人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略

文/中國葛洲壩集團文旅發展有限公司 柳芳

進入21世紀，“互聯網+”已經成為一種新的經濟形態，大數據、物聯網等組成的網絡技術平臺，對我們的工作、生活和學習，產生了深刻的改變和影響。在“互聯網+”時代大背景下，企事業單位人事檔案管理工作，面臨著新的發展機遇和新的挑戰。本文主要研究人事檔案管理信息化建設的必要性，探討人事檔案管理信息化存在的問題，分析信息化建設策略，為各部門在人事檔案管理信息化建設方面提供 參考。

一、人事檔案管理信息化建設的必要性

改革開放以來，伴隨著我國國民經濟的發展，社會上工作崗位越來越多，社會就業率越來越高，且人員流動性越來越大。因此，在人事檔案管理方面，無論是事業單位還是企業單位，都面臨著很多挑戰，如何做好人事檔案的管理工作，成為新時期企事業單位人事管理的重要內容。企事業單位之所以對人事檔案管理如此重視，是因為人事檔案管理具有重大作用。其作用主要體現在兩大方面：首先，對于用人單位來講，人事檔案是用人單位了解人才的最基本信息，也是人才進行自我展現的重要途徑，通過人事檔案可以對個人的品德、思想、專業、工作經驗和工作能力有全面的了解，是企事業單位篩選人才的重要手段。其次，人事檔案可以對人才進行保護，具有一定的真實性和可靠性，無論是出國、就業、考試或者退休等，人事檔案具有其他檔案所不具有的優勢，可對人才信息進行科學和有效的 保護。

進入21世紀后，我國各行各業信息化建設越來越迅速，“互聯網+”時代背景下，人事檔案管理面臨著重大的機遇和考驗。企事業單位在現代化建設中明確指出：各企事業單位要加緊落實全國網絡安全和信息化建設工作內容，加強和深化人事檔案管理信息化改革，全面落實人事檔案管理信息化建設進程。具體來講，人事檔案管理信息化建設，要改變紙質檔案為電子檔案，要完成人事檔案管理信息系統設計，要加強人事檔案管理數字化處理。通過這一系列的改革措施，提高人事檔案管理信息化進程，提高人事檔案管理質量和 效率。

二、現代人事檔案管理中存在的問題

（一）漠視檔案管理工作，思想上不重視。對于企事業單位來講，人事部門更多的精力和時間，重點在處理人才招聘、人才選拔、人才培訓等具體的工作上，而對于檔案管理則不太重視，個別單位僅僅是把人事檔案管理當作是年度檔案保管，從思維意識上，沒有把人事檔案管理列為工作的重點，認為人事檔案管理是一件沒有任何技術含量的常規性事務。正因為如此，人事檔案管理相關部門和人員，認為人事檔案管理工作沒有那么重要，認為企事業單位人事檔案管理，只需要做到不泄密、不遺漏、可查檔即可。

（二）人事檔案管理人員不專業，檔案內容質量低。人事檔案管理工作與其他工作不同，更多的是單調和乏味的連續性工作，看起來很輕松，實則工作內容極為細致和專業。因此，企事業單位對于人事檔案管理人才的要求越來越高。但是，在實際的人事檔案管理工作中，由于檔案管理人員整體素質不高、專業性不足，缺乏對人事檔案管理的全面知識儲備，使得實際的管理工作混亂不堪。甚至在一些企事業單位中，很多人事檔案管理人員往往身兼多職，比如監察、科技等，使得人員在人事檔案管理工作上的時間和精力方面超負荷運轉，無法做好人事檔案管理及相關 工作。

（三）檔案管理手段落后，信息化開發力度不足。很多人事檔案管理人員，因為不具備專業的人事檔案管理技能，不具備專業的人事檔案管理知識，未參加過人事檔案管理相關培訓，導致在實際的人事檔案管理過程中，無論是管理手段還是管理模式，都是比較落后的。甚至有些企事業單位，人事檔案管理設備落后，人事檔案管理基本保管措施不到位，比如防火和防潮等，人事檔案管理還停留在七八十年代的水平上。另外，企事業單位在人事檔案信息開發工作中極為被動，人事檔案管理工作人員沒有主動意識，只有當人們需要使用時才會查詢，而且也是一些最基本、最簡單的信息，比如黨團信息、個人簡歷等，而對于通過人事檔案發掘人才、選拔人才方面的全面性、時效性、深度分析等作用不是很明顯。

