辦公自動化環境下的文書檔案管理方式解讀

文/萊西市教育和體育局 王德偉

在檔案管理工作中，文書檔案管理是其重要組成部分，該工作質量不僅關乎檔案管理總體工作成效，而且還對檔案管理具有重要影響。在文書檔案管理工作中添加辦公自動化技術，使該工作在原有基礎上將工作質量與效率做進一步強化，對辦公自動化環境下的文書檔案管理實施研究，促進檔案管理事業的發展。

一、應用辦公自動化開展文書檔案管理出現的問題

（一）辦公設備建設程度不足。雖然辦公自動化技術使文書檔案管理工作的質量在原有水平上得到進一步提升，但部分檔案管理工作中，皆存在自動化設備不足的情況。該問題的出現，使管理人員沒有感受到現代化技術所帶來的便利，而且部分自動化技術由于沒有設備作為支持，出現閑置的狀態，出現技術資源浪費的問題。

（二）管理人員專業水平不足。辦公自動化技術的運用，需要管理人員專業技術的支持，而當前普遍存在工作人員專業能力不足的情況。該問題的出現，使辦公自動化技術沒有得到充分發揮，問題嚴重時，甚至不能對該技術進行使用，不僅浪費技術資源，而且也使企業單位遭受損失。

（三）安全性和保密性不強。將辦公自動化技術應用到文書檔案管理工作中，雖然能使該工作順利、有效地完成，但是其檔案資源也極容易遭人修改，導致檔案信息的保密性和安全性無法得到保障。

（三）缺少統一的制度及標準。辦公自動化環境下的文書檔案管理方式得到了創新發展，信息檢索效率提高，多個部門共同參與到文書檔案管理中去。在這樣的情況下，不同部門之間的規章制度并不相同，對工作的開展造成阻礙，由此可見，在優化文書檔案管理工作的同時，還應該制定出統一的制度和標準，為工作的開展奠定良好的基礎。

（四）工作重點沒有發生改變。辦公自動化環境下，文件檔案的界限淡化，所有的文件都在設定的系統環境下生成，工作出現融合，歸檔時間遷移，文件和檔案一體化，統一接受計算機系統的管理，文書檔案的管理渠道增加。但是很多企業的檔案管理工作重點沒有發生變化，依然按照傳統的管理方式進行，無法滿足新時期的管理需求，工作效率不增反降，還導致其他方面的問題出現。

二、辦公自動化環境下強化文書檔案管理的措施

（一）文書檔案辦公技術及設備的建設。辦公自動化技術主要由網絡技術和相關設備作為支持，所以為確保該技術能夠得到最大限度的運用，使其更好地服務于工作人員，管理者需要加大對該技術的資金投入，強化文書檔案辦公技術及設備的建設，加強文書檔案管理人員的工作積極性，提升該工作的總體成效與質量。在這一問題中，管理者需要正確認識到，當前文書檔案管理工作中的問題，以及強化建設后改善情況，對該兩項問題給予充分分析，衡量技術與設備投入的重要性，保證建設工作具有一定的針對性、有效性、合理性和科學性，讓設備與技術的建設工作，成為提升文書檔案管理工作的有效途徑。

（二）文書檔案管理者專業技術水平的提升。文書檔案管理人員的專業技術水平，不僅關系到辦公自動化技術能夠充分運用，而且還對該工作的未來發展具有重要影響，所以管理者應當對該問題給予一定重視，以提升文書檔案管理人員專業技術水平的方式，強化該工作的總體質量，確保辦公自動化技術的優勢能夠最大化發揮。在這一問題中，管理者可按以下幾種方式開展工作：第一，強化內容培訓學習工作。邀請辦公自動化專業人士，到單位內部開展該技術的培訓學習工作，以此提升文書檔案管理人員的專業技術水平。在培訓過程中，管理者需要對其實施全程監督，對工作人員專業能力不足之處，及時開展針對性再教育，確保工作人員專業技術水平的全面性提升。第二，外派進修。將文書檔案管理人員派至相關專業院校或廠家進修，由于外派進修的機會十分難得，所以該方式不僅能夠有效提升其專業技能水平，而且還能激發其積極參與性。

