淺析電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

文/棗莊市衛生健康服務中心 張淑萍

相比于以前的檔案管理方式，電子化管理模式擁有大量優勢，其重點是對電子文件開展有效、深入管理。然而，這種電子文件并不具備直接閱讀性，需要借助計算機技術對文件內容進行讀取，進而可以充分提高傳遞與處理的進程，方便人員使用、處理與儲存信息。

一、在檔案管理中使用電子化管理模式的積極影響

（一）促進標準化流程體系的建立。相比以前的檔案管理模式，電子化管理模式可以有效解決傳統模式存在的相關問題，有效建立標準化的流程體系。現如今，借助于電子技術可以使檔案管理進一步轉變為自動化的管理方式，并且不受人為因素的影響，只需在初期階段有效設置有關程序，計算機技術就能夠按照現實運行情況對信息進行管理與儲存，保證信息的準確性與完整性。

（二）強化檔案管理工作的實時性。基于以前單一化的檔案管理模式，檔案人員需要消耗大量的精力以及時間來研究檔案數據，并且將其進行結合，深入實施儲存與整理。這個環節具有很大的工作量，再加上檔案管理工作需要人為進行，人為因素極大影響了檔案管理工作的整體質量以及效率。然而，借助于電子化的檔案管理模式可以提高檔案管理的及時性，使有關數據資料擁有極大的價值。

（三）加強檔案管理工作的正確性。在事業單位的運行階段，檔案管理工作都是必不可少的一個部分，有效開展這項工作是非常有必要的。如今的檔案涵蓋了大量內容，例如單位后期的發展信息以及單位員工的信息檔案等，對檔案管理相關工作進一步提出了更高的要求，所以單位一定要保證檔案工作的安全性以及有效性。信息化技術重點以電腦以及計算機為核心載體，借助于電子化的方式，具有極高的保密性以及安全性、真實性，能夠進一步方便人員查找以及儲存信息，進而可以提高檔案工作的整體質量以及效率。

（四）提升檔案管理的工作效率。計算機是電子信息化管理模式的核心工具，這充分說明在保存信息的時候，只需借助于硬盤或計算機等相關設備，就能夠對有關信息進行儲存以及使用。從現實運行情況來分析，這種儲存方式具有關鍵的作用，不但可以有效減少空間，使信息儲存越來越環保，而且可以對有關人員的操作手續進行簡化，只需要對計算機開展簡單操作，就能夠查詢有關數據，進而可以進一步節約物力以及人力，促進檔案管理工作不斷發展。

（五）實現資源共享。現階段，把檔案管理系統與辦公自動化系統有效結合起來，能夠有效實現資源共享，同步開展檔案的使用與歸檔。隨著經濟的持續提升，在檔案管理中開始普遍地使用電子化管理模式。然而，在國內檔案開發和使用階段還存在大量問題，需要有關人員進一步開展電子信息化管理，將檔案信息資源很好地體現出來，以此實現管理的核心目的。

二、檔案管理工作的信息化應用

（一）建立電子信息化的管理思想。隨著電子信息技術的持續發展，大部分行業在實施管理過程中需要引入電子信息技術，以此來提升檔案的保管能力。有關管理人員更要充分認識到電子化檔案管理是未來發展的核心趨勢所在，從而實現電子化檔案管理，建立規范化的管理平臺。借助電子化的管理形式，可以長時間保存以及管理檔案，同時創建以及優化電子化的檔案管理系統，還可以為管理人員提供高效的服務。

（二）優化檔案的電子信息化建設。在創建電子化的檔案管理模式時，首先要不斷優化單位內部檔案管理系統，進一步導入“互聯網+”概念，幫單位制定統一、高效的檔案管理軟件，從而更好地實現檔案的信息化共享。與此同時，建立電子信息管理平臺，可以全面、有效地實現檔案的信息化管理，對單位數據檔案進行有效備份，確保檔案信息數據的安全性、高效性以及正確性。此外，需要充分培養專業化的團隊來開展電子化的檔案管理，從而實現檔案信息化管理的核心目的，切實提升檔案工作的整體質量。

