新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策研究

文/張珣

人事檔案工作在我們國家的歷史非常久遠，在歷史長河中已經逐漸形成了比較完善的管理理念和模式。但是，伴隨著市場經濟的不斷發展以及當代信息化進程的不斷深入，人事檔案工作在當前也暴露出很多的消極因素，這些消極因素阻礙了人事檔案管理工作的良好發展態勢，使得當下的人事管理工作面臨著一些困境，本文對其面臨的困境作出具體分析，提出解決策略和方法思路。

一、新形勢下人事檔案管理工作的困境

（一）思想觀念滯后

當前人事檔案管理中存在著兩種非常極端的現象，就是神秘論和無用論。這種現象為現代人事檔案管理工作的開展帶來了很大阻礙[1]。首先是神秘論。有人認為，個人信息和隱私的記錄應是非常嚴肅嚴謹的，只有用人單位才有權力進行查看，就導致在人事檔案管理中，相關工作人員只能收集被收集人員的思想政治、社會關系等方面的公開材料，而對于其能力和全面素質的考察嚴重不足。更有甚者會偽造相關資料，可見，人事資料的科學性及有效性都不能保障。另外，管理人員一昧強調封閉式的管理方法，困于陳舊的管理觀念也是一個重要的原因。其次是無用論。人事檔案無用理論主要是認為人事檔案只在政府或者部分事業單位中有用，其他企業的人事檔案管理工作則是沒有任何意義的。這種觀念的存在造成了相當一部分面試人員對于填寫人事檔案的態度并不認真，同時部分面試官在面試結束后將檔案隨意丟棄的現象，忽略這些現象的甚至還有管理部門。這兩種現象的存在導致現代人事檔案工作難以擁有一個較好的社會基礎，在思想上的不重視使得人事檔案管理工作面臨著巨大困境。

（二）管理制度混亂

目前，許多單位的檔案管理還十分混亂，沒有專門的、詳細的、有針對性的制度來進行規范，這就導致管理人員在收集、歸納、儲存、管理人事檔案時，沒有依據可循[2]，尤其是在進行工作交接時，不同的管理人員往往有不同的習慣，又沒有統一的行為標準，如果溝通不充分就很容易出現混亂。企業單位應該通過一系列的規章制度來規范員工行為，從而有助于順應人員變化，促進歸檔的及時性和規范性。

（三）管理人員素質不高

人事檔案管理是一個具有特殊性的工作崗位，它對于管理人員的首要要求就是具備良好的思想素質以及強烈的責任感，除了這些基本要求之外，一個優秀的管理人員還應具備良好的業務素質和創新能力。管理人員也要積極學習新技術，順應時代發展需求，采用先進的方法和設備對人事檔案進行更加便捷有效的管理，避免出現人事檔案查找困難、使用困難的情況發生，使檔案的社會價值能夠充分地發揮出來。另外，檔案管理人員隊伍不穩定、流動頻繁、變化大的問題也對管理工作的開展帶來了很多阻力。這些流動性很大的人員往往身兼數職，缺乏嚴謹、專業、系統的知識，多是從其他部門臨時派遣過來的；還有一部分檔案管理人員利用職務之便，借助自己的有利條件，根據所掌握的用人信息來為自身尋求更好的發展，這樣的人員大多數無法專注于本職工作，更不可能去參加培訓或者學習來提高自身的業務素質。除了優秀的業務能力以外，較強的工作責任感、良好的創新水平也是管理人員應該要具備的。

二、新形勢下人事檔案管理工作的改進措施

（一）樹立正確的人事檔案管理觀念

針對無用論、神秘論等一些錯誤觀念應該及時改變，不斷進行觀念的更新，尤其注重人事檔案在人力資源開發中的作用，將其優勢和作用充分地發揮出來，使相關單位以及檔案持有人都能夠充分認識到人事檔案的重要性和利用價值。首先，檔案的重要性在于它相當于一個人的簡介，個人經歷及其政治面貌等基本信息都會記錄在人事檔案中；其次，他人或者單位可以通過人事檔案對個人有一個簡單評估，有助于面試時對人才進行全方位的評估，也便于根據面試者的特點和優勢安排工作，尤其在后期對于員工的提拔方面，往往需要對員工的能力、性格、道德品質等各方面都有所了解，有些大公司甚至在入職之前對員工進行一次背景調查，而優質清晰的檔案管理在此時將會為這項工作提供很多信息。所以個人要認識到檔案的作用，積極主動地配合檔案管理部門的信息收集工作，企業也應該認識到長期有效的檔案歸納對于企業長期發展的幫助。

