新時(shí)期信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

文/劉雪梅

農(nóng)業(yè)檔案管理對(duì)促進(jìn)農(nóng)業(yè)健康發(fā)展有著重要的作用，實(shí)現(xiàn)信息化農(nóng)業(yè)檔案管理是每一位農(nóng)業(yè)檔案管理工作者的職責(zé)所在。在當(dāng)前“藏糧于地、藏糧于技”的戰(zhàn)略背景下，推動(dòng)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案科學(xué)、合理、有效地保存、使用以及交流，是農(nóng)業(yè)科技的研發(fā)、推廣與使用不可或缺的組成部分[1]。農(nóng)業(yè)信息化檔案管理必將是未來發(fā)展的趨勢(shì)，是農(nóng)業(yè)發(fā)展的必然選擇。

一、農(nóng)業(yè)檔案管理的概念

農(nóng)業(yè)檔案是檔案的重要組成部分，具有完整性、獨(dú)立性的特點(diǎn)，主要是記錄在農(nóng)業(yè)發(fā)展過程中的相關(guān)信息，主要包括農(nóng)業(yè)的生產(chǎn)、發(fā)展，消費(fèi)以及交換環(huán)節(jié)，還包括農(nóng)業(yè)管理制度、體制的變化、農(nóng)業(yè)信息的收集、整理、查閱以及安全問題。在農(nóng)業(yè)檔案中還會(huì)涉及人事檔案、行政管理檔案、市場(chǎng)化建設(shè)檔案等[2]。

農(nóng)業(yè)檔案信息化發(fā)展主要是通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及區(qū)域鏈技術(shù)進(jìn)行管理，不受時(shí)間、空間、地區(qū)的限制。電子版的檔案上傳快、下載方便、更新及時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享與共用，保證了工作模式的規(guī)范化與高效率。

二、信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中的重要意義

（一）有利于保護(hù)農(nóng)業(yè)檔案的完整性

一些年代久遠(yuǎn)的珍貴紙質(zhì)檔案會(huì)逐漸破損，伴隨著信息化的發(fā)展，歷史悠久的珍貴檔案可以通過機(jī)器掃描獲得掃描件，改變了傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式，從而減少了紙質(zhì)資料被翻閱破損的情況發(fā)生。通過電子版農(nóng)業(yè)檔案查閱資料，還減少了文檔丟失、損壞的可能。

（二）有利于準(zhǔn)確對(duì)農(nóng)業(yè)檔案分類

通過計(jì)算機(jī)將各類文檔分開儲(chǔ)存，并自動(dòng)進(jìn)行分類與整理，避免了人為分類產(chǎn)生的誤差，有效降低了檔案管理人員的工作量，能夠有效保障存放的準(zhǔn)確度，對(duì)是否丟失檔案有著及時(shí)的反饋，能高質(zhì)量推動(dòng)組織管理工作[3]。

（三）有利于提高農(nóng)業(yè)檔案的利用效率

信息化農(nóng)業(yè)檔案管理，使人們可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)查閱到相關(guān)農(nóng)業(yè)檔案資料，并在電子版本上查閱、復(fù)制，有效解決了農(nóng)業(yè)查找檔案困難的問題，提高了農(nóng)業(yè)檔案的有效利用率。

三、信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理應(yīng)用中存在的問題

（一）農(nóng)業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄

在農(nóng)業(yè)檔案管理的過程中，部分科研人員對(duì)自己的科研成果、調(diào)查數(shù)據(jù)等不愿公開，設(shè)置為保密等級(jí)，檔案出現(xiàn)無法持續(xù)更新的狀態(tài)。受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，部分管理人員依然存在“重管理、重安全、輕開發(fā)、輕利用”的工作現(xiàn)象，對(duì)檔案信息只做簡(jiǎn)單的收集工作，便于存取，工作的技術(shù)含量低，對(duì)應(yīng)用信息技術(shù)處理農(nóng)業(yè)檔案管理工作的態(tài)度表現(xiàn)出不反對(duì)也不支持[4]。除此以外，少數(shù)管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，無法將精力放在處理檔案工作中。這些問題對(duì)提升農(nóng)業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了阻礙。

