高校內部審計檔案規范化管理途徑研究

艾華 吳蓉 田仲菊

【摘要】近年來國家對高校檔案管理的要求越來越高，高校內審檔案作為高校檔案的組成部分，在高校發展中發揮著重要作用。但目前高校的內審檔案由于人員認識不足、制度不完善、數據化程度低等原因造成內審檔案管理不規范。本文就如何規范管理高校內審檔案展開論述。

【關鍵詞】高校;內部審計檔案;規范化管理

一、高校內部審計檔案管理現狀

高校內審檔案作為高校檔案的組成部分，實現規范化管理是提升高校內部治理水平的一個重要方面，但目前高校內部審計檔案管理還存在許多問題。

（一）對檔案規范化管理重要性認識不足

內審檔案是對整個審計過程的真實反映，是審計人員辛勤勞動的成果。內審檔案的形成、整理、歸集、立檔、成卷，每一個步驟都同樣重要，缺一不可?？梢哉f內審檔案管理工作是“全員參與”的一項工作，但從審計機構內部看，存在著一種現象，特別是年輕人，認為搜集整理檔案，是個機械性，沒有什么技術含量的活，根本沒放在眼里。有些人員在審計實施過程中認真的甄別、搜集資料，字斟句酌的撰寫報告，可隨著審計結束，報告通過，就松懈下來，對資料歸檔，立卷隨意處之。有些人員對上級督辦項目、金額大的項目重視程度高，從審前調查到審計整改一應資料搜集、歸檔都很重視，可是對日常例行審計、金額小的項目的資料歸檔工作就敷衍得多。以上這些行為都不利于保證內審檔案質量的穩定性。

（二）內審檔案管理制度不完善

“不以規矩，不成方圓”，“建章立制”說的就是這個道理。設立審計檔案管理制度，是審計檔案管理工作有章可循，有規可依。一些學校的審計部門制定了若干專項審計的規章制度，卻沒有制定審計檔案的管理制度;一些學校建立了制度也僅限于紙上談兵，各項檔案管理制度并沒有落到實處。沒有建立制度的學校，做起工作來就帶有很大的盲目性和隨意性，很難保證檔案的完整性、及時性和準確性，對后期的調閱、利用工作十分不利。對于有制度的學校，由于缺乏監督和考核，不能夠引起內審檔案參與者對檔案管理的重視，從而導致審計檔案質量不高。

（三）檔案管理實操不規范

根據筆者多年工作經驗看，內部審計檔案管理存在一些常見問題：1.內容不規范：部分審計取證單、征求意見稿、審計報告之間有出入的問題或數據，無合理說明;部分審計結論取證支撐力度不夠或存在矛盾，導致審計結論定性不準確;附件與正文不相符;2.內容不完整：審計通知書、承諾書、送達通知書、征求意見書這一類文書缺失;審計人員、經辦人員、單位、部門這一類責任方簽字簽章缺失;附件、支撐材料缺失;3內容冗余：報告中未涉及、提及的事項、與取證相關性不大的材料被放入了檔案中。這些問題也會拉低內審檔案管理的質量。

（四）內審檔案數字化程度低

相對于近年來高校信息化建設在教學等其他職能部門長足發展，高校內審檔案信息化建設明顯滯后，不但不方便上級審計機關、巡視巡察組調閱審計檔案，同時也影響內部審計檔案的查找和利用效率。

（五）高校內審部門檔案管理人員素質參差不齊

隨著高校經濟活動規模變大，形式變多，加之內部審計環境的變化，傳統的以財務審計為主的內審人員結構明顯不能適應現代以管理審計為主的工作需求了。受制于學校內部行政部門的身份，高校一個內部審計部門要配齊專職財務審計人員、工程審計人員、績效管理審計人員、內部控制審計人員、計算機信息人員，審計檔案管理人員是有一定困難的。特別對于辦學規模不大的學校，幾乎是不可能的事情。而審計檔案管理工作是一份綜合性很強的工作，既需要掌握檔案的收集整理技術，還要熟悉各類專項審計的審計全貌、邏輯流程，輕重緩急。在計算機信息技術廣泛應用的當下，隨著紙質檔案電子化的進程，還需要內審檔案管理人員熟練操作電子計算機以及相關軟件。而高校內審部門檔案管理員多為兼職人員，有些甚至經過簡單培訓就上崗了。這明顯不利于對檔案質量的保障。

二、高校內部審計檔案規范化管理意義

（一）防范和規避審計風險

隨著我國全面深化改革和經濟轉型升級的深入推進，審計全覆蓋力度在高校不斷加強。高校內部審計呈現出項目越來越多，規模越來越大等特點。相應的審計檔案也出現了數量、組成元素、內容增長的變化特點。而審計檔案是審計工作的記載和再現，是對審計工作最直接、最全面、最真實的反映。規范管理下的審計檔案，能為審計結果提供堅實的保障和依據，有效降低審計風險。