（四）人事檔案通用性差，安全風險系數高。新時期“互聯網+”的時代背景下，人事檔案信息已經呈現出多元化、數量化的發展趨勢，工作人員可以隨心所欲進行檔案類型、檔案儲存等檢索工作。但是，企事業單位由于在制度設定、人員管理以及檔案使用規范化等方面存在缺陷，往往會出現檔案信息外流、信息失真、信息系統癱瘓以及信息丟失等問題。由于人事檔案通用性差，雖然事業單位各個部門都有自己的檔案管理體系，但是通用性差所導致的安全風險系數高問題依然 嚴重。

三、人事檔案管理信息化建設策略

（一）加大資金投入，引進先進信息化設備。做好人事檔案管理信息化建設，最基礎的工作就是加大資金投入，引進先進信息化設備，提高信息化管理水平。因此，作為人事檔案管理部門，要通過各種途徑進行資金的整合和籌集。籌集完資金后，企事業單位人事檔案管理部門，要加強信息化辦公場地建設，安裝專業的信息技術設備，同時通過各種途徑，營造良好的信息化工作環境。除此以外，購入人事檔案管理信息設備后，要安排人員定期進行信息化系統更新，保持信息化系統的順暢，同時做好人事檔案的信息備份，定期做好人事檔案管理信息系統的優化與升級，從而建立起完善的人事檔案信息管理系統。

（二）將人事檔案信息資源數據化。與傳統的人事檔案管理工作不同，傳統的人事檔案管理工作主要是依靠紙質材料進行記錄，而人事檔案管理信息化系統，則是通過電子化、信息化、數據化系統進行檔案管理。人事檔案管理信息化建設，需要保持人事信息的完整，利用計算機技術進行信息錄入，通過對大量文字的格式轉換，變換成數據進行儲存，從而最終實現人事檔案管理的數據化與信息化，為人事檔案管理的信息化建設打下堅實的基礎。

（三）提升信息化檔案管理系統水平。信息化檔案管理系統，是人事檔案管理的承載體，是人事檔案管理信息化的主要支撐。信息化檔案管理系統具有兩大優勢：一個是可以幫助人們迅速找到想要的信息；另一個則是信息不會混亂，而且可以隨心所欲進行信息整合。信息化檔案管理系統，需要把基礎性硬性設備準備好，而且還需要相關的軟件設施的支撐，使得信息化檔案管理系統操作更加簡單。另外，提升信息化檔案管理系統水平，需要把人事檔案進行分類，做好對信息數據的錄入，從而確保可以隨心所欲進行所需信息的存儲、調取、查閱、分析等 工作。

（四）確保所有人事檔案的安全性。在大數據時代背景下，信息的傳播速度是極快的，人們在享受信息共享的同時，還需要注意信息的安全性問題。人事檔案信息一旦泄露，會發生一系列意想不到的事情。舉個例子，對于國家機關工作人員來說，信息的泄露會給國家相關事業帶來危險；如果是戰爭年代，軍人泄露信息會直接決定戰役的勝敗。因此，確保所有人事檔案的安全性，是極為關鍵和重要的。制訂嚴格的人事檔案管理制度，提高工作人員的安全警惕性，遵守工作制度，提高專業化水平，以及做好相關數據更新，從而建立完善的信息安全保障系統。

（五）加大對人事檔案管理人員的培訓力度。人事檔案管理工作可以劃分到服務性工作種類之中，從服務人員的角度來說，人事檔案管理工作人員需要提升自身的專業素質，提高自身的職業素養。畢竟，實際的檔案管理工作，是由人事檔案管理人員進行操作的。因此，作為企事業單位部門，需要加強對人事檔案管理人員的培訓力度，加強對人事檔案管理人員的知識系統性培訓，掌握相關技術技能，提升其綜合能力。另外，不同類型人才之間要經常進行技術層面交流，及時分享信息建設難點及處理難點的方法，從根本上完善人事檔案信息化建設工作。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理信息化建設，是順應新時代下“互聯網+”的客觀要求。面對社會需求、經濟發展、企業管理等多方面的變化要求，各部門應該從人事檔案管理信息化建設理念、目標、機制、方法、能力等多層面、多角度出發，落實人事檔案管理政策和制度，從硬件和軟件這兩個維度，提高人事檔案管理信息化建設水平。