信息化時代行政事業單位檔案管理科學化分析

文/張坤杰

21世紀是信息技術飛速發展的時代，各行各業都開始運用信息化技術來進行全面的研究管理。我國的信息化技術在整個世界的潮流中也得到了飛速發展，取得了巨大的收益和成果。值得肯定的是，信息技術在促進社會進步、改善人們生活方面確實起到了巨大的作用，對于我國事業單位的檔案管理也有極大的作用。在事業單位中，檔案管理與信息化技術結合，能夠減少事業單位人力和物力的投入，規范檔案管理工作，減少簡單而繁瑣的工作步驟，減輕檔案管理工作人員的工作壓力，顯著提高工作效率，而且也減少了在檔案管理工作中存在的錯誤概率。雖然目前行政事業單位檔案管理科學化已經獲得了廣泛的運用，但是在事業單位的管理上仍然存在著信息技術的人才缺乏、硬件設施欠缺、資金投入少以及管理制度不完善的問題。應根據信息化時代發展的特點，深入探究檔案管理科學化的對策，以適應信息化時代對檔案管理的工作要求，以適應激烈的市場競爭的需求，建立健全檔案管理科學化的體系，發揮出檔案管理的真正價值。

一、事業單位檔案管理科學化的意義

（一）精簡檔案管理工作人員的工作程序，提高工作效率

行政事業單位每年都有大量的文件需要進行歸納整理，甚至有些大單位每年高達數萬份文件需要進行整理，而且有些人事檔案或重大事件的文件需要長期保存，因此檔案管理人員的工作量十分大。在沒有事業單位檔案管理科學化的年代，紙質檔案的整理、篩選和歸檔保存都是一項十分龐大的工作。實施信息化檔案管理之后，顯著節約了人力物力，提高了工作效率[1]。

（二）有利于檔案信息的永久保存

紙質檔案不利于長久保存，特別是遇有陰雨天氣或自然災害，很容易導致紙質檔案信息的破損丟失，而且紙質檔案占用空間大，不好提取查找。進行檔案管理科學化之后，利用信息技術進行檔案管理，能夠永久地解決這些問題，使得檔案的存儲和提取都變得十分簡單快捷。

（三）有利于快速查找檔案信息

常規紙質檔案具有不可移動而且不利于傳承的特點。而進行檔案科學化管理之后，各種信息資源不是以紙質形式出現，而是以電子信號的形式出現，這樣就促進了信息資源的交流和利用[2]。

二、事業單位檔案管理中存在的主要問題

（一）硬件設施不完善，信息化管理水平低

行政事業檔案管理的方式不夠科學合理，工作人員對檔案管理科學化不夠重視、不會主動創造新的檔案管理方式，這是因為事業單位在檔案管理方面的資金投入有限，不足以支持購買先進的存儲設備和檔案管理系統等硬件設施。大部分行政事業單位還停留在采用光盤刻錄、移動硬盤等存儲方式，信息化程度十分低，這就極大地降低了檔案管理工作人員的效率，而且也加大了檔案損失的風險，因此推動事業單位檔案管理科學化是一項十分具有意義的事情[3]。

（二）缺乏專業技術人員，檔案管理工作隨意

當前，許多機關缺乏檔案管理人員，專業技術人員大多不具備專業檔案管理知識和工作經驗，在日常的繁忙工作中更是無法完成煩瑣復雜的檔案管理工作。因此，往往由個人完成檔案管理工作，使得檔案管理工作的隨意性大，而且在紙質以及光盤移動硬盤中保存及傳遞很容易造成信息的遺失或損壞，后續查找時所耗費的時間也較長，極大地降低了檔案管理的工作效率。此外，由于事業單位工作人員的年齡、層次各有不同，對于年齡較大的人員來說，學習新的信息技術難度較大。另外，部分年輕人思維較為活躍，但是話語權薄弱，因此在轉變事業單位的檔案管理模式方面起的作用十分微弱。

（三）信息化建設力度不高

伴隨著社會的飛速發展，信息技術越來越普及，涉及各個行業和領域，極大地促進了我國經濟的水平發展，提高了工作效率。如果能在行政事業單位的檔案管理工作中融入信息化技術，就能提高事業單位的檔案管理工作效率。但是從目前的情況來看，行政事業檔案的管理人員并沒有意識到檔案管理科學化的重要意義，仍然采用傳統的檔案管理方式。許多單位的領導對于檔案管理科學化的看法各不相同，有的領導認為檔案管理科學化需要耗費大量的人力物力和財力，不敢輕易開展，而是采用一種觀望的態度，這都不利于事業單位檔案管理科學化的開展[4]。還有的企業雖然能夠將檔案管理與信息化建設相結合，但仍然只是表面層次的應用，難以進行深入的結合，并沒有建立完善的工作系統。