（二）建設高素質的現代人事檔案管理人才隊伍

人才對于企業單位來說是一種可持續發展的動力，是人事檔案管理工作中的主角，他們既是檔案管理服務的主體也是其被服務的主體。如果能夠認清這一點，那么檔案管理部門在進行檔案管理工作時就會明白側重于選取綜合素質和專業水平高的工作人員是多么的重要。針對管理人員流動性較大且人員構成不穩定的問題，首先要強化檔案管理人員的培訓工作，制定定期定量的考核制度，監督工作人員不斷學習、不斷進步，積極加強自身業務能力。企業可具體實施下述：首先，積極組織人事管理人員進行培訓和拓展學習，幫助他們更好地掌握人事檔案管理相關的知識和技能，并通過上級部門的配合及協調，讓檔案管理工作納入到干部人事管理工作的職責范圍之內，作為干部人事工作的考核內容之一，進而形成良好的制約機制。管理人員還需要完整地學習檔案管理的系統理論、熟練地掌握獨立的內容和工作程序，積極學習新技術、新方法，用更高效的系統和方案來實現人事檔案管理。時代變化日新月異，時代的進步要求我們要具備現代化的管理知識，這就需要管理人員要有一定的計算機操作基礎，同時也要對新鮮事物的制度法規具有一定的理解能力，并且做到勇于擁抱新事物、勇于挑戰自我，不斷開拓創新，優化管理系統，盡可能快地使人事管理檔案從最初的保存性逐漸向應用性轉變。其次，管理人員最好建立超前的服務意識，變被動服務為主動服務，圍繞制度要求和人事工作中明確指出的重點任務，盡可能地開發人事檔案中蘊含的有價值的信息資源，比如統計在職人員的年齡組成結構、職稱構成比例狀況、團隊交流狀況以及部門隊伍的發展需求、未來規劃等內容的分析或預測，進而形成特定內容的分析建議材料。這樣的檔案管理將為機構的革新與進步、領導集體的更新與調整、工資福利的優化與改革提供更加精準、完整、深刻且有價值的信息服務。

（三）建設完善的現代人事檔案管理新模式

以往的檔案管理模式同樣是封閉式的模式，比較保守，也不夠先進。在市場經濟條件下出現了一些新的模式，這些新的檔案管理模式具有社會化、開放式的特點。同時，這些新的檔案管理模式是對舊管理模式的完善和補充，使得人事檔案可以向個人開放，讓個人也因此有權利來了解、評估檔案的內容。這樣的檔案管理模式具有多樣性和綜合性的特點，為個人及用人單位都提供了更好的體驗和更豐富的選擇，還提高了尋找員工資料的高效性、準確性。這樣的模式除了能夠幫助用人單位更好、更方便地培養人才之外，還能幫助管理人員充分了解員工經歷和性格等真實情況，從而提升企業自身的競爭力和管理魅力，繼而為企業吸引更多的優秀人才。

（四）確保檔案材料收集無漏點

在收集檔案信息的過程中，收集人員對于被收集者的信息真實性并不能準確把握，甚至可能是完全陌生的情況，這些都是收集過程中的不利因素。為了解決這一問題，我們應對被收集者的基本信息進行簡單調查和了解，進行簡單的瀏覽和記憶。其次在搜集完畢之后的管理工作中，管理人員也應該隨時掌握檔案擁有人的各方面動態，做到一旦發生檔案變動就能及時形成材料、收集材料并存檔。還可以通過調動被收集人的積極性，拓展人事材料的收集渠道。比如在事業單位的人事檔案管理中，常常出現職工檔案的獎勵材料、業績材料非常少的情況，針對這鐘情況，可以鼓勵職工提供本人的學歷以及職稱證件、各種優秀證書或是榮譽證件、業績材料等到人事部門進行集中掃描，并按照不同的分類進行整理和保管。如果遇到部分人事檔案因為種種不可控的因素而缺少的情況，管理人員應該從曾經負責過該人事工作的各個人員那里進行過往信息的搜集，改變現有信息零零碎碎、不系統、不連續的情況。單位還可以著手建立更加系統全面的職工檔案檢索系統，系統可包含人員總數、單位科室數量和職能設置情況、職工的最高學歷情況、目前職稱情況以及職工個人的出生日期、工作年限及其經歷等個人信息，做到一個系統在手，單位、職工的詳細信息都會應有盡有。

（五）健全規章制度，保證人事檔案管理工作順利開展

人事檔案管理需要制定一整套健全的規章制度來規范，這樣才能保證它的正常開展，這是它較強業務性、較廣業務面、突出政策性和程序性等特點共同決定的。我們應該因地制宜，以2018年11月國家檔案局修訂頒發的《干部檔案工作條例》為指導，結合不同單位的實際人事管理情況，制定一套真正適合自身的人事管理制度。在政策制定之后，需要進一步落實和調整，首先是組織員工認真閱讀和學習制度的具體內容，牢記制度中的各項規定，在日常工作中要嚴格按照制度要求進行工作，做到計劃、布置、檢查落實都做好，達到借助制度指導工作的程度。有關人員還可以積極與領導進行溝通，爭取得到重視，從而進行相關的硬件設施建設。比如有的單位體系十分龐大，職工個人檔案卷數眾多，任務十分繁重。這時如何經營好、管理好這些繁多的檔案，尤其是如何保證檔案的安全就成了重中之重的工作。

三、結語

社會不斷地發展，各種信息技術乃至管理方法也都在不斷地優化和改革，人事檔案管理工作也進入了一個新的時期。在新時代背景下，管理人員對人事檔案管理工作應該要有更深入的了解，這樣不僅是為了督促員工更好地為企業工作，也是為了企業將來能夠得到長遠發展。人事檔案管理人員必須清晰地認識到自己肩負的責任，積極做好人事檔案的管理工作，勇于挑戰傳統人事檔案管理模式，結合新技術和時代發展需求，更好地提供高質量的服務。