中職學(xué)校學(xué)生檔案管理數(shù)字化研究

文/福建省泉州市農(nóng)業(yè)學(xué)校 施莉莉

作為學(xué)生在校教育期間真實(shí)的反映資料，學(xué)生檔案記錄了學(xué)生個(gè)人最真實(shí)的表現(xiàn)情況，是企事業(yè)單位人事檔案的重要參考內(nèi)容。在中職學(xué)校學(xué)生就業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的前提下，學(xué)生檔案利用效率的提升對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出了更高的要求，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立中職學(xué)校學(xué)生數(shù)字化檔案成了當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、學(xué)生檔案數(shù)字化產(chǎn)生的背景

學(xué)生檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間不同時(shí)期的文字資料記錄，是一個(gè)學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展的最原始記錄資料，它可以真實(shí)地反映學(xué)生在不同學(xué)習(xí)階段的表現(xiàn)情況，是學(xué)生從學(xué)校踏入社會(huì)，用人單位考核學(xué)生的必要資料之一。一般情況下，學(xué)生檔案管理工作主要包含了學(xué)生檔案信息的搜集、整理、鑒定、錄入信息、保管以及編目和檢索等幾部分內(nèi)容，整個(gè)工作內(nèi)容和過(guò)程非常嚴(yán)謹(jǐn)和煩瑣。

近些年來(lái)，隨著中職學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)渠道的拓展，服務(wù)對(duì)象和用人單位的增加大大提高了對(duì)學(xué)生檔案的利用效率。這一形式的轉(zhuǎn)變給中職學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)，由于學(xué)生檔案管理工作信息數(shù)量龐大，需要根據(jù)學(xué)生的情況及時(shí)更新內(nèi)容，僅僅依靠人工管理的模式既不利于規(guī)范化操作，同時(shí)也使檔案管理和使用效率大大降低。

借助現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作有著人工管理無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)和便利性，例如，信息提取迅速、查閱方便、易于管理、安全性高、信息儲(chǔ)存量大等等。信息技術(shù)的快速普及勢(shì)必會(huì)帶領(lǐng)著中職學(xué)校檔案管理工作朝著知識(shí)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及便捷化的方向發(fā)展，這是未來(lái)學(xué)生檔案管理工作的必然趨勢(shì)。基于信息技術(shù)平臺(tái)基礎(chǔ)之上的中職學(xué)生數(shù)字化檔案管理工作能夠?yàn)閷W(xué)生、學(xué)校以用人單位提供更好的信息服務(wù)體驗(yàn)，對(duì)優(yōu)化教育改革，促進(jìn)信息化建設(shè)有著積極的推動(dòng)作用。

二、學(xué)生檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）適應(yīng)學(xué)校及教育發(fā)展的新形勢(shì)。隨著高等院校教育事業(yè)的快速發(fā)展，中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容和形式也在發(fā)生著相應(yīng)的變化，雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案只服務(wù)于學(xué)生個(gè)人，但是檔案管理工作又與學(xué)校教學(xué)和學(xué)生管理有著密切的聯(lián)系。中職學(xué)校辦學(xué)規(guī)模以及教學(xué)專業(yè)的增加，都在很大程度上影響著學(xué)生檔案的管理工作，加上社會(huì)以及用人單位對(duì)學(xué)生檔案使用率的提升，建立一套現(xiàn)代化、信息化的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化教育及學(xué)校發(fā)展的迫切需求。

（二）滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)學(xué)生檔案數(shù)字化的需求。傳統(tǒng)形勢(shì)下的學(xué)生檔案都是紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行保存的，檔案內(nèi)容需要人工書寫完成。這種紙質(zhì)的檔案是學(xué)生檔案的最原始依據(jù)，但是同樣也伴隨著很大的局限性與不足之處。例如，檔案保存質(zhì)量較差、數(shù)量多、體積大、不利于長(zhǎng)期保存、便攜性差、信息提取效率低下等。這種高效率的學(xué)生檔案使用率和傳統(tǒng)檔案管理的矛盾日益凸顯，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案資源的使用率，同時(shí)也無(wú)法充分發(fā)揮技術(shù)積累的成果。因此，傳統(tǒng)形式下的學(xué)生檔案管理工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展需求，亟待解決和優(yōu)化。

