數字化條件下對遠程辦公發展的推動思考

韋妮婭 中國農業發展銀行廣西區分行營業部

隨著科技的進步，信息傳輸方式發生了巨大的變化，從口頭通信、紙質文獻、即時聲音通信、圖像傳輸、單向信息傳輸、雙向通信到及時交互通信，效率越來越高，在這種情況下，誕生了遠程辦公模式，遠程辦公模式可以采用居家分離型的辦公，通過網絡的便利條件來進行辦公文件的傳遞，以及進行遠程的視頻會議等等，由于遠程辦公具有高效靈活的特點，成為越來越多的中小企業采用的辦公形式。隨著信息化和網絡智能化的全面發展，由于人們普遍接受較為寬松的家庭式辦公形式，使得遠程辦公這種形式成為眾多公司采用的辦公形式，并越來越被市場接受。基于此，本文結合遠程辦公的優勢以及存在的問題進行了分析，并提出了完善遠程辦公的對策思考。

一、遠程辦公的優勢

遠程辦公的本質就是“虛擬辦公室”，虛擬在于通過互聯網，可以將任何地點變成辦公場所，遠程辦公形式主要是通過居家辦公的形式，能夠解決傳統辦公需要集中和固定的辦公形式，以及租用一些辦公場所，通過遠程辦公的形式，不僅僅可以有效地降低辦公成本，而且可以通過這種靈活多樣的辦公形式，提高辦公的效率。在社交媒體應用中十分普遍的當下，各種互動平臺不再只用于與親朋好友的聯絡，職場的許多交流亦是通過此種方式，讓職場人能夠靈活地更換工作時間與地點。而隨著信息化和網絡智能化的全面發展，讓原本多用于線上會議、跨國視頻等的遠程辦公內容拓展到了日常的遠程辦公，遠程辦公市場迅速崛起，以最快的速度迎來了風口，并成為眾多公司所追捧的辦公形式。

首先，遠程辦公打破了時空的限制，為企業辦公帶來了意想不到的便捷。從字面來看，遠程辦公包括了“遠程”和“辦公”兩個部分，它通過互聯網技術，實現非本地辦公，包括在家、異地、移動等遠程辦公模式。所以，不論企業員工身處何處，都能夠不受時間、地點、空間限制，通過手機、電腦、筆記本等設備連接網絡來達到辦公目的。試想一下，一個服務類企業，如果能提供24小時在線服務，與一個有固定工作時間的相比，哪個更具競爭力，答案不言而喻。隨著信息化和網絡智能化的全面發展，推動了很多服務類企業由只有固定工作時間向24小時提供在線服務轉變，而且可以解決傳統辦公模式因為較遠距離辦公的情況，提高了辦公的靈活性，進而解決了城市空間過大給人們工作帶來的困擾。

其次，從面對面的集中式辦公到遠程的分散式辦公，給企業增加了新的競爭力。遠程辦公的企業能夠為企業“節流”，降低硬支出成本，如：辦公室的場地開支（租用租金/購置費用）、差旅費的開支、日常辦公消耗的開支等。“節流”的經營成本可有效地轉移到更有利于企業創造價值的業務上面，或者形成企業的利潤，提高企業的競爭力。當然，對員工而言減少了出行，完全可以宅在家里完成工作，而減少出行就是為減少城市交通擁擠作了貢獻。通過遠程辦公的形式，可以有效的降低公司的辦公運營成本，大大的提高辦公的靈活性，進而推動辦公新形式的發展。

另外，遠程辦公還有一大優勢，就是通過這種網絡化的辦公形式，方便一些行動不便或是適合居家的人員進行辦公，就是能給予特殊人群就業的機會。例如需要照顧孩子的家長，或者一些存在出行困難的殘障人士等，他們能夠通過遠程辦公的方式來滿足自身對職業的向往和追求，同時獲取勞動收入，降低來自生活的負擔壓力，特別是對于我國逐步進入老齡化社會以后，適齡人口就業的比率越來越低，通過遠程辦公的形式來讓更多的人參與就業，提高我國人力資源的保障水平。

總的來說，遠程辦公代表了一種更有優勢的分工模式，是現代社會發展的必然產物，也是在社會化發展的過程中，就業形式的一種創新所在，在企業的各類成本大幅降低的同時，人才的使用也能突破時空限制，尤其可以采取靈活的雇用策略，招聘更多線上的優秀人才。如設計師、程序員等，遠程能讓他們更好地完成各項工作，而且效率更高、更有積極性，進而有效地提高這些人員的辦公社會化水平，提高遠程辦公的效果。

二、遠程辦公存在的問題

首先是網絡暴露面的增加。由于遠程作業的復雜性，使企業不再有單一、可識別和明確的安全邊界。為了支撐遠程辦公，更多企業日常使用的業務系統需要對互聯網開放，無論是通過端口映射將業務系統直接向公網開放訪問，或通過VPN網絡遠程訪問，都是對原本脆弱的網絡邊界增加了更多的漏洞，敏銳的攻擊者一定不會放過這些暴露面。遠程辦公模式允許工作人員、分包商、合作伙伴和其他各類人員在全國各地使用家庭電腦、個人移動終端遠程接入遠程辦公模式的企業。網絡接入的人、設備和系統的多樣性急劇增加，設備和終端接入系統的差異，在管理不同用戶的身份和權利方面存在著相當大的不確定性和混淆性，企業數據和個人數據甚至被混合，企業數據的保密性沒有得到保證，而且披露和濫用數據的風險大幅度增加，這些都是企業面臨的重大網絡風險。

