高職院校學籍檔案管理模式探討

陳開華 孫 明

(貴州電子信息職業技術學院 貴州 凱里 556000)

1.高職院校學籍檔案特點

學籍檔案主要包括：新生錄檢表、新生名冊、學籍卡、成績單、學生學籍變更、學生獎懲、畢業生登記表等。在學籍檔案管理中，新生錄檢表、學籍卡與畢業生登記表是最常用的檔案，新生錄檢表與畢業生登記表由教育主管部門確定和下發，是學生取得本階段學習資格和學習完成的憑證，學籍卡是真實記錄學生在校期間學習過程的總結性、完結性材料，內容綜合了其他學籍檔案如學籍變更、學生獎懲等信息，學籍卡因學校不同而各異，最能體現學籍檔案特色。

1.1 高職院校學籍檔案多元且復雜。高職院校發展歷史較短，大多由中專、技校升格而來，階段式發展是其特點，各階段教育目標不同，致使學制、生源結構不同，學籍檔案往往包含幾類教育目標不同的檔案，檔案多元。

高職院校學籍檔案復雜，表現在不同教育目標學籍材料出現交叉混用狀況，如學籍卡等屬職業中專，畢業證以及相關材料卻屬高職院校，致使學籍檔案經常被使用單位所質疑，學籍檔案狀況比較復雜。

1.2 學籍檔案不全甚至缺失，檔案自身質量普遍不高。高職院校在建設中，學籍檔案限于當時時代背景，其材料往往不完整，甚至丟失，給檔案管理帶來不可挽回的損失。出現這些問題的原因除當時的辦學條件、制度建設、交接不清等外在因素，學籍檔案自身形成規律也是造成問題檔案的主因：一是學籍檔案形成周期長，時間跟學制相當；二是學籍管理分屬學校不同部門，任何環節的疏忽都給檔案帶來不確定性。

學籍檔案還表現為自身有瑕疵。尤其檔案中的學籍卡，常出現涂改，瑕疵在某種程度上關乎學籍檔案的真實性，客觀上影響了學籍檔案在利用中的權威性。

2.高職院校學籍檔案發展的意義

學籍檔案最終的目的是利用，這是檔案的生命力所在，學籍檔案的發展目的是更好地服務學生、服務學校事業發展、服務社會。

2.1 學籍檔案關系到學生的切身利益。工作實踐中，學籍檔案是利用最頻繁的檔案之一，學籍檔案是學生學習過程與結果的真實記錄，學生在繼續升學、就業、參軍、出國等方面依據學籍檔案向對方展示并證明自己的學歷與實力，而學校、企事業單位以及社會也是依據學籍檔案來評價學生的能力與素質；學籍檔案不僅關系學生現在，還關系學生走向社會后，在職務晉升、職稱評定、社保辦理等方面繼續保障其合法權益，作為民生檔案的一分子，學籍檔案管理要真正以人為本，貫徹著終身為民服務理念。

2.2 學籍檔案關系到學校發展，客觀反映了學校水準。學籍檔案直觀地反映出學校的教育體量。學校的發展首先體現在學籍檔案體量擴大，體量的壯大反映學校生源規模以及學校的發展，而背后則是學校辦學力量的提高以及社會影響力的擴大。

學籍檔案反映學校的教育質量。教育的目的是培養人才，作為紀錄人才培養過程的學籍檔案，直接展示學校人才培養的質量，高職院校的特色就是職業教育和特色專業建設，學籍檔案可清晰發現優勢專業的發展歷程，學籍檔案也因此成為學校開展各項工作的依據之一，為學校的辦學評估、教學規劃、教學質量評價等提供參考，有效地提升高職院校的管理能力與水平。

2.3 學籍檔案內容內涵豐富，具有積極的社會意義。高職院校每一次改革，都會反映在學籍檔案上，透過學籍檔案，可以看到時代變革以及區域經濟改革在教育辦學上的足跡，學籍檔案構成了特定歷史時期的社會記憶。

《高等學校檔案管理辦法》指出要充分挖掘檔案的文化教育功能，高職院校的學籍檔案以其階段性發展而內涵豐富，學籍檔案中具有時代特征的職業教育定位、學科建設、教育管理模式以及生源等，對社會各方面研究具有積極的意義。

3.高職院校學籍檔案發展途徑

學籍檔案管理除日常管理與應用，更著眼于未來的發展與完善，高職院校學籍檔案發展要堅持系統管理觀念，協調檔案工作整體推進，要契合時代發展推進現代科學技術在學籍檔案管理中的應用。

3.1 加強檔案規章制度建設，保障學籍檔案發展。制度是為解決問題、保障工作順利進行而制定的，學籍檔案發展離不開制度保障。學籍檔案制度要與時俱進，首先要體現前瞻性，學校發展有規劃，學籍檔案工作同樣也需規劃，規劃體現了長遠戰略眼光，既保障現在工作順利進行，也讓后續工作具有充分發展彈性；學籍檔案制度要有連續性，學校發展邁上新臺階，招生出現新情況、學生培養方向改變，開設新的專業，這些都會反映在學籍檔案管理，保持檔案制度的連續性很重要；學籍檔案制度還需關注細節，學籍檔案細節關乎檔案的質量，關系其作為原始憑證的價值。

3.2 堅持工作協調機制，保障學籍檔案工作整體推進。學籍檔案當它還處在“材料”階段時就確定是檔案，所以一般認為學籍檔案管理與學校各部門學籍管理是學籍檔案工作的不同層面，學籍管理是學籍檔案管理的前置。

