淺析高校綜合辦公室信息化管理

文/黑龍江建筑職業技術學院 王晶瑩

綜合辦公室屬于高校的重要辦事機構，是確保高校各項管理工作順利進行的前提，起著協調內外、溝通上下的重要作用。高校綜合辦公室作為協調組織全校日常工作的重要部門，在管理中運用了各種信息化手段。但是信息化技術并未真正提高管理工作質量，也很難發揮出信息化管理工具的各種優勢。鑒于此，本文探討了高校綜合辦公室信息化管理的特點與價值，提出信息化發展的建議。

一、高校綜合辦公室管理特點

（一）服務內容較多。高校綜合辦公室管理事務非常瑣碎，在日常工作中服務于全校師生，同時需要兼顧教學活動的組織安排，對高校科研工作、保衛工作、后勤工作等，亦具有相應的服務職能。可以說從公務接待到辦公用品的采購，從校園綜合治理到報刊書籍的整理傳送，均屬于高校綜合辦公室職能范圍內的管理范疇。

（二）協調活動繁雜。為了服務好全校師生，高校綜合辦公室的管理范疇不斷擴大，成為連接高校日常工作的中間環節，需協調組織各部門工作，又需要協調各種關系。一方面，工作協調主要是校內大小活動協調、公務協調、會議協調、緊急任務協調等方面的工作。另一方面，協調關系主要是對各級領導關系的協調、各部門關系的協調、在校師生關系的協調，以及本校與其他單位關系的協調。

（三）參謀職能突出。在長期工作中，由于服務廣大師生又協調了各部門的工作，高校綜合辦公室對本校發展情況最為了解。當本校領導提出重大決策時，往往會先征詢綜合辦公室意見，抑或是由綜合辦公室出面收集與決策工作相關的參考信息，幫助本校領導作出發展決策。那么綜合辦公室在高校內實際上具有參謀職能，可以為高校發展決策提供參考價值較高的建議信息，助力高校健康發展。

二、高校綜合辦公室開展信息化管理的價值

（一）提高管理效率。由于高校綜合辦公室服務內容較多，幾乎對接了校內所有日常事務，因此提高管理效率勢在必行。人工處理日常工作事務的精力是有限的，需要開展信息化管理途徑，幫助綜合辦公室減輕工作壓力，同步提高管理效率。信息化管理的優勢是可以將管理工作系統化、程序化、簡潔化、標準化，從而降低管理工作難度和復雜度，令綜合辦公室管理校內各項事務變得更為輕松，進而全面提高綜合辦公室管理效率。

（二）加強溝通質量。由于高校綜合辦公室需要協調各種關系，所以需要在日常工作中加強溝通質量。即便人員溝通也需要借助信息化工具，在溝通前上傳文件資料、辦公素材、會議流程文件等等。因此，信息化管理的目標是加強綜合辦公室與各部門之間的溝通效率，進而更好地協調組織各部門日常工作事務。當溝通質量逐步加強之后，信息化管理的優勢才會顯現，助力高校辦公室增強校內事務的協調組織辦公能力。

（三）增強決策能力。由于高校綜合辦公室參謀職能突出，幫助校內領導作出發展決策時，勢必需要提供強有力的數據證明材料，抑或是歷史發展資料，才能凸顯高校綜合辦公室的輔助決策智慧。那么在提出決策建議時，這些證明資料的統計、編排、整理、上傳、下載等一系列操作，均需要借助信息化工具來完成。因而，信息化管理的技術手段是否充分，也在很大程度上決定了高校綜合辦公室的決策能力，唯有提高信息化管理技術水平，方能增強高校綜合辦公室的輔助管理決策能力。

三、高校綜合辦公室信息化管理中的常見問題

（一）教學管理共享度不足。在高校綜合辦公室發展信息化管理技術的過程中，階段性地出現了教學管理共享度不足的問題。這一問題的出現，主要是因為教學管理內容較多，高校綜合辦公室很難完整收集所有教學資料信息。而教學管理信息不充分時，無法上傳至官網平臺數據庫，方便所有教務人員共同使用。以至于雖然更新了信息化管理技術，但并未達到較高的信息共享度。