其次是遠程辦公的辦公團隊協作性差，員工缺乏歸屬感，責任意識不強。遠程辦公雖然在一定程度上提高了工作效率，但往往因為人際關系是建立在互聯網上，交流具有不穩定性，導致人際交流和團隊氛圍逐漸被淡化，團隊協作能力降低。同時，由于遠程辦公的人員面對的都只是電腦、個人移動終端等冰冷的機器設備，同事之間的熟悉度不高，可能會導致員工對企業缺乏歸屬感，進而造成對企業的責任意識不強。

最后需要說的是，因無法真實掌握遠程辦公員工真實工作狀態，對企業管理者來說是對專業能力的巨大考驗。因為遠程辦公的原因，企業管理者不能面對面的監督和掌握遠程辦公員工的日常工作表現等各方面情況，無法真正去了解員工的工作能力，并最大限度地發揮員工的內在潛力。為了給企業創造更高的效益和價值，如何有效的管理遠程辦公員工成為了企業管理者面臨的巨大考驗。

另外，就遠程辦公的員工個人來說，在遠程辦公條件下，改變了傳統的上下班的模式，由于網絡化辦公可以打破時間和空間的界限，模式了傳統條件下的上下班的工作界限，使得原來的八小時的工作制度變成了24小時工作制，全天都變成了待命狀態，雖然從辦公形式上具有較高的靈活性，但這種全天待命的工作模式使得工作強度變大，間接地增加了工作時間。

三、完善遠程辦公的對策思考

隨著信息化和網絡智能化的全面發展，對遠程辦公具有較強的推動力，對企業經營者而言，使用了遠程辦公后，更大的挑戰不在應用層面，而在遠程辦公之后，企業如何跟進或是改變現有的管理模式？如何在遠程的狀態下調動員工的積極性？如何讓企業更加穩健、持續地發展？這些問題才是企業面臨的真正挑戰。企業需要正確地去評估遠程辦公形式所存在的優點和劣勢所在，優化遠程辦公形式，不斷的提高辦公的效果。

企業要實現遠程辦公的健康發展，建立一個安全、快速、可靠的網絡系統是基礎。遠程辦公的一切都是建立在互聯網技術基礎上的，遠程辦公的管理首先就是對網絡的管理。很多遠程辦公的員工都在工作中遇到過一些挫折，其中最主要的原因是他們碰到了一些網絡故障，而他們又沒有能力解決，這就降低了遠程辦公的效率，同時也增加了對遠程辦公的不信任感。此時，使用遠程辦公的企業，其信息技術部門就變成了組織中的關鍵，信息技術部門不僅需要做到24小時值守，確保網絡暢通，還要有足夠的專業人才能夠及時解決遠程辦公員工工作中遇到的技術問題。

對員工的培訓仍然是企業管理的重點，雖然遠程辦公員工不在辦公室工作，但是定期的業務技術培訓還是必需的。傳統的定點定時的培訓模式顯然是不適用于遠程辦公員工，利用互聯網進行遠程教育的模式更適合。遠程教育現已進入C2C時代，利用互聯網，遠程辦公員工可以更方便地參加培訓，同時分享學習資料、交流學習心得，這樣既能提高員工培訓的效率，又能促進員工之間的交流合作，為企業營造良好的文化學習環境。因此，將面對面的教學模式轉變為遠程教學模式，不僅提高員工的培訓效率，打破了傳統培訓模式的局限性，還增強了遠程辦公員工對組織關懷的感知，調動員工學習的積極性。

績效考核是企業管理者評價員工工作能力和工作實績、提升經營效益和管理水平的方法。然而，對于遠程辦公員工來說，由于企業管理者無法掌握員工的真實工作狀態，傳統的績效考核體系已無法客觀公正地對這部分員工進行考評。在大數據技術日益成熟的今天，以大數據為依托，以工作產出量為導向，通過大數據技術分析了解遠程辦公員工的工作進度和工作狀態，以產出結果來評價遠程辦公員工，將傳統的時間思維轉變為產出思維。企業管理者應學會利用大數據管理手段，在對遠程辦公員工進行績效考核時，需要關注的，不應是員工工作了多長時間，而是他們完成了多少工作產出，以及他們的工作產出能否推動未來企業的發展。由于遠程辦公管理運用產出思維，企業管理者應要求遠程辦公員工為自己制定一些具體、量化、切合實際的工作目標，充分挖掘員工工作潛力，推動企業發展。

總而言之，盡管遠程辦公正處于上升階段，但這過程中，仍然有不少方面亟待突破。首先是信息的有效傳達，文字或視頻、語音的溝通效果雖然比較及時，但在傳達效果上還是沒有面對面那么好，體現不出相互之間情緒的變化。而且，在遠程的環境之下，部分信息一不留神就會被忽略。此外，工作效率的保證，集中到固定地點辦公的好處是可以互相監督，隨時交流，遠程辦公也許環境舒適，但缺乏督促，這難免會出現效率低下的情況。但無論如何，遠程辦公這一工作模式已經被更多的人應用并接受，其不斷發展的態勢是不會改變的。■