置相應的制度，使得在每一個工作環節，接手檔案的每一個人都有著歸檔人員的自覺性。將電子文件和相關信息的歸檔制度納入日常的工作規范，有不符合規定情況的出現就按照規定處罰。由于電子文檔容易被篡改，必須要將安全性保障建立在信息文檔的全過程，同時備份重要的電子文件，實現雙向歸檔的方式，制成同樣的兩套檔案方案以提高安全性。應規避相關工作者隨意篡改的行為，如果出現紕漏和差異，也可以通過比對來完成信息的確認工作[5]。

3.3 著重解決檔案信息化管理當中的安全問題

利用計算機和網絡技術實現檔案管理必須考慮計算機網絡安全性，可以通過對檔案信息管理進行分級處理，來提高安全管理的規范性。比如一級保密檔案可以通過不聯網的形式避免區域網絡對于檔案的入侵，而其他低級的文件則可以通過聯網的形式實現共享，提高工作的便捷度。再者，需要加強對于檔案管理工作者的法律宣傳工作，使其了解我國《檔案法》等法治規定，以身作則，杜絕將檔案作為違法亂紀的手段，保障信息的安全保管和高度準確的工作過程。

3.4 切實提高檔案工作人員素質

提高檔案管理工作者的專業度和基本素質，相關部門在聘請專業人才時，必須選擇清楚相關法規，擁有一定工作經驗，并且熟悉計算機操作流程的工作人員。在崗的職工也需要通過定期的學習提高自身的專業技能，了解檔案工作者自身的職責和使命，擁有較高的責任意識和政治敏銳性，為保持檔案工作的專業度以及維持檔案原始性和安全性帶來幫助。

4 結語

綜上所述，計算機技術在檔案管理當中的應用時間尚短，仍舊存在著適應性的問題。相關工作者在進行檔案管理的工作中，須以身作則，了解我國在檔案管理方面的相關法規，擁有一定的工作經驗。通過提高自身的工作專業度和責任意識，改善工作的實際操作，并且在企業內部加強對檔案的管理監督過程，使整個計算機網絡系統更加完善，檔案的安全性得到保障。