基于智慧校園環境的高職院校檔案信息化建設探討

蘆利萍

（濮陽職業技術學院，河南 濮陽 457000）

0 引言

近年來，隨著教育信息化的持續推廣，高職院校為了獲得更好的發展，開始著重于建設智慧校園。而在智慧校園環境下，高職院校要促進檔案管理工作的可持續發展，必然要加強對檔案的信息化建設，還要提高檔案管理人員的職業素養。

1 智慧校園環境下高職院校檔案信息化建設的重要意義

1.1 實現智慧校園的根基

對于高職院校而言，對檔案進行信息化建設，可以為智慧校園的實現奠定根基。與其他院校相比，高職院校在培養技能方面與收集數據方面擁有一定的條件，能夠促進檔案管理的改革與信息化發展。

目前，由于信息技術與數字化技術的飛躍，檔案資料的表現形式發生了顯著的變化，包括從傳統的只有文字、圖片到如今的音頻、視頻等各種形式。高職院校加強檔案信息化建設，提升檔案工作的現代化管理水平，能夠實現檔案資源共享，從而為智慧校園的建設打下一定的基礎。

1.2 能夠加大檔案信息的存儲

當下，高職院校規模日益擴大，檔案資料也呈現日益增長的態勢。傳統的檔案資料多為紙質的，所占據的空間不小，而且對存儲環境有一定的要求，不易長期保存，極易造成檔案信息丟失等各種問題。現如今，把信息化技術引入高職院校的檔案管理，利用先進的技術存儲電子檔案信息，能夠有效擴大檔案信息存儲的空間，而且能夠有效延長檔案數據保存的時間。

1.3 能夠提高檔案利用率

眾所周知，高職院校以往傳統的紙質檔案很容易產生由于多次翻看而導致磨損的情況。為了避免這一點，人們以往會有意降低使用檔案的頻率。

現如今，加強對檔案的信息化建設，即把檔案信息進行數字化處理，如果需要查找檔案，僅借助于計算機或網絡平臺，就可以快速獲取。如此一來，極大地提高了檔案的利用率。

2 高職院校檔案信息化建設對檔案工作人員職業素養的要求

高職院校檔案管理信息化建設的開展，對檔案工作人員也提出了全新的要求。作為檔案工作人員，要具備一些基本的職業素養。

2.1 要擁有職業道德素養

院校的檔案涉及范圍較為廣泛，不僅包括學校的各種檔案，還包括教師檔案、學生檔案等，具有較強的專業性和保密性。要確保檔案的安全，嚴格按照國家相關的法律法規以及檔案業務要求去執行，不可違反規定任人隨意調用檔案。

2.2 要擁有良好的職業信念

高職院校的檔案工作人員要擁有良好的職業信念，比如在工作中，要擁有高度責任感和耐心。

檔案工作和一些普通工作有顯著的區別。檔案工作人員要勝任檔案管理工作，就要對檔案工作有正確的認識，擁有高度的責任感，把檔案這一事關個人一生的重要資料保管好，真正認識到自身工作的重要性和重大意義，以超強的責任心對待檔案工作[1]。

高職院校的檔案工作比較復雜而且瑣碎，所以，檔案工作人員就要擁有極大的耐心，認真對待檔案材料的審核工作、登記工作等。日常工作中，要仔細整理檔案材料并對其進行分類。

2.3 要擁有全新的職業技能

高職院校檔案工作的信息化和數字化，要求檔案工作人員要擁有相應的職業技能，能熟練地應用各種現代設備；要擁有一定的計算機水平，能嫻熟地把信息化技術應用到檔案管理工作之中，從而加快檔案工作的信息化建設速度，提高工作效率。與此同時，還要擁有一定的溝通能力，能快速理解服務對象的真實意圖，為其提供快捷的服務。

3 智慧校園環境下高職院校檔案信息化建設的措施

3.1 提升檔案工作人員的職業素養

對于高職院校而言，在智慧校園環境下，要加強檔案的信息化建設，就必須提升檔案工作人員的職業素養，借用檔案工作人員的力量，促進檔案的信息化與數字化。

要提升檔案工作人員的職業素養，高職院校就要加強對他們的培訓，提升他們的職業技能，培養他們的職業信念，提升他們的職業道德素養，使其充分運用信息技術做好檔案管理工作。高職院?？梢耘e辦一些關于檔案工作的交流會，促進不同院校檔案工作人員的交流，通過分享彼此的工作經驗和教訓獲得自身的提升；還可以邀請一些專家進行座談，拓寬檔案工作人員的視野。