（二）師生管理互動性較差。采取信息化管理手段，是為了更好地服務廣大師生。然而綜合辦公室拓展了信息化手段之后，廣大師生參與互動的效果并不理想，且對綜合辦公室的服務質量滿意度有所下降。這主要是因為信息化管理過于刻板，失去了人性化管理的服務優勢。如果無法在信息化與人性化之間找到平衡支點，高校綜合辦公室信息化管理將受限于此，很難在具體的管理工作中調動師生參與校園管理的積極性與配合性。因此，師生管理互動性較差的問題，在高校綜合辦公室信息化管理中是影響管理質量的關鍵問題。

（三）院校管理數據化不足。高校綜合辦公室信息化管理的發展，更多情況下需要強大的數據支撐。數據資源作為信息化管理的必要前提，可以為高校綜合辦公室的管理任務布置提供參考，同時也為高校發展決策提供了數據支持。然而高校綜合辦公室開展信息化管理模式之后，由于數據資源有限或不充分等問題，導致了院校各部門關鍵決策中沒有發揮出預期的參考作用。如果管理系統數據庫中調研數據資料不健全，信息化管理也將失去精準的數據支撐，那么高校發展決策中的借鑒價值就微乎其微了。

四、高校綜合辦公室信息化管理發展策略

（一）提高教學資源管理的共享度。高校綜合辦公室對于教學資源方面的管理，必須加強共享度。這種共享度是基于教學任務編排，以及各專業學科和專業課教師能夠隨時下載的信息內容。通過加強教學資源的共享度，將管理流程化繁為簡，支持教學及教務工作的順利推進。一方面，需要完善教學資源數據庫。可以由不同專業學科的教師，結合實踐教學經驗，定期將已通過實踐檢驗的教學資源內容上傳后臺數據庫，由管理員審核后長期保存于數據庫內，以供后續開展教學活動時便于各學科專業教師隨時調取相關資料。另一方面，綜合辦公室有必要對各學科教師上傳的教學資源材料進行復核與校準，并對這些學習資源材料進行統一編碼。編碼方式以專業首字母開頭即可，而后續編碼則以教學資源類型完成分類，同時在數據庫子目錄內附加教學資源信息的關鍵詞。這樣就可以提高后續調取教學資源的便捷性，也能夠令更多的教學資源真正實現充分的校內共享。當教學資源管理達到了更高的共享度之后，高校綜合辦公室的信息化管理雛形便完整構建，更利于全面提升信息化管理效率。

（二）增強師生參與管理的互動性。高校綜合辦公室管理工作達到較高的工作質量，需要協調各種關系，而其中最為關鍵的便是師生關系。如果在管理工作中，能夠得到在校師生的廣泛配合，則能夠順利開展管理工作。那么如何調動師生參與校園管理的主動性和積極性，則成為影響綜合辦公室管理質量的關鍵因素。信息化技術只是一種工具和技術，而并非人性化的管理服務，如果僅接到任務文件，顯然很難從枯燥的文字中感受到共創校園的情感。因而，信息化較人性化缺失了驅動力與調動性。為此，高校綜合辦公室有必要增強師生參與管理的互動性，在信息化管理中融入人性化服務，才能得到更多教師與學生的積極配合。

（三）拓展院校決策管理的數據化。高校綜合辦公室的信息化管理不僅要提高共享度、增強互動性，更要發揮好數據化管理資源的優勢。這些數據庫資源主要用于輔助辦公決策，建議各大高校根據本校實際情況，選擇購買或租賃數據庫資源。上傳本校數據信息前，仍然需要對歷史數據進行歸總和細分。主要是針對校方歷史數據的分析，可以適當結合大數據技術，對更為細致的數據類型進行反復推敲，最終完善數據庫的核準工作。此外，還要進一步增強數據化管理的各項功能，如：數據挖掘組件集成、Spark計算引擎、ABTest功能、規則執行日志及數據比對等等。通過拓展輔助功能，增強數據資料的實用性，最大限度增強決策質量及可參考價值，從而幫助綜合辦公室提高信息化管理水平。

五、結語

綜上所述，高校綜合辦公室的信息化管理方式已經具備較多經驗，提高了管理效率，加強了溝通質量，也增強了決策能力。然而在信息化發展方面，高校綜合辦公室也產生了一定管理誤區，進而產生諸多連帶問題，教學管理共享度不足，師生管理互動性較差，院校管理數據化不足等。建議高校綜合辦公室改善信息化管理手段，提高教學資源管理的共享度，增強師生參與管理的互動性，拓展院校決策管理的數據化，從而取得更為理想的管理效果。