基層疾病預防控制中心檔案管理的信息化轉型研究

崔明洋 焦作市疾病預防控制中心

我國近些年來，曾多次出現過嚴重的流行疾病，危害了人們的生命健康，并為社會的穩定發展帶來了嚴重的負面影響。而基層疾病預防控制中心，便會通過檔案記載的方式，將這些流行疾病的病理學特征、分析診斷過程、治療解決方案等內容進行記錄，以便于在后期發現疫情時，為醫生提供更加充足的資料，使疫情得到快速控制，減少人民群眾的生命財產安全威脅。本文將針信息化檔案管理的優勢作用、現狀分析以及信息化轉型策略進行簡單敘述，希望能為檔案管理人員提供一些幫助[2]。

一、疾病預防控制檔案信息化管理優勢

通過信息化技術對檔案進行管理，能夠有效減少管理人員的工作負擔。通過將檔案數據化，保存在電腦之中，能更加全面地記錄檔案信息內容，提高檔案管理人員的工作效率。另外，將數字化檔案存儲進光盤、硬盤等存儲軟件中，也能有效減少存儲空間，提高檔案存儲空間的利用效率。此外，因疾病預防控制檔案屬于特定條件中長期收集整理的文檔，因此需要管理人員格外注意檔案管理的安全問題。傳統的紙質檔案有可能在外界氣溫、濕度、使用頻率等因素的影響下，出現嚴重損壞狀況，若紙質資料積累過多，且存儲地點過近的情況下，便會大幅度提高火災發生幾率，為基層疾病預防控制中心帶來嚴重隱患[3]。信息化檔案便沒有這類問題，因信息化檔案屬于電子數據，因此哪怕原本紙質檔案損壞，也不會影響檔案的應用，信息化檔案存儲也能有效降低火災等安全隱患的發生概率，減少疾病防控中心的風險隱患。最后，信息化檔案能夠進行多重加密，并能有效提高檔案整理效率，免去了檔案管理人員的大部分工作壓力，此外，通過對檔案進行分級加密、添加關鍵詞等，也能讓用戶更加及時的查詢到需要的資料，進一步提高了用戶的應用效率。

二、疾控中心人事檔案管理信息化的作用

(一)提升檔案管理工作效率

基層疾病預防控制中心的檔案管理技術較為傳統，檔案資料的收集整理工作通常由人工完成，這導致了檔案管理工作效率過低，且檔案信息的準確度不足，錯誤率較高。將信息技術融入檔案管理工作中，能夠有效減少管理人員收集數據的時間。此外，使用相關軟件進行信息錄入工作，也能有效縮短錄入時間，并提高信息的準確性。

(二)提升檔案信息的保密性

通過信息化技術，能夠有效提升基層疾病預防控制中心檔案管理的保密效果，從而為各環節工作提供更加可靠的資料。信息檔案管理人員首先需要構建安全便捷的檔案管理查詢平臺，建立規范、龐大的檔案數據庫，將檔案的檢索方式更變為網絡檢索，并提高檔案管理效率[4]。

(三)優化人力資源配置

除去疾病方面的信息，檔案管理人員也會接觸到人事檔案信息。將信息化技術與檔案管理工作結合，能夠將人事信息記錄得更加全面，并將工作人員的年齡、性別、職稱等各項情報直觀地呈現出來，從而提高人力資源配置的可靠性。進行各環節工作時，檔案管理人員便可通過記載的數據，對當前擁有的人員進行調配，進而將每一位員工的優勢充分地發揮出來，提高工作人員的整體水平。

三、疾控中心人事檔案管理現狀分析

(一)人事檔案管理邊緣化

對于其他行業的檔案管理工作而言，基層疾病預防控制中心的檔案管理工作要更加復雜，因防控中心的檔案是長時間積累下來的，想要發揮其作用，則需要進行相應的投資。但在當前檔案管理工作之中，管理模式經常會產生不平衡狀態。此外，一些疾控中心的運營時間較長，但這類疾控中心并沒有對自身管理條例進行更新，對檔案方面的管理措施仍采用傳統模式，或者僅將檔案內容數據化，轉存到計算機軟、硬件之中，這一形式雖然也能夠在一定程度上提高檢索的效率，但也會因為涉及部門過多，導致檢索過程與存儲平臺出現各式各樣的問題，影響檔案資源的應用[5]。因此，進行檔案管理時，應不斷強化管理條例方面，并應用更多專業軟件，對檔案資源進行信息化管理措施，只有這樣，才能有效保證應用的合理性。目前，我國大部分疾病預防控制中心在管理條例方面較為落后，無法有效的做到運行與維護工作，導致信息化檔案管理的效果無法得到充分發揮，從而嚴重影響了基層疾病預防控制中心的發展。