3.2 轉變檔案工作人員的思想觀念

在智慧校園背景下，高職院校要加強檔案的信息化建設，就要鼓勵檔案工作人員與時俱進，轉變觀念，對以往傳統的檔案管理觀念進行升級。這種轉變主要展現在兩個方面，第一個方面是端正對檔案信息化的認知。在對檔案進行管理期間，最重要的工作是關注檔案的安全。高職院校在檔案信息化建設期間，有些檔案工作人員誤以為這樣會導致檔案資料信息泄露等問題，擔心檔案資料不安全。檔案工作人員要轉變對信息化的認識，要充分認識到，利用一些措施如對電子數據進行備份等，可以有效避免這一問題。

第二個方面是轉變檔案管理觀念。在智慧校園的大趨勢下，高職院校的檔案管理工作也發生了變化。以往，由于條件的限制等各種各樣的原因，人們對檔案管理的職能認識有限，將檔案管理工作定位為對檔案資料進行妥善的保管[2]?，F如今，隨著智能化與信息化作用的發揮，檔案管理的工作性質和職能發生了顯著的變化，將檔案管理工作定位為提高檔案資料的使用率，使檔案資料和檔案信息得以更好地傳播。所以，對于高職院校從事檔案管理工作的人員而言，要快速轉變理念，盡力推動檔案的信息化建設。

3.3 建設現代化管理團隊

高職院校在檔案信息化建設過程中，要充分利用人才的力量，組建現代化檔案管理團隊。具體而言，第一，要結合本院校與本部門的具體情況，建設相應的績效考核制度，借助于獎懲措施，充分調動檔案工作人員的積極性和主動性，提升檔案工作人員的工作能力。

第二，要通過各種科學的管理方式，增強檔案管理團隊的凝聚力。使檔案工作人員擁有主人公的精神和團隊精神，主動配合他人的工作，共同做好高職院校的檔案管理。

3.4 做好基礎配套設施建設工作

高職院校要做好相應的基礎工作，比如配置相應的硬件設施，安裝好相應的軟件，在此基礎上，方可促進智慧校園的建設。

具體而言，高職院?？勺龅揭韵聨c：

第一，高職院校要安排一定的資金專門用于檔案信息化的建設工作，并確保這部分資金落實到檔案信息化建設上，用以奠定基礎，促進檔案資料的信息化建設工作。

第二，逐步完善高職院校檔案信息化管理系統，借助于這一系統，把院校的所有檔案信息和檔案資料都進行信息化處理，而且要進一步做好分類工作，以更科學的方式對檔案進行管理。

第三，要加大對檔案管理軟件方面的投入，方便檔案工作人員更好地利用信息技術做好數據處理、數據存儲、數據分類等專業工作。

3.5 加強檔案信息資源建設

高職院校要做好檔案信息資源建設工作，要充分認識到資源建設的關鍵作用，為檔案管理部門設置特定的數據庫，并為所有部門都設置相應的權限，使各個部門皆可根據不同的權限管理并使用數據庫中所有的檔案數據信息[3]。與此同時，檔案管理部門能夠共享檔案的數據信息，便于檔案工作人員合理、高效地使用檔案信息。

3.6 為檔案信息建立安全保障

在信息化時代很容易出現信息泄漏的情況，因此，一定要做好信息安全保障工作。高職院校在從事檔案信息化建設期間，要著重關注檔案信息的安全問題，要為檔案信息建立安全保障，構建相應的安全體系，最大限度地確保檔案數據的安全。具體而言，要通過做好管理組織工作，確立切實可行的規范等各種方式，確保檔案信息的安全。

4 結語

在信息化時代的智慧校園背景下，高職院校要與時俱進，更新檔案管理觀念，提升檔案工作人員的職業素養，使其擁有職業道德素養，擁有良好的職業信念和全新的職業技能，從而建設現代化檔案管理團隊，做好檔案信息化建設工作。與此同時，高職院校還要做好基礎配套設施建設工作，加強檔案信息資源建設，并為檔案信息建立安全保障，提升檔案管理效率。