（二）檔案資源開發(fā)不充分

因?yàn)樾畔⒒脚_(tái)建設(shè)還處于初級(jí)階段，資源在傳遞與開發(fā)過程中，無法保持同步更新和存在重復(fù)研究的情況，導(dǎo)致了嚴(yán)重的信息不對(duì)稱。科研項(xiàng)目建立時(shí)，部分國家、省級(jí)農(nóng)業(yè)單位主要采用在線申報(bào)、審核、進(jìn)度匯報(bào)、提交成果的程序，而信息同步傳遞具有較大的滯后性，電子文檔的真實(shí)性以及完整性無法得到保障。檔案管理工作人員無法在第一時(shí)間對(duì)資源進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案資源開發(fā)無法實(shí)現(xiàn)最大化。

（三）檔案管理制度不夠完善

農(nóng)業(yè)檔案管理制度執(zhí)行不到位，管理工作中，檔案管理人員具有較強(qiáng)的隨意性，沒有嚴(yán)格實(shí)施具體的檔案管理制度，經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)，檔案信息完整性不夠，農(nóng)業(yè)檔案出現(xiàn)丟失的問題。除此以外，部分領(lǐng)導(dǎo)在制定管理制度時(shí)不愿結(jié)合實(shí)際情況，深入思考，以“一刀切”的方式做檔案管理工作，給檔案的查閱、使用以及維護(hù)帶來許多困難，降低了檔案管理的效率，阻礙了檔案管理朝著信息化方向的發(fā)展[5]。

（四）檔案管理信息化建設(shè)不夠

目前，我國管理部門信息化建設(shè)較為薄弱，信息系統(tǒng)的功能模塊不完善，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、機(jī)密信息的保護(hù)建設(shè)還有待提高。當(dāng)前隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，許多年輕人都喜愛在互聯(lián)網(wǎng)中尋找相關(guān)的農(nóng)業(yè)信息，對(duì)農(nóng)業(yè)檔案管理的期望值不高，興趣不強(qiáng)。這是因?yàn)楫?dāng)前檔案管理信息硬件水平和軟件水平提升速度慢，存在著許多需要完善的地方。

（五）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

新時(shí)代下，推動(dòng)信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，要求管理人員必須要能夠熟練處理數(shù)據(jù)，對(duì)相關(guān)信息的查詢了如指掌。但當(dāng)前檔案管理人員的總體數(shù)量普遍不足、質(zhì)量不高、缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的運(yùn)用能力、檔案管理工作質(zhì)量提升慢、工作效率不高等問題，這對(duì)推進(jìn)檔案管理工作信息化帶來了一定程度的制約。

四、完善農(nóng)業(yè)檔案信息化管理的策略

（一）加強(qiáng)信息化檔案管理意識(shí)

基礎(chǔ)組織要注重培養(yǎng)基礎(chǔ)干部主動(dòng)認(rèn)識(shí)信息化，單位領(lǐng)導(dǎo)、科研人員以及檔案的管理人員要充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用，檔案部門要加強(qiáng)信息化開發(fā)理念以及信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，對(duì)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化工作目標(biāo)進(jìn)行細(xì)致劃分；加大經(jīng)費(fèi)支持，以加快檔案管理工作信息化。檔案管理人員要始終保持高度的責(zé)任感與職業(yè)道德，樹立良好的服務(wù)意識(shí)，明確工作職責(zé)；科研人員要及時(shí)反饋研究成果，協(xié)助農(nóng)業(yè)檔案的更新。

（二）大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)

