新媒體時代提高高校行政秘書工作效率的方法探究

夏璐

（廣州工商學院，廣東 廣州510800）

高校行政秘書工作比較繁雜，常常湮沒于日常行政事務中，缺少時間來思考如何提升自身能力和自我職業(yè)的發(fā)展。隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展，高校行政秘書要正確面對新媒體環(huán)境帶來的機遇，積極應對其中的挑戰(zhàn)，更要通過深入了解新媒體的發(fā)展，將其充分應用到工作中，提高自身的工作效率。

一、高校行政秘書的工作職責

高校行政秘書工作內(nèi)容較為多樣，不僅要做好上傳下達的溝通，也要高效完成領(lǐng)導者的各項決策，為廣大師生服務。主要工作內(nèi)容有以下幾方面：與學校人事處對接，負責教職工的考勤、招聘、職稱申報、教師資格證申報、教師頂崗實踐、教師外出學習、業(yè)務培訓、教職工年度考核、人事檔案歸檔等工作；與信息技術(shù)裝備部、后勤處對接，負責制定辦公設備添置計劃、申報購買、辦公用品及設備的領(lǐng)取、固定資產(chǎn)的等級、維護等工作；接收并傳達校辦、人事處、后勤處等各行政管理部門的文件、通知，各種信函的收轉(zhuǎn)、傳閱；報紙雜志、圖書資料的征訂、保管、借閱及歸檔；負責開具介紹信和各類證明、學院公章的保管和使用；學院日常派車；學院行政會議的會場布置、會議記錄、會議室、資料室等的管理。

二、行政秘書工作效率低下的原因探究

（一）行政秘書待遇普遍不高

行政秘書崗位在高校主要扮演輔助角色，輔助領(lǐng)導完成上傳下達及各職能部門之間溝通工作、完成領(lǐng)導交代的各項決策等，因此高校管理者往往對行政秘書的工作性質(zhì)不夠重視，大多數(shù)教師及學生也對行政秘書的工作不夠認同和尊重。隨著高校發(fā)展教育改革分配制度不斷向教學一線傾斜，高校更重視專任教師隊伍建設，行政秘書與教師隊伍待遇相差較大［1］。其次，行政秘書收入來源比較單一。由于崗位性質(zhì)，行政秘書多是做一些事務性的日常工作，相較教師缺少一部分如科研項目、指導畢業(yè)論文、指導學生實習等收入渠道，進一步拉大了收入差距。尤其是隨著我國高校人才引進的飛速發(fā)展，國內(nèi)高校招聘門檻逐年提高，行政秘書崗位也向著高學歷層次發(fā)展，在同等學歷層次下由于崗位工作內(nèi)容不同，導致待遇相差較大。這些都會影響行政秘書的工作積極性，很容易使其產(chǎn)生倦怠心理，進而影響工作效率與質(zhì)量。

（二）行政秘書的職業(yè)發(fā)展有較大的局限性

行政秘書的事務性工作繁多，工作內(nèi)容往往不能像教師一樣，通過一定時間的研究獲得相應可見的成果。瑣碎繁多的日常事務導致行政秘書缺少充足的時間提升科研水平并改進工作方法。部分高校對行政秘書工作不夠重視，在對行政秘書崗位的設定上缺少相應的崗位晉升體系，對該崗位的職業(yè)發(fā)展沒有明確的規(guī)劃引導，使得很多人會對自己的崗位進行重新評估與審視，這也造成該崗位的流動性大，進而影響高校整體的工作效率和執(zhí)行力［2］。

（三）缺少相應的培訓體系，工作憑借經(jīng)驗

行政秘書是學院領(lǐng)導與教師、學生溝通的橋梁，對接高校多個職能部門，是保證高校順暢運行的潤滑劑，但并沒有像專業(yè)教研室、輔導員工作室這樣針對某一類崗位進行專業(yè)系統(tǒng)學習、交流、培訓的平臺。大多數(shù)行政秘書憑自學和經(jīng)驗完成工作，新人需要較長的摸索適應時間，在不斷地學習碰壁中完成工作，一方面造成了很多不必要的加班情況，另一方面也降低了工作效率。

三、新媒體的發(fā)展對行政秘書的工作挑戰(zhàn)

（一）提供了靈活陌生的工作方式

在高校傳統(tǒng)工作模式中，行政秘書通常通過QQ 文件、Office 辦公軟件等傳達文件和工作方案，這種形式不僅增加了和各位教師的距離感［3］，而且因為文字表達不足可能會產(chǎn)生因個人理解不同導致的誤差，實際工作效率并不高。隨著新媒體的發(fā)展，要摒棄以往傳統(tǒng)但熟悉的工作方式，重新學習運用新媒體平臺，這給工作繁忙、時間緊張的高校行政秘書提出了新的挑戰(zhàn)，但同時也提升了其工作的靈活性。