三、信息化時代檔案管理科學化對策分析

（一）完善檔案管理科學化的管理制度

行政事業單位檔案管理科學化的工作重點就是相關行政管理工作人員必須要認識到檔案管理科學化的重要意義，要加強對檔案管理科學化的宣傳力度。與此同時，可以借用互聯網技術來進行檔案管理科學化的宣傳，對檔案管理科學化的知識、方法以及法律法規進行詳細講解，加深人們對事業單位檔案管理科學化建設的認識，以此來提高對檔案管理科學化建設的重視度。在實際的行政事務中，更應根據事業單位的自身的發展情況，制定檔案管理制度，把檔案管理的職責劃分到每個工作人員身上來，規范工作人員的日常工作流程及行為，來提高檔案管理的水平和質量。另外，在落實檔案管理制度時，也需要借助多種手段，例如對檔案管理人員進行每個月的定期考核、對優秀的人員進行獎勵、對于業務能力差的檔案管理人員要進行懲罰。只有通過獎懲措施的落實才能激發工作人員的積極性，提高檔案管理科學化。

（二）提高管理人員的綜合素質

當前，在事業單位內進行檔案管理科學化，已成為一種必然趨勢，因此提高市政事業單位內部檔案管理工作人員的綜合素質也是勢在必行。在實施過程中可以從招聘及培訓兩個環節入手，首先在招聘環節就要針對事業單位的檔案管理工作，將具體專業學歷和年齡要求的招聘崗位整理出來[5]，而且還應當對檔案管理工作的理論及實際操作進行檢驗，只有達到標準之后才能錄用。其次培訓可以分為在職培訓和入職培訓。對于剛入職的員工來說，應當要進行完善的入職培訓，從而使得新入職的人員能夠更快地適應工作崗位的實際需求。另外，對于在職人員要開展定期培訓，加強員工對信息技術的掌握程度，完善員工在職培訓政策。根據管理工作的實際需求，建立針對性的檔案管理科學化培訓班。在培訓過程中，應注意把理論訓練與實踐訓練相結合，保證培訓人員不僅理論知識豐富，還要掌握必備的操作技能，從而將其所學在實際的檔案管理工作中發揮出來。

（三）加大資金投入

事業單位管理工作科學化，不僅要具備人員的綜合素質的提升，而且還要資金的支持。只有事業單位具有完善的檔案管理的各項硬件設施，升級相應的硬件和軟件設備，才能結合現有的技術來構建完善的檔案管理系統。行政事業單位要對工作環境所需要的軟件進行升級改善，讓管理人員能夠擁有其所熟悉的工作環境，來激發管理工作人員的熱情。為了滿足檔案管理人員的工作需求，必須配備專業的庫房和消防設施。此外，檔案管理室必須配備計算機，而且每項計算機設備都要應用到檔案管理工作中，提升檔案管理的效率。電子檔案能夠讓檔案的存儲和調取效率更高，而且還能進行備份，避免資料的損害遺失。最重要的是利用檔案管理科學化能夠顯著降低檔案管理的成本。

（四）加大硬件建設力度

行政單位要想保證檔案資料的完整保存不受各種外界因素的影響，事業單位的檔案管理部門需要具有完善的硬件設施，才能保證檔案管理工作的順利進行以及對檔案的有效保護。并且檔案信息化管理后，需要運用新型的信息技術才能更有效地進行檔案信息的存儲，此時需要用到大儲存容量的便于信息存儲及提取工作的硬件，因此需要保證充足資金保證檔案管理工作所需的硬件設施的配置。

四、結語

隨著社會的不斷發展、科技的不斷進步，管理工作也在隨之發生轉變，出現了一些新的狀況以及新的需求。因此，事業單位的檔案管理必須緊跟時代的發展需求和檔案管理的相關的管理標準，進行嚴格規范來保證檔案管理工作能夠跟上快速發展的時代步伐，運用信息技術使其更好地為我們服務。與此同時，提高檔案管理工作人員的綜合素質，對其進行完善的定期培訓，能夠更加規范檔案管理工作的流程，提高事業單位的檔案管理工作效率。