審計檔案的及時性、真實性、完整性、有效性是支撐審計結果的有力證據。

（二）便于審計成果再利用

審計工作是個既重視創新又需要積累經驗，各個審計項目之間既相互獨立又有所聯系的工作。審計檔案包含影像、圖表、文字信息等資料，通過對這些資料的收集、整理、立卷、歸檔，可以為后續工作提供基礎保障。在審計人員遇到瓶頸時，可以查閱以往年度的同類或有交叉點的項目審計檔案，參考借鑒好的經驗方法，學習審計報告的認定依據，學習審計方法，考慮客觀深入反映問題，還可以為后期紀檢工作、巡察工作提供審計經驗。

三、內審檔案規范化管理的建議

（一）增強規范化管理意識

加大宣傳力度，引起學校領導、審計部門負責人對內審檔案管理工作的高度重視。在內審部門營造全員重視的良好氛圍，各司其職。堅持“誰審計，誰立卷，案結卷成”的原則。立卷人可以從審前階段制定審計檔案收集措施做起，一邊審計，一邊收集資料，對審計進行全過程檔案管理。在審前調查基礎上對項目可能形成的檔案資料做出初步預設，通過編制檔案任務清單，增強審計過程歸檔意識。在審計過程中，通過編制資料需求清單，確保資料及時、可靠、完整。在審后階段，通過由各項目主審對審計業務檔案進行自查和各項目組交叉檢查相結合的方式促進審計人員檔案管理意識增強，提升檔案質量。

（二）完善檔案管理制度

“不以規矩不成方圓”，沒有制度的管理就沒有約束。要對審計檔案進行科學管理，就要依靠強有力的制度為保障。立足《中國人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》，各高校審計部門可依據所在地方對內部審計相關規定，制定適宜本校的審計檔案管理制度。規范內部審計部門搜集、歸檔、立卷的要求和準則，保證審計檔案質量。同時將審計檔案管理工作列入年度審計計劃中，建立專（兼）職審計檔案管理工作的培訓、考核監督、獎懲機制。完善檔案管理責任制，用目標化、任務化指標考核審計檔案管理工作，促進審計檔案管理工作高效開展。

（三）提高內審檔案存檔質量與規范性要求

嚴格按照相關法律、規章、制度對內審資料進行編目和裝訂。嚴控歸檔環節，做到有備無患，既要能滿足文書符合法律、語言、公文規范要求，同時要求做到邊結案邊歸檔，案結卷成。

要求立卷人及時歸集檔案，逐頁翻閱每份審計工作底稿、附件審計取證材料，確定材料順序，撤出冗余資料。審結卷成，審計文件材料按項目立卷，依據材料的多少立一個卷或多個卷，多卷項目在分卷時應當防止割斷卷內文件的聯系性。不得將不同項目的材料合并為一個卷。

審計文件材料按結論類、證明類、立項類、備查類的順序排列。其中結論類材料按逆審計程序予以排列;證明類材料按項目審計方案及底稿所列審計事項對應的順序，結合其重要程度予以排列;立項類和備查類材料按形成的時間順序、結合其重要程度予以排列。

卷內文件排列遵循以下規則：正文在前，附件在后;定稿在前，修改稿在后;批復在前，請示在后;批示在前，報告在后;重要文件在前，次要文件在后;匯總性文件在前，原始性文件在后;正文在前，發文稿在后。審計案卷排列方法應當統一，前后保持一致，不可任意變動。

（四）加快內審檔案數字化進度

在推進紙質檔案數字化的初期可按紙質與電子類檔案同步雙套整理的模式，將電子檔案儲存于安全級別較高的介質中，確保數據安全、完整的同時促進檔案查找和利用的效率。可能前期由于掃描、建檔，將紙質檔案與電子檔案一一對應，會增大存檔的工作量，但能立竿見影的達到大幅度減輕日常管理和查詢工作量的效果。隨著計算機和審計軟件技術的飛速發展，后期還可探索借助于云技術、大數據、建立數據庫的模式，實現檔案無紙化管理。

（五）加強內審人員素質培訓

在樹立起“全員參與”內審檔案管理工作的意識之下，加強內審人員職業道德教育，專業知識培訓，提高內審人員乃至整個內審團隊的業務水平。教育培訓方式多種多樣，線上線下的專題學習培訓、研討會、審計業務交流、實戰培訓。由于內審檔案材料立卷是一項綜合性工作，專（兼）職內審計檔案管理人員要不斷更新自身知識體系，加強學習新技術新知識，更新新理念，提高內審檔案管理水平。

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