學籍檔案的完整與高質量是學籍檔案的工作目標，學籍檔案形成周期長分屬學校不同部門管理，給學籍檔案管理帶來不確定性。學籍各管理部門缺乏從檔案的角度進行學籍管理，工作隨意性大、隨機性強，而這一階段恰是學籍檔案唯一能進行修正、避免出現錯誤的關鍵時期，檔案管理機構應及時監督與指導，加強各部門工作協調，把問題檔案在入庫前都妥善處理好，保障學籍工作整體推進。

3.3 應用現代技術，推進學籍檔案信息化建設?，F代科學技術已廣泛運用于社會各個方面，2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》特別增加了檔案信息化建設內容，是對當前檔案工作提出的要求，也是檔案工作今后的發展方向。

學籍檔案，首先做好存量學籍檔案數字化工作，已存檔案最大的問題是保護，這些檔案歷史越久遠狀況越差，數字化可有效避免學籍檔案因各種原因而加速的老化和損壞，對保持檔案的原始性相當有利；其次，實現增量學籍檔案電子化，2014年《高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法》中，規定了學生入學和畢業兩個環節向教育主管部門在線注冊與備案，學生以及用人單位得以在國家教育網站實時利用?，F階段高職院校學籍檔案管理大多采用雙套制，紙質檔案和電子檔案并行，紙質檔案還是當前主要利用手段，這一方面是由于電子檔案利用多受外界使用環境限制，另一方面紙質檔案直觀性優勢還是非常突出，隨著電子檔案各項使用局限性的突破，電子檔案的優勢也必會顯現出來。

4.學生學籍檔案管理缺乏信息化管理

近年，信息化技術發展迅速，各行各業與信息化的融合也越來越密切，高職院校學生學籍檔案管理對于信息化技術的融合也迫在眉睫。目前大部分高職院校的學生學籍檔案管理工作仍然停留在傳統的手工管理階段，檔案管理人員仍舊是通過人工將檔案進行審核、分類、整理、歸檔及上報和調取。工作人員每天面對海量數據，根本無法做到有效利用和管理，更無法滿足高職院校日益擴大的生源規模和社會效益。因此，引入信息化手段和方法，利用計算機和軟件將繁雜而重復性強的工作轉為清晰、系統的條理性工作，可以大大增強檔案管理人員的工作積極性和工作效率，從而真正發揮學生學籍檔案的巨大潛力，讓檔案為學生服務，并開辟一條學生和企業之間相互了解和溝通的新途徑，改變此前導致的副作用，逐步形成一整套符合本校環境和實際現狀的學生學籍檔案信息化管理系統。

針對目前高職院校學籍檔案管理工作中存在的問題，筆者認為應從以下幾個方面進行相應的優化和提升。

4.1 強化學籍檔案作用，優化檔案管理規范。提升高職院校學生學籍檔案管理現狀的首要任務就是要給學生和管理人員強調學籍檔案的重要作用，它是學生在校情況的真實記錄和備查資料，一定要讓學生認識到學籍檔案的重要性和嚴肅性，確保學生檔案資料錄入填寫的真實性和可靠性。其次必須改變檔案管理人員的認識偏差，必須消除檔案管理工作是一份清閑職位的錯誤思想，從根源上樹立檔案管理工作的崇高性和責任性。

同時，高職院校的領導管理層要對學生的學籍檔案進行重點監督和指導，不斷從頂層優化檔案管理的思路和方法，不斷投入人力和物力，要給檔案管理工作配齊人手也要配足經費，不斷地加強檔案管理人員的學習、培訓，切實提高檔案管理人員的工作能力和業務水平。加強學習和交流，從兄弟高職院校借鑒經驗、取長補短，加強檔案管理制度和法規的學習和考核，樹立典型的工作標桿，對在工作中馬虎滯后、漫不經心的人員進行相應制度的處罰和教導。最終形成一套適合本校的學生學籍檔案管理規范，只有從學校和學生兩方面同時入手，才能推進學生學籍檔案管理工作有效發展。

4.2 引入先進管理系統，加快學籍檔案管理信息化建設。學籍檔案管理的信息化建設是推動工作效率提升、優化管理環節的一項重要手段。高職院校應首先組織專業的技術人員將現有的紙質檔案進行電子化存檔。在電子化存檔的過程中一定要選派踏實認真的具有檔案管理經驗的專人進行，一方面要保證學生學籍檔案的保密性，另一方面要確保在電子化存檔過程中有條不紊，完整準確地將現有紙質檔案進行電子化存檔。目前，高職院校從事學生學籍檔案管理工作的教師大部分年齡偏大，對計算機操作系統較為陌生，對信息化手段掌握不是非常熟練，因此要不斷開展信息技術的培訓和講座，提高檔案管理人員信息化操作的業務水平，為科學系統的進行信息化建設提供人才保障。發揮學籍檔案管理人員的豐富經驗，力求通過培訓和學習，使其成為一支能夠熟練掌握學籍檔案管理信息化系統的人才隊伍，同時不斷進行人才的引進，吸納一批具有專業能力和經驗的檔案管理人員，鼓勵在職人員進行進修和培訓，確保學籍檔案管理工作的信息化建設有效推進。

高職院校檔案信息化建設還需思考利用現有辦公條件打造檔案協同管理平臺，學校現代化辦公系統越來越多，涉及學籍管理的系統更多，這些工作系統大都自成體系，運用現代技術將工作系統與檔案管理系統整合到同一工作平臺，必將帶來檔案管理質量與效率的提升。