辦公室秘書公文寫作方法探析

文/西藏職業技術學院 張舒

在職業院校中，公文屬于一種十分常用的文體。立足于廣義的角度進行分析，公文指的是全部公務文書，只要是對公務活動內容進行反映的，可以在公務活動之中展現出一定作用的書面材料，均能夠融入公文概念中。而就狹義方面而言，公文是指《黨政機關公文處理工作條例》中提到的十五種公文。此類公文就內容而言，屬于專門為處理公務活動而寫作的，存在著較為固定的體式，屬于程式化較高的一種文體。同時，公文屬于傳達與貫徹黨和國家方針政策，聯系與處理公務的工具。所以，擁有良好的公文寫作能力，是職業院校辦公室秘書需要具備的基本素質之一。要想促進公文寫作能力的提升，需要將思維能力、經驗水平以及綜合素質作為立足點，經常性進行練習，掌握好公文寫作規律，如此能達到熟能生巧、妙筆生花的境界。

一、公文寫作的類型以及要求

公文存在著法律效應，通常代表書面命令，和組織機構內部、行政命令等相關，并包含管理工作，需要管理人員采取公文方式，下達管理命令。就廣義角度進行分析，主要涉及不同層級黨政機構、公司階層、事業單位運用的書面通知。結合當前管理狀況而言，管理相關組織時，經常需要撰寫公文。對公文進行創作時，需要結合寫作類型，區別對待，表達支持、反對等觀點。

另外，職業院校辦公室秘書具體寫作公文的過程中，需要嚴格遵循國家政策方針以及學校相關規定。同時在寫作前，需要對國家有關政策進行深入的理解，堅定政治立場。對于公文寫作內容，需確保真實、可靠，確保寫作內容給人一目了然的感受，并條理清晰地對內容進行表述。并且，需要明確標記人物、地點和引序等。在文末，需要將寫作時間精確到年月日。

二、職業院校辦公室秘書公文寫作能力現狀

結合現階段職業院校辦公室秘書公文寫作現狀進行分析，在公文寫作能力方面主要表現為以下三點：

（一）過于重視格式。部分秘書人員在寫作公文的過程中過于重視格式，甚至將其作為寫作根本，立足于表面進行分析，正確掌握公文格式固然重要，但滿足格式要求屬于較為淺層的寫作能力，更需要關注的是公文內容的學習與訓練。

（二）寄望于培訓。部分秘書人員將增強公文寫作能力寄托于培訓活動，但公文寫作最重要的是實踐，想要在短暫的培訓中大幅度提高寫作能力是不現實的，因為寫作能力無法進行直接培訓，需要自身反復進行實踐，才可以逐漸形成與鞏固。

（三）依賴模仿。根據學校以前發文的慣例，進行仿造加工，能夠在一定程度上熟悉公文規范。若單純依賴慣例開展寫作，不對公文有關的規范性進行了解，極易出現不規范的情況。

三、職業院校辦公室秘書公文寫作方法和技巧

（一）明確各類公文的特征和寫作要點。職業院校辦公室秘書需要負責的公文類型較多，并且不同部門、業務等在公文特點與寫作要求方面會存在差異，格式不同的公文在運用范圍上也有差別。所以，創作公文前，需要熟練掌握不同類型公文的特點以及運用范圍，結合具體狀況選擇適宜的格式進行撰寫。就公文種類而言，主要涉及決議、決定、命定（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等，它們性質均不相同，且存在特定適用范圍，秘書需要結合自己以及受文者來選擇相應的公文類型。具體寫作時，需要將國家相關政策作為基礎，確保整體寫作擁有鮮明、堅定、正確的政治立場，并保證內容的真實性、可靠性，對工作狀況進行準確反映。公文中涉及的人物、位置以及數據等，均需要真實，并在公文末尾寫明寫作時間，精確到年月日。另外，結合相關規格對公文進行寫作，并且過于重視公文的格式，這樣會使得公文寫作出現僵化的情況，導致文章內容拘泥于形式之中，不具備實用價值。

（二）積極搜集資料，善于參考借用。公文在寫作的過程中，在時限性方面的要求極高，因此為了能夠在規定時間內創作出良好的公文內容，職業院校辦公室秘書需要在日常工作中不斷積累各類資料，進而夯實公文寫作的基礎。在公文應急寫作的過程中，若平時未積累寫作資料，那么就會出現無從下筆的情況。作為公文的主要撰寫人，辦公室秘書需要形成收集各類資料的習慣，以備不時之需，例如遇到和公文寫作相關的事情與問題時，要留心觀察并記錄，保存好已經收集到的資料，做好分類整理，進而建立起一個小型資料庫，久而久之，能夠對公文寫作提供極大的幫助。做好平時積累只是為公文寫作打好基礎，使其有所保障，而在公文寫作時，還需要進行即時搜集，從而促使公文快速完成。