（三）提高文書檔案管理的安全性和保密性。針對提高文書檔案管理的安全性和保密性問題，管理者需要對系統技術及網絡防護技術加大投入力度，在辦公自動化系統中增設身份權限，根據工作人員不同的崗位職責，為其設置不同的系統權限，在系統內部管理中提升檔案信息的安全性和保密性。針對該問題，管理者可要求技術人員對辦公自動化系統進行適當修改，除增設身份權限以外，還可以根據實際工作需求，制定出相應的防御功能，以此提升文書檔案管理的安全性和保密性。與此同時，對系統防火墻技術實施強化建設，防止外界因素對系統進行技術干擾，在系統外部強化檔案信息的安全性和保密性。針對防火墻技術，當前檔案管理單位普遍使用傳統防火墻技術，該技術著重強調被動防御，攻擊者可根據防火墻上所存在的漏洞實施針對性攻擊，即可獲取檔案信息或將其摧毀。在實施防火墻技術更新后，使用當代新型防火墻技術，在原有被動防御基礎之上，還能實現主動檢測功能，對自身所存在的漏洞進行補丁下載并給予修補，對當前流行性網絡病毒進行實時防御更新，進而使辦公自動化系統的安全性和保密性得到進一步提升。

（四）提高文書檔案管理的體系制度及標準。自動化辦公環境下，文書檔案的歸檔管理工作還要形成規范化的體制制度，以及統一的技術操作標準。規范化文書檔案管理體制是現階段重點，很多企業的文件管理和檔案管理分離，隸屬于不同的管理部門，這樣的情況下，檔案管理部門無法開展前期控制工作。因此，要從管理體制上進行規范。比如：某企業將文件管理和檔案管理進行統一領導、統一規劃，讓二者實現同步發展，以此確保文件從形成到歸檔查閱都可以在文書檔案管理部門的統一指導下進行。不僅如此，還要制定出科學的業務流程標準，明確文件處理、歸檔管理流程以及著錄要求，最為主要的是統一的電子文件格式。技術操作標準也非常重要，當前的辦公環境下，檔案管理依賴軟件系統完成，因此在設計軟件系統時，要確保軟件的兼容性、應用性能相對較優，同時要對有關技術參數和技術標準進行規范，包括：數據接口標準以及數據安全標準，實現不同類型的數據轉化標準，確保檔案管理工作的流暢性和安全管理水平。一個規范化的操作標準能夠給有關人員提供參考，避免在操作中出現問題。

（五）轉換工作方式明確文書檔案管理重點。除了上述四點內容之外，面對辦公自動化環境，一部分檔案工作內容發生了變化，檔案管理工作和文化處理工作產生融合，雖然提高了工作效率，但也會對后續工作產生一定的影響，這就需要轉移檔案工作的重點。傳統的檔案管理工作中主要集中在整理收集這一環節，現如今應該轉到檔案的價值鑒定和文件保護方面。尤其是文件保護要從文件形成后就開始跟蹤監督指導，確保歸檔的文件每一個環節都符合檔案管理需求。辦公自動化系統能夠實現檔案的自動分類，文件歸檔后檔案分類號和主題標引都可以交給系統自動完成，人員的工作量減少，工作質量提高，更應該將重點放在其他環節，尤其是檔案價值界定，需要依靠人工完成，是非常重要的環節，要確保文件真實、完整、準確。檔案工作人員要積極和各部門文書人員進行溝通，打造出開放式的檔案工作，檔案工作人員的工作能力要實現多元化發展。

三、結語

綜上所述，將辦公自動化技術應用到文書檔案管理中，不僅使該工作質量得到有效提升，而且還增加其工作效率，實現科技現代化效果，使文書檔案管理能夠更好地為人們服務。與此同時，對辦公自動化環境下的文書檔案管理進行研究，強化檔案管理的同時，為現代化辦公技術未來的良好發展奠定基礎。