（三）滿足就業(yè)形式多樣化的發(fā)展需要。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和發(fā)展，人才市場(chǎng)、就業(yè)指導(dǎo)中心等人才交流中介機(jī)構(gòu)的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，中職學(xué)校的畢業(yè)生也從最開始的統(tǒng)一分配轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗p向選擇的就業(yè)形勢(shì)，人事代理制度就此開始廣泛的實(shí)施。由于社會(huì)上虛假學(xué)歷的泛濫，用人單位在招聘過(guò)程中越來(lái)越重視應(yīng)聘人員學(xué)歷的真實(shí)性。因此，不斷強(qiáng)化和完善中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作重新受到了人們的廣泛關(guān)注。在現(xiàn)行相關(guān)政策中明確指出，中職學(xué)校的學(xué)生畢業(yè)后，在學(xué)校統(tǒng)一辦理就職手續(xù)時(shí)，如果檔案未落實(shí)到就業(yè)單位的，需要將檔案轉(zhuǎn)送至就業(yè)指導(dǎo)中心代為保管。在落實(shí)就業(yè)單位以后，用人單位或者畢業(yè)生本人憑借相關(guān)手續(xù)將檔案提取轉(zhuǎn)走。在這一個(gè)閉環(huán)流轉(zhuǎn)過(guò)程中仍然存在著檔案丟失、損毀以及涂改等情況，對(duì)學(xué)生檔案的安全性有著嚴(yán)重的影響，只有從根本上轉(zhuǎn)變檔案形式，推行數(shù)字化、信息化在檔案管理工作中的普及，才能夠從源頭解決這一問題，更好地服務(wù)于學(xué)生以及用人單位的使用需求，確保檔案信息的安全性及完整性。

三、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理數(shù)字化發(fā)展的保障及措施

（一）做好信息采集工作。中職學(xué)校學(xué)生檔案管理具有一定的綜合性和復(fù)雜性，在推行檔案管理數(shù)字化發(fā)展工作落實(shí)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分做好學(xué)生檔案信息的收錄和采集工作。在建設(shè)和發(fā)展學(xué)生檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，由于初期缺乏建設(shè)經(jīng)驗(yàn)且技術(shù)條件的限制，學(xué)生檔案的收錄和采集方式大多是通過(guò)人工的形式進(jìn)行的。這種情況下的工作不僅工作量巨大，同時(shí)還會(huì)存在一定的人工誤差，影響學(xué)生檔案信息的準(zhǔn)確性。因此，在推動(dòng)學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展的工作中，首先要做好學(xué)生檔案的收錄和采集工作，既要保證檔案信息的采集效率，同時(shí)也要確保信息的準(zhǔn)確性和安全性。

（二）開發(fā)完善的綜合應(yīng)用平臺(tái)。通過(guò)收錄、采集以及整合學(xué)生檔案信息，已經(jīng)逐步形成了學(xué)校內(nèi)部獨(dú)立的檔案信息資源體系，但是這些數(shù)字化的學(xué)生檔案信息還不足以滿足長(zhǎng)期保管和靈活應(yīng)用的需求，仍需要更進(jìn)一步地分類處理，確保檔案信息能夠滿足數(shù)字化環(huán)境下的使用需求。因此，這就需要中職學(xué)校完善和開發(fā)專業(yè)的綜合應(yīng)用平臺(tái)，以滿足這些檔案信息的管理需求。首先，綜合應(yīng)用平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具有完善的歸檔及整理分類功能。在學(xué)生檔案管理過(guò)程中，由于學(xué)生群體來(lái)源多樣化的特征，檔案信息也具有來(lái)源差異化和載體多樣性的特征。這就需要學(xué)校檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)能夠提供科學(xué)、有效的歸檔整理處理，根據(jù)學(xué)校實(shí)際需求將學(xué)生檔案信息通過(guò)校內(nèi)網(wǎng)的形式完成對(duì)歸檔文件的接收、分類、歸檔處理過(guò)程，同時(shí)在檔案管理數(shù)字化處理過(guò)程中保障檔案信息的原始性、完整性以及真實(shí)性，確保形成完善的數(shù)字化處理體系。其次，具備完善的檔案資源管理功能。在完成學(xué)生檔案資源基本數(shù)字化處理的基礎(chǔ)上，就需要進(jìn)入檔案資源管理系統(tǒng)，對(duì)前一流程中采集、歸檔后的數(shù)字化檔案信息進(jìn)行管理服務(wù)，在確保檔案信息完整性以及真實(shí)性的基礎(chǔ)上確保海量檔案資源的有序管理，為后期使用查詢奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在這一過(guò)程中，檔案管理系統(tǒng)要將不同格式的數(shù)字檔案進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范加工，形成統(tǒng)一的管理文件，同時(shí)在管理的過(guò)程中能夠提供分類號(hào)、主題詞標(biāo)引以及檔案標(biāo)引等形式的檢索服務(wù)。通過(guò)完善的綜合應(yīng)用平臺(tái)，完成學(xué)生檔案從采集、歸檔到整理的科學(xué)化處理，確保學(xué)生檔案管理工作在滿足數(shù)字化應(yīng)用需求的同時(shí)檔案信息的原始性、完整性以及真實(shí)性都可以得到保障。