(二)管理水平有待提升

除去對流行疾病的檔案資料收集管理外，疾控中心的檔案管理還包括了教育培訓、監管檢查等多方面內容，為了更好地實施這些內容，相關人員應確保檔案管理的有效性與完整性。傳統的檔案管理措施運行過程較為繁雜，且存在難搜索、易出錯等多種問題，大幅度拉低了檔案資料管理的效果。這些方面均需要管理人員加大對檔案管理的關注度，并根據社會發展的趨勢與需求，學會使用更加先進的管理技術，不斷提高管理意識，減少因管理觀念落后導致的問題產生概率。但截至目前，檔案管理工作仍是疾病控制中心的邊緣工作，不論是高層領導人員，還是管理人員本身，都不重視檔案管理措施，導致無法充分地利用檔案管理數據，從而對信息化檔案管理造成了嚴重負面影響。

(三)缺乏科學的建設規劃

目前我國檔案信息化管理措施已經得到了初步的落實，在進行檔案管理時，管理人員也可通過專門的軟件進行對接整理工作，從而實現網絡工程布置。但各階段中疾控中心的檔案信息數據均處于非常龐大的狀態下，更多的數據仍處于封閉式狀態之中，并沒有做到資源之間的共享工作，從而為管理人員增添了更多的困擾。此外，當前的檔案信息管理并沒有相關的標準條例，導致管理模式與企業發展方向脫軌，無法真正的開展落實檔案信息管理措施。在沒有相應措施的支持下，基層疾病預防控制中心的檔案信息還需要召開多次會議，探討時間、期限、效果等多方面內容，從而建立起更加適合當前需要的檔案管理模式，有效解決原本管理方案中存在的問題，降低后續可能產生的不良影響。

四、基層疾病預防控制中心檔案管理的信息化轉型策略

(一)全面提高重視程度

作為基層疾病預防控制中心的領導人員，應充分的意識到檔案管理工作的重要性，并針對自身發展需求，成立專業的檔案管理部門，聘請業務能力過硬、職業素質較強的隊伍，進而為檔案管理工作營造出更加專業的氛圍。此外，相關人員還可通過加強宣傳、進行講座、落實考核等多方面內容，提高現有檔案管理人員的工作能力與職業素養，從而促進更多的管理人員擁有先進的檔案管理意識。

(二)構建信息化管理體系

一方面，管理人員應將檔案資料進行集中檢查，確保檔案資料的完整性與準確性，隨后將管理制度落實到位，進一步提高檔案管理的信息化流程。在進行檔案信息數據化錄入時，相關人員應保證檔案信息的準確性與保密性，并聘請專業團隊，對檔案信息進行篩查工作，確保信息中不存在任何影響使用的問題。另外，管理人員還應與疾病防控中心的其他部門進行及時溝通，并達成友好協作，以便于提升檔案管理的安全性。

(三)加大信息化投入力度

截至目前，我國相關部門已經針對檔案管理方面出臺了多項政策，并在政策中明確的指出了信息化技術融入檔案管理工作的重要性，并要求相關單位將信息化技術與檔案管理進行充分融合。因此，相關人員需要不斷加強新檔案管理的工作意識，并為檔案管理提供一筆專用資金，不斷提高工作人員的工作技術，另外，在配置基層檔案管理中心中，相關人員還需要加強檔案對于自然災害與人為惡意破壞等問題，維護并保證檔案管理工作能夠順利地進行下去。檔案管理人員也需要不斷提高自身管理能力與檔案處理能力，進而保證檔案管理措施符合當代社會對于基層疾病保護管理中心的檔案管理需求。最后，相關人員應加大對檔案管理的數據內容，從而便于更好的為企業提供未來發展規劃[6]。

(四)提升管理隊伍素養

第一，基層疾病預防控制中心應將檔案管理人員進行統一培訓，并采取相應考核手段，對參加培訓的人員進行全體考核，進而篩選出最為適合的復合型人才，保證這些人才能能夠在檔案管理的過程之中，能夠充分的發揮出自身的作用，有效地引導人們進行檔案管理工作。第二，作為優秀的檔案管理人員，其應該對本單位內的人員方面入手，不斷促進非本專業工作人員的工作水平，從而讓檔案管理工作得到不斷的優化。第三，相關人員需要加強檔案管理人員對我國法律法規的認知程度，不斷更新自身對法律法規的意識，從而自覺的維護檔案管理過程中的安全性。

五、結語

總而言之，為了進一步提高基層疾病預防控制中心檔案管理的效率，管理人員應順應時代發展步伐，將信息化技術與檔案管理相結合，實現信息化檔案管理措施，充分的發揮出信息化技術的作用，提高基層疾病防控中心檔案管理的效果，從而使基層疾病預防控制中心得到更加優越的發展環境[7]。