首先，要打造具有一定規(guī)模的服務(wù)器集群，充分利用好存儲(chǔ)效率高，存儲(chǔ)量大的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)一個(gè)功能完善的網(wǎng)絡(luò)。其次，對(duì)硬件系統(tǒng)，要定期進(jìn)行維護(hù)與更新，定期排查監(jiān)測(cè)系統(tǒng)的運(yùn)行情況，定期排查，避免發(fā)生故障的危險(xiǎn)。如掃描與打印設(shè)備、存儲(chǔ)系統(tǒng)，及時(shí)更新能夠確保電子信息數(shù)據(jù)在保存以及傳輸過程中的安全性與穩(wěn)定性。此外，對(duì)軟件程序建設(shè)方面要不斷與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)以及具體的農(nóng)業(yè)檔案開發(fā)需求，不斷完善軟件的各種功能，建立相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，建立健全檔案信息化。

（三）強(qiáng)化檔案信息管理制度

檔案部門要完善日常的管理制度，建立健全管理機(jī)制；將工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都可直接追究到個(gè)人。在農(nóng)業(yè)檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用中，相關(guān)的管理部門要在符合“放管服”改革的要求下，建立詳細(xì)的規(guī)章制度，明確自身的管理職責(zé)、管理的任務(wù)分布、監(jiān)督的責(zé)任，制定出具有可操作性、適應(yīng)性強(qiáng)的獎(jiǎng)懲制度，提高檔案管理的效率。

（四）全面提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案管理人員對(duì)檔案工作與信息技術(shù)的結(jié)合起著重要的引領(lǐng)作用。首先，充分利用聘用體系，提高農(nóng)業(yè)檔案管理人員的工資待遇，要不斷選拔、培養(yǎng)、引入專業(yè)素質(zhì)過硬、德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人才。其次，要加大對(duì)農(nóng)業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，開展多種形式的專業(yè)培訓(xùn)，提高農(nóng)業(yè)檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)水平的應(yīng)用，提供多種外出學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)多種管理辦法與管理技術(shù)。

（五）加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)安全防護(hù)

在利用信息化技術(shù)進(jìn)行農(nóng)業(yè)檔案管理時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全是推進(jìn)信息化農(nóng)業(yè)檔案管理的關(guān)鍵。檔案部門要根據(jù)信息保護(hù)等級(jí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的具體情況，對(duì)農(nóng)業(yè)檔案資源進(jìn)行規(guī)范化處理、多渠道、多層次地開發(fā)農(nóng)業(yè)檔案信息，保障好信息的安全存儲(chǔ)與查閱。在確保檔案保密原則的前提下，上傳能夠開放的農(nóng)業(yè)檔案信息，為用戶提供所需要的農(nóng)業(yè)檔案信息，實(shí)現(xiàn)高效率的管理工作。

（六）提高農(nóng)業(yè)檔案管理的服務(wù)水平

檔案管理人員要樹立積極的檔案推廣服務(wù)觀念，深入分析用戶的需求，建立檔案信息反饋機(jī)制，與用戶有效互動(dòng)。檔案管理人員要根據(jù)檔案對(duì)于農(nóng)業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的需求，對(duì)檔案及時(shí)做出更新，不斷豐富農(nóng)業(yè)檔案內(nèi)容，優(yōu)化當(dāng)前檔案管理工作，提高服務(wù)水平。

五、結(jié)語

農(nóng)業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作。隨著新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)人們的影響越來越大，促使農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要提升到一個(gè)新的水平。廣大農(nóng)業(yè)檔案管理工作者應(yīng)該不斷適應(yīng)時(shí)代潮流，提高對(duì)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的重視程度，促進(jìn)信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，通過深度加工電子檔案，加強(qiáng)檔案信息化的平臺(tái)建設(shè)、加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)安全防護(hù)，提高農(nóng)業(yè)檔案管理的服務(wù)水平等策略，致力于信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理，推動(dòng)農(nóng)業(yè)檔案管理改革工作高質(zhì)量發(fā)展，為農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化發(fā)展助力。