（三）提高數(shù)字化檔案的安全性。學(xué)生檔案管理工作逐步趨向數(shù)字化發(fā)展在為學(xué)校提供便利性的同時(shí)，也隱含著一定的安全性風(fēng)險(xiǎn)。正如上文所述，數(shù)字化的檔案信息最大的弱點(diǎn)在于不能像紙質(zhì)文件一樣保留“筆跡”痕跡，這就使得數(shù)字化的檔案信息很容易被惡意篡改。在推行檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過(guò)程中首先就需要妥善解決這一問題，否則將會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理數(shù)字化的權(quán)威性和真實(shí)性。這就需要在實(shí)際工作中相關(guān)管理人員能夠積極地提升自身專業(yè)能力，不能只滿足于簡(jiǎn)單的檔案信息操作工作，同時(shí)還要對(duì)文檔的制作、存儲(chǔ)以及修改重組等方面內(nèi)容有所涉獵，從而能夠準(zhǔn)確識(shí)別檔案信息是否存在被修改痕跡，以更好地提高檔案信息的安全性。除此之外，數(shù)字化檔案管理也需要像紙質(zhì)文件一樣有相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)。一般情況下，檔案信息都會(huì)存儲(chǔ)在特定的光盤、硬盤以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。但這并不意味著信息安全性就是絕對(duì)的安全，一旦這些介質(zhì)出現(xiàn)損壞，則其中的檔案信息勢(shì)必會(huì)受到破壞。因此，為了科學(xué)地解決這一問題，在對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行保存的過(guò)程中，需要復(fù)制多份信息，借助不同的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，以便更好地預(yù)防意外損壞情況的發(fā)生。

（四）建設(shè)專業(yè)的信息化人才團(tuán)隊(duì)。在中職學(xué)校學(xué)生檔案管理數(shù)字化應(yīng)用過(guò)程中離不開專業(yè)的信息化人才隊(duì)伍的支持。在實(shí)際工作中，學(xué)校要根據(jù)實(shí)際需求情況，建設(shè)一支專業(yè)化的信息人才團(tuán)隊(duì)，以滿足實(shí)際管理工作的需要。檔案管理信息化團(tuán)隊(duì)可以分為兩部分進(jìn)行落實(shí)：一是管理型專業(yè)人才。這一部分人員可以由原來(lái)學(xué)習(xí)檔案管理人員共同組成，充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。二是技術(shù)型專業(yè)人才。這部分人員主要負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)以及安全性操作等工作。通過(guò)完善的管理人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)，為學(xué)校學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)信息化建設(shè)速度的不斷加快，中職學(xué)校學(xué)生檔案管理數(shù)字化發(fā)展勢(shì)必會(huì)成為現(xiàn)代化教育的必然趨勢(shì)。在這一過(guò)程中，學(xué)校要從自身實(shí)際管理需要出發(fā)，制定合理的數(shù)字化發(fā)展計(jì)劃，并充分做好學(xué)生檔案數(shù)字化發(fā)展的安全性工作，確保數(shù)字化檔案管理工作在提供便利性的同時(shí)，檔案信息安全性也能夠得到保障，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展更好地落實(shí)。