對高校二級學院教學檔案管理的思考

文/山東理工大學圖書館 王來東

高校的教學檔案管理與高校教學管理工作密切相關，教學檔案管理是教學管理的一部分，既客觀反映教學管理水平和教學質量，也是加強教學管理、提高學校辦學質量和水平的重要信息依據。

一、對教學檔案的認識

教學檔案，是教學單位以及教師在教學實施過程中形成的材料，這些材料對以后的教學具有一定參考價值，可以為以后的教學和管理提供準確的數據，掌握一定的經驗教訓，不管是教師的備課記錄，試卷分析，教學研討記錄，甚至是課堂觀摩錄像、評估方案等。我國《高等學校檔案實體分類法》對教學檔案的歸檔有明確規定，其主要內容幾乎覆蓋了學生自入學到畢業的整個過程，從新生入學的招生開始，學籍的歸檔，每一學期的教學計劃及實施，選用的教材情況，選派的教師及職稱結構，學期末的考試考查，成績及卷面分析，不同專業配套的實驗室建設，學生的實踐活動。畢業生就業實習環節中，就業率，就業方向，考研情況等。具體地說，主要包括：學校的上級主管部門，或者本校內的教學主管職能部門下達的相關文件和教學管理各項規章制度；各專業的教學計劃，培養目標；每學年工作計劃，教學檢查和總結及各科目分析統計報表；各科教學計劃，課程進度進程、課程表、代表性教案、實習資料、教學督查質量報告和師生座談報告，甚至社會反饋情況、學生校外實習活動記錄等。考試環節形成的一系列材料：成績分布，試卷分析，論文環節形成的論文的題目、論文等級及優秀論文與優秀實習報告等各種文件材料都是重要的檔案資料。除此之外，教學檔案還應包括：教師個人業務檔案，比如教師授課的班級情況（人數、專業、學時）、名師授課情況、該門課程的教學計劃、授課計劃、教研活動總結、試卷批閱、試卷分析、學期總結、實習報告等（實際工作中，學生檔案材料一般歸口學生科，學生的學籍檔案一般單獨整理）這些資料作為檔案材料，見證了一所高校的發展歷史，是學校綜合實力的有力佐證。近幾年教育部實施了本科教學評估，這些檔案為教學評估提供了重要的信息和憑證。因此，完整地收集整理所有教學過程中形成的教學檔案材料，受到各級教學單位的高度重視，成為迎接上級主管部門檢查和總結經驗的重要依據。

二、目前教學檔案管理存在的問題

（一）檔案意識淡薄，重視程度不夠。從學校到學院，乃至每位任課教師，對教學過程中形成的檔案材料意識淡薄，歸檔意識不明確，沒有認識到資料存在的價值。大部分教師認為，只要備好課，上好課，老師的職責就完成了，發生的相關資料歸不歸檔似乎與自己無關，一門課結束，沒有留下任何有價值的文字資料，等到評估來臨，所有的材料需要重新整理，編排，也失去了材料的真實性，價值自然也就大打折扣。甚至對于相關部門科室催要相關的資料歸檔，多數教師的表現并不積極，對檔案的歷史價值缺乏長遠認識。在材料的搜集整理過程中，也無法保證材料的完整性和真實性，忽視了檔案管理工作。再加上宣傳力度不夠，致使教學檔案管理工作遠遠不能滿足需要。

（二）教學檔案管理制度不完善，無專職檔案管理員。高等學校教學檔案應該是完整記錄學院的整個教學過程，但有些高校恰恰忽視了這一過程管理，沒有認真收集保管這一過程中形成的原始材料，領導不重視，也沒有專人進行監督，再加上沒有健全的制度約束，對資料收集不完整，保管不嚴格，也未及時分類整理，導致最后留存下來的檔案殘缺不全，借出的檔案也多是有借無回。學院人手緊張，大多不設專職的檔案管理員，大部分是由教務員兼職，教務員本身工作繁雜，哪有精力做好檔案工作?，F在的情況是，教務員身兼數職：教學秘書、研究生秘書、科研秘書。僅僅應付常規性教學工作的開展已經相當困難，哪還有精力進行檔案整理？更沒有精力系統學習檔案管理業務，不具備檔案管理的專業知識和業務素質，發生以上情況在所難免。

（三）檔案管理硬件設施欠缺，利用效率偏低，應用價值得不到應有體現?，F有的檔案管理，大部分停留在傳統模式，紙質檔案、檔案柜保存的狀態，收集的檔案不及時不完整，整理不規范，檔案的數字化水平較低，人工查閱、手工檢索，在目錄索引的編制手段上，很少采用計算機管理的先進手段，不利于檔案的收集管理，更不利于今后檔案的查閱利用。所以，不按照規范的檔案管理要求進行立卷歸檔，查找起來繁瑣費時。導致檔案的利用率不高，更談不上檔案的價值體現了。