（三）明確行文目的，確立公文主旨。公文寫作屬于應工作需要，并解決實際問題而制發的，因此寫作擁有明確的目的性，這也是公文寫作的主要動力所在。因為目的性的存在，讓其能夠自然形成公文主旨，并制約寫作的各個方面。對此，明確公文寫作的目標以及主旨，再去下筆行文，就會容易許多，若倉促成文就會在目的與主旨不明確的前提下，出現無從下筆的情況。對公文寫作主旨進行明確的過程中，和領導意圖之間存在著緊密的聯系。一般情況下，公文屬于在領導授意的情況下進行寫作的，職業院校辦公室秘書需要將領導意圖作為寫作的基礎，所以領導在講話的過程中，要認真進行傾聽，做好記錄，并理解和分析領導講話的重點，根據具體狀況和需求，圍繞這項工作及中心工作、全局工作的相互聯系，做到心中有數，將領導意圖與實際工作相結合，從而確定行文的主旨。有效保證主旨的針對性和實用性。

（四）提前構建寫作框架，理清文章脈絡。要想流暢自然地對公文進行撰寫，職業院校辦公室秘書需要在腦海中對基本寫作框架進行提前構建，以便于在明確公文類型、主旨之后，理清公文的寫作脈絡。每種類型的公文均屬于結合相似、固定的思路進行寫作的，所以結合這些規定的寫作思路，建立與之相應的寫作框架，方可便捷、高效地開展公文寫作活動。以告知類公文為例，其寫作思路通常為“是什么—為什么—怎么做”，即在具體寫作的過程中，需要先對寫作對象進行明確，然后闡述其存在的相關問題，再分析引起問題的原因，最后提出針對性的解決方式。總結報告類公文思路為“工作成效—存在的具體問題—解決的具體措施”，即先對本階段工作績效進行總結，并匯報業績，然后對當前存在的問題進行分析，結合問題制定相應的解決方式，最后再進行工作部署。由此可見，不同公文的寫作在思路方面均不相同，職業院校辦公室秘書需要結合公文寫作類型，在寫作前將思路理清，確保文章能夠按時高效地完成。

（五）靈活運用公文慣用語。要想完成一篇質量高的公文，需要在寫作中對公文慣用語進行靈活運用，進而需要辦公室秘書擁有良好的語言表達能力，但公文寫作與創作文章在本質上存在著差別，公文寫作時間較短，需要準確進行表述。并且，秘書在具體寫作時，無法對某些語句進行長時間的斟酌，應做到下筆成章，因此對秘書公文寫作能力有著較高的要求，日常寫作積累屬于必不可少的，這樣才可以確保秘書在寫作時可以正確使用公文慣用語。就公文慣用語而言，其屬于具有模式化特點的語言表達方式，出現在其他問題中，會顯得十分突兀，而在公文寫作中，其屬于不可替代的內容之一。就公文的主旨、寫作目的、思路和結構模式等相關因素而言，公文寫作中的慣用語，除了能夠簡單明了地對公文意思進行表達之外，還能夠降低秘書寫作公文的難度，增添公文的簡潔性和莊重性。比如，在寫作公文的過程中，運用“敬請批復”“來函收悉”等相關慣用語，盡管其屬于文言詞句，但在我國公文中十分常見，除了讓公文寫作與我國語言進行深度融合之外，還對公文寫作的語言表達進行了簡化，如對其予以變動，就會出現詞不達意的情況。以“特此函復”公文慣用語為例，若通過其他語言進行代替，就難以通過簡潔的語言將其含義表述出來，以上多種情況充分顯示了公文慣用語的特色和優勢。

四、結語

綜上所述，在社會迅速發展的背景下，公文寫作在實踐工作中發揮著關鍵作用，公文寫作過程需要實現主題的職能性、表達的簡潔性、材料的真實性、結構的邏輯性、格式的規范性等，因此研究其寫作技巧與方法，意義重大。就公文寫作技巧與方法而言，是在長期實踐中不斷總結與歸納出來的，并非憑空想象，其除了存在規律性之外，還擁有規則性。對職業院校辦公室秘書進行適度的指導，使其寫作能力得以提高，有利于更好地完成公文的寫作要求。