文書檔案管理及辦公自動化芻議

劉 樂

(山東省北鎮中學 山東 濱州 256609)

伴隨著高科技信息技術的不斷創新和發展，人們的生活也越來越舒適、便捷，自動化在生活辦公中不斷普及，文書檔案管理也在改變傳統化工作模式，不斷融入適應快節奏的生活模式。但傳統的文書檔案管理模式適用時間長，人們受這種模式影響較深，隨著辦公工作不斷地增多，一些問題和缺陷顯現出來，辦公質量受到影響。辦公自動化彌補了傳統辦公模式的缺點。現在辦公大多依賴電腦和現代化辦公設備，網絡中許多便捷的功能和軟件，辦公人員熟練地掌握電腦，對于加密文件和檔案可以設置密碼，或者限制外來人員訪問，提高了文件的安全性，還可以運用新型互聯網文件管理技術，整體提高了文書檔案管理工作的效率和質量。

1.文書檔案管理中現存的問題

雖然現代互聯網技術和高科技設備大大提高了文件檔案管理的質量，但這些現代化高科技并不是絕對的安全。在網絡模擬世界中，也有國界的劃分，根據國家有關規定，我國內網和外網之間有著絕對的劃分線，但這也不是絕對的，總是會存在一些國內外不法分子企圖突破這道防線，將國內的一些文書檔案傳到國外，賺取利益；除此之外，文書檔案在網絡上也不是絕對的安全，這種新型文書管理模式雖然得到普羅大眾的一致好評，但也是存在著一些限制，在網上容易出現一些虛假文書和檔案，因為一旦文書檔案輸入電腦就成為了電子版，在電腦上的對于電子版文書和檔案無法進行蓋章和簽字，其實運用網絡技術也可以簽字蓋章，但是給了一些壞人可乘之機，一些特殊行業的人員可以在網上偽造辦公印章和簽字，這就導致很難辨別一些電子文書和檔案的真實性；而且隨著文件檔案整理辦公的自動化，對于辦公人員的綜合素質要求也要提高，在傳統的文書檔案管理中，負責的人員大多不大重視，工作態度散漫，認為文書檔案管理是一件清閑的工作，并不能具備專業的知識水平和管理經驗，有的甚至只是兼職，隨著辦公自動化的發展，對于文件檔案管理人員提出了一些新要求，要求辦公人員熟練地掌握電腦，并與互聯網技術結合起來，運用電腦程序整理文書檔案，辦公人員除了要有過硬的技術以外，還要有較高的職業素養，對于加密文書和檔案，嚴格遵守職業素養，二者相輔相成才能成為一名合格的高素質的文件檔案管理人員。

2.文書檔案管理工作中辦公自動化的改進策略

2.1 完善文書檔案管理基礎設施。要做到文書檔案管理辦公自動化，提高辦公質量和效率，首先是要改進辦公設施，改善基礎設施，更換文書檔案管理辦公中的陳舊設施，優化辦公整體環境；結合時代發展趨勢，利用互聯網辦公管理新技術，使辦公流程更加規范化，加大對文書檔案管理基礎設施建設的資金投入，引進先進管理設施和技術，提高辦公自動化，全面化。環境改善和新技術基礎設施的引進，不僅提高了辦公質量和工作效率，而且讓工作人員看到了單位對文書檔案管理工作的重視，從而會培養員工對工作的認真負責的態度，激發工作潛力，共同努力提升，進一步提高文書檔案管理工作自動化的發展[1]。

2.2 提高文書檔案管理工作人員對辦公自動化的掌握能力。傳統的文書檔案管理工作模式與時代發展不適應，過去對于進行文書檔案管理的人員，招收政策比較寬松，造成文書檔案管理技術一直比較落后，一些文書檔案管理工作人員甚至存在文盲，使得難以推動辦公自動化技術的改進。現代而言，文書檔案管理越來越自動化，辦公自動化的發展離不開技術的進步與發展，也離不開辦公人員對電腦的熟練運用和對技術的掌握。在招收文書檔案管理辦公人員時，要設置門檻，提高要求，能熟練地運用辦公自動化的技術，從事過類似的技術工作，并且具有較高的文化素質水平，對于新技術有較好的適應和運用能力，為了共同的進步，單位可以為文書檔案管理的職工提供支持，定期為職工提供專業化的培訓，提高文書檔案管理人員的綜合素質水平，管理人員作為辦公自動化的重要組成部分，要重視文書檔案管理人員，把好關，促進文書檔案管理辦公自動化的整體發展[2]。

2.3 加強文書檔案管理辦公自動化的制度建設。俗話說，“無規矩不成方圓。”辦公自動化作為近些年時代發展的產物，當代新興事物的發展是十分迅速的，要想真正的為人類創造福利，就要有嚴格把控的制度支持。現代辦公自動化方面問題百出，有很大一部分原因是沒有嚴格的制度管理，要想改變這一現狀，必須制定相應措施和有關制度。有關部門針對在文書檔案管理辦公自動化領域出現的問題，制定相應措施，出臺有關法律法規，根據法律法規對危害文書檔案管理的行為進行處罰，在材料使用、檔案核對及調用等流程方面規范化，體系化，法律化，將一切不法行為壓在法律的準繩之下。建立相應監督體系，在企業內部和網絡之中都要落實到位，將危害文書檔案管理工作的行為扼殺在搖籃之中，使文書檔案管理工作能夠順利進行[3]。

結束語

總而言之，現代信息技術的快速發展中，生活中的一切越來越便捷，辦公自動化的廣泛推廣，不僅提高了對基礎設施和新興技術的要求，而且對辦公人員的要求也越來越高，辦公自動化的人員也要在技術的發展中不斷學習，熟練地掌握文書檔案管理中的高科技技術，增強專業性，提高辦公質量和效率，緊跟是時代腳步，促進文書檔案信息化發展，發揮辦公自動化的潛能。