（二）對工作主動性提出更高要求

隨著移動通信技術(shù)的成熟，微信、QQ、微博等移動社交軟件逐漸成為人們溝通的主要途徑，這些溝通途徑在為信息交流帶來便利的同時，給人際交往能力帶來了明顯的挑戰(zhàn)［4］。很多教師長期面對學生上課，語言表達能力都非常好，邏輯清晰語言明確，但在網(wǎng)絡虛擬時代，教學溝通有了明顯的難度，尤其是一些不熟悉軟件使用的老教授。另外，基于新媒體的發(fā)展，行政秘書的工作有了更豐富的資源和平臺。對工作瑣碎、壓力較大的行政秘書來說，他們需要花費大量的時間重新學習新媒體軟件編輯和推廣方法，這就要求行政秘書必須提高工作主動性，在虛擬和現(xiàn)實兩個層面開展相關(guān)管理和引導工作。

四、借助新媒體工具提升工作效率的路徑

行政秘書可借助新媒體方式，優(yōu)化教職工考勤、請假等步驟，拋棄煩瑣的紙質(zhì)化辦公，減少教職工的時間成本，簡化表格匯總等煩瑣步驟，提高工作效率。

（一）充分運用線上文檔

以往的行政工作都伴隨著無數(shù)的材料收集、整理、檢查、匯總等步驟，經(jīng)常由于每個人的理解不同而修改重復，既浪費了教師遞交材料的交通成本和時間成本，又加大了行政秘書的工作煩瑣程度，致使工作效率低下。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，行政秘書可通過充分學習，借助新媒體手段使工作更加靈活，更加省時省力。例如，可在辦公中引入騰訊文檔等在線編輯文檔，教師們可以自行線上填報信息，有問題也可以線上及時修改，為行政秘書省去匯總信息的時間。

（二）高校信息化門戶平臺的高效利用

隨著信息化互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，很多高校已經(jīng)陸陸續(xù)續(xù)建立了信息化門戶平臺，門戶上集成了OA 信息系統(tǒng)、人事信息管理系統(tǒng)、財務手機報賬系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、資產(chǎn)采購管理系統(tǒng)、數(shù)字圖書館系統(tǒng)等模塊，基本涵蓋了行政秘書工作的主要內(nèi)容，所以行政秘書可以充分借助信息化門戶平臺完成工作。

行政秘書可以利用碎片化的時間學習使用信息化系統(tǒng)的操作方式，還可以學習制作短視頻并上傳云端、開放下載等方式，共享需要傳閱的文件或操作規(guī)范，搭建本院自己的微視頻共享平臺。這樣不僅可以提高高校行政管理秘書的工作效率，而且增加了其工作的趣味性，增進了和教師學生的情感交流［5］。行政秘書還可以充分運用OA 系統(tǒng)，例如有很多文件需要申請院系領(lǐng)導和校領(lǐng)導審核后發(fā)布，通過OA 系統(tǒng)可以線上申請校領(lǐng)導、院系領(lǐng)導一鍵審核簽字，省去了在各個會議間隙找尋領(lǐng)導簽字的時間，提高了執(zhí)行效率。

（三）運用微信小程序提高人事管理工作效率

對行政秘書來說，日常教職員工考勤管理和工作會議簽到等都隨著院系不斷地發(fā)展、教職員工隊伍不斷地擴大，需要花費大量的時間去一一對應，往往在開完全體教職工大會后，需要一下午時間處理人員考勤、辦理請假等事宜。基于新媒體技術(shù)的發(fā)展，行政秘書可以充分借助微信小程序的線上簽到功能，提高工作效率。

微信小程序線上簽到功能非常強大，可以在簽到的同時定位，杜絕以往會議代簽的情況；也可以設置一定頻率的多次簽到，如每半小時掃碼定位，可避免以往教職工開會簽完到就走的問題，提高工作會議效果；更可以定時定位考察教師是否按時到崗，杜絕因個人原因上課遲到的問題，省去了院系和教務處去教室實地查課的工作，有突發(fā)事件也可以及時反應處理，更好地提高課堂質(zhì)量。

（四）運用公眾號傳達操作流程

人事管理工作中，涉及很多經(jīng)常更新的政策通知，例如醫(yī)保報銷、生育報銷、個人工資退稅、人事考勤管理辦法等。行政秘書需要及時地傳達并解釋這些政策方法和操作流程，但往往因為流程煩瑣，需要花費較長的時間去一一解釋。運用微信公眾號的平臺，行政秘書可將文件和報銷流程等做成推文或者圖片上傳，簡單明了，有需要的老師可以隨時查閱。寒暑假期間，也可以通過上傳推文到公眾號達到宣傳的目的，例如，行政秘書可將正確七步洗手方法、可以有效消毒的日常可用化學用品科普、近期院系動態(tài)等，用流行的方式傳播，使教職員工可以利用碎片化時間學習到有效知識。

五、結(jié)語

高校行政秘書工作事無巨細，是高校領(lǐng)導決策的有效執(zhí)行者，是高校管理者和教師、學生工作溝通的橋梁，應充分抓住新媒體發(fā)展給予的機遇，正視新媒體發(fā)展提出的挑戰(zhàn)，發(fā)揮積極的工作能動性，主動學習掌握前沿的工作方法，充分運用微信、QQ、短視頻、線上編輯文檔、信息門戶系統(tǒng)等新媒體手段提高自身工作效率，進一步從煩瑣的日常事務中解放出來，積極探索行政秘書的工作可能性和發(fā)展之道，更為高校系統(tǒng)的暢通運作做出自身應有的貢獻。