三、高校教學檔案管理的趨勢與對策

高校教學評估制度化對教學檔案的管理提出新的要求，引起了各級領導的高度重視，不論在資金還是人力方面都開始加大了對教學檔案管理的投入，作為教學檔案的具體主管教學管理科，應抓住機遇，積極完善本單位的教學檔案管理體系，努力提高教學檔案的管理水平。

（一）加強領導，提高認識。教學檔案管理作為教學管理活動的重要環節，認真組織好、利用好教學檔案，反過來對教學方法改進和教學手段的創新，從而提高教學質量有很大幫助。首先，學院領導對教學檔案工作的認識應提高到一定高度，加大在教學檔案管理方面的人力財力投入，確保硬件建設到位。其次，要強化意識，增強廣大教職員工的檔案收集歸檔責任感，充分認識教學檔案在教學過程、教學研究、教學管理中的重要性，自覺養成教學檔案的存檔歸檔意識，做到人人有意識，件件有著落。抓好關鍵點節點工作：一是開學之初，對計劃性、指令性的文件、計劃等，做到及時收集整理存檔；二是期中檢查階段，對督導專家的聽課記錄、點評等做到及時歸檔；三是學期末，對形成的試卷、成績單、試卷分析等總結性的資料及時歸檔。確保檔案的完整性、真實性，并逐步形成教學檔案的規范化、常態化。

（二）健全教學檔案管理制度，明確分級責任制。建立健全必要的機構和教學檔案相關制度，使相關人員職責明確，按照相關檔案的內容、應規范保存時限，明確學院分管教學副院長是教學檔案管理一級責任人，教學科長是二級責任人，教學秘書具體執行，相當于教學檔案的管理員，各教研室主任、系主任是教學檔案的具體收集者，把教學檔案的管理和建設納入各級領導目標責任管理之中。在可能的條件下配備專職管理人員，按照《高等學校檔案部門業務建設規范》和《中華人民共和國檔案法》，嚴格規范歸檔流程，建立搜集、檢查、歸檔、保管、移交、借閱等規章制度，使檔案管理規范化、制度化。

（三）提高教學檔案管理者的基本素質。人的素質決定了工作態度。教學檔案管理人員的自身素質直接影響教學檔案管理的好壞，提高檔案人員素質有利于更好地發揮其主觀能動性，更加有利于教學檔案信息資源的作用最大化發揮。二級學院教學檔案管理人員，專業訓練的機會很少，檔案管理人員要有一定政治素質、職業道德和紀律觀念，責任心要強，要有為教學工作服務的奉獻精神。要加強檔案專業知識培訓，通過學習有關法律法規，比如《高等學校檔案實體分類法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》，首先從思想上提高他們的檔案意識，從而提高他們對檔案工作的自覺性。要經常性聘請檔案管理專家，比如學校檔案館專門管理人員來對學院檔案兼職人員進行培訓，使他們能及時學到檔案管理專業知識，不斷增強業務技能。還要學會運用計算機管理檔案，這樣既能提高工作效率，又能通過對圖像聲音等資料的歸檔管理，促進檔案的內容更加充實，這是新形勢下檔案管理工作的基本要求，也是新時期檔案管理工作者的必備技能，為日后的查檔工作提供了便捷的途徑。教學管理人員工作繁重，檔案業務多數為兼職工作，為更好提高他們的檔案工作積極性，在津貼方面有應所體現，也算是對檔案人員的物質獎勵。

（四）加快實現教學檔案管理的數字化、信息化步伐。在教學檔案管理的硬件建設方面，學校應加強學院檔案部門的基礎設施投入，增設相應的先進設施。不斷改進管理方法，積極采用現代化的管理手段，充分利用學校的網絡信息技術優勢，積極開發教學檔案管理的信息系統，全面數字化處理教學檔案，以數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器上，用數字化方式記錄所有教學檔案信息。充分利用校園網，在辦公自動化系統中融合檔案管理系統，實現檔案信息資源存儲的數字化、傳遞的網絡化、管理的自動化、服務的遠程化，最大限度提高教學檔案管理利用的效率和質量。

隨著高等教育事業的發展，管理水平不斷完善，高校教學檔案工作越來越凸顯了其重要性，做好教學檔案工作，是新時期教育改革和創新的需要，以教學評估促進教學檔案的建設，實現教學評估和教學檔案管理工作的相互促進，共同推動教學管理和教學質量全面提高。