（三）優化檔案管理的安全性。網絡化時代，一定會發生病毒植入、數據容災以及電腦信息泄露等問題，特別是在電子技術的普遍運用下，手機以及電腦等硬件和各種APP等軟件組成了大數據資源，這些資源面臨著信息泄密或者黑客攻擊等安全問題。于是，如今的檔案館應該借助于大數據技術，有效、及時地處理這些與安全隱患有關的問題，這就需要提升檔案管理的有效性與安全性，經過防火墻技術以及數字簽名的有效設置，能夠在后臺創建一套備用程序，當出現安全問題時啟動“異地容災”程序，對檔案管理工作的不安全因素進行有效杜絕，進一步為人們提供良好服務，有效打造現代化的檔案管理，充分確保檔案資源的安全性以及真實性。

（四）合理使用電子檔案。第一，檔案人員要主動借助于計算機技術開展檔案編研業務，經過有效撰寫或整理，進一步展示檔案的內涵以及文化，使檔案利用人員可以很快獲得檔案文件里面的關鍵信息以及知識，為檔案利用人員提供良好、全面的信息服務。第二，為保證電子檔案的操作簡單性以及便捷性，需要借助計算機技術對電子檔案的索引目錄進行編制，并且認真遵守有關的保密規定，有效查閱以及使用電子檔案，關于保密等級的電子檔案要通過審批以后才可以開展利用，以此有效保證電子檔案的真實性以及安全性，避免檔案信息被泄漏，為檔案工作的深入發展提供良好的環境。第三，在使用了電子檔案以后，也要對檔案利用登記表進行認真填寫，其中內容涵蓋了檔案利用者的單位與姓名、查找內容、查檔目的與范圍等等，進而促進電子檔案的合理使用。

三、電子信息化檔案管理的要點

（一）收集。在收集信息的時候，單位需要先收集以及整理電子檔案信息，然后再借助計算機設備把這些信息通過電子文本的形式進一步保存在系統中，并且用于信息數據庫的建立，充分確保檔案數據的品質。

（二）整理。在整理時，單位員工應該對電子檔案資料開展準確編號，并且通過計算機對其開展分類管理，方便以后的調取以及使用。同時在檔案管理中要產生對應的目錄列表，對資料查找流程進行簡化。

（三）鑒定。借助于計算機對電子檔案有效實施管理，需要對檔案的存儲情況進行有效鑒定，仔細查看其是否存在不良介質的介入以及病毒的侵入等，以此來有效維護信息的安全性。對于鑒定難度非常大的步驟，有關工作人員一定要引起高度重視，以免產生問題。

（四）存儲。在保存檔案數據資料的過程中，需先有效選擇資料的媒介，明確資料數據的具體保存位置，提升檔案資料保存的安全性。同時在保存的時候，需要掌控存儲介質的溫度與濕度，以免對檔案的使用與調取產生影響。

（五）統計。能夠利用計算機系統的統計功能來實施有關統計工作，進而緩解員工的工作壓力，使工作效率獲得提高，強化數據資料的完整性以及準確性。

（六）運行。運營作業的實施需要檔案庫的大力支持才可以實現。對此，員工需要充分建設各種檔案庫，選取適宜的閱讀以及檢索方式，提高信息的調取效率。

（七）編排。檔案編排需要在互聯網環境下開展，如此可以有效提升編排工作的整體質量，推動每個行業之間的深入交流，在維持單位平穩運行的前提下，強化與其他單位之間的交流以及溝通。

（八）保密。伴隨網絡的開放化，信息數據變得越來越透明以及公開，可針對單位來講，卻存在很大的信息風險。一旦泄漏了大量的機密信息，就不利于單位有關工作的順利開展。因此需要強化對電子信息數據的有效保管，設置合理、有效的保護策略，如權限設定以及分級保存等，以維護檔案數據的安全，進而避免出現隨意修改以及竊取等問題。在對電子檔案進行傳輸的過程中，單位要制定完整、有效的保護機制，借助軟件或硬件加密的方式進一步保護數據，保證檔案傳輸工作順利開展。

四、結語

總而言之，檔案是人力資源管理的關鍵性內容，也是人力資源開發以及利用的核心依據。伴隨社會經濟的飛速發展，對人才的標準要求也逐漸提高，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術強化檔案管理信息化建設，是時代飛速發展的必然趨勢，是提升資源利用率、及時更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高人力資源管理水平以及建立和諧勞動關系的核心渠道。因此，一定要有序開展檔案管理信息化建設，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應社會的飛速發展。