城建檔案信息化管理工作的現狀及其發展

文/鄭敦青

經過“美麗中國”“美麗鄉村”建設規劃的不斷推進，我國基礎設施建設水平不斷提升，城建工作取得顯著成效，城建檔案管理工作有助于促進城市建設工作的科學發展，使城建工作的價值突出，為城市建設體系的不斷完善和有效延伸提供信息支持。城建檔案信息化管理體系的建設是檔案管理部門對高質量檔案管理工作的追求，同時也是信息化時代發展的必然結果。

一、城建檔案信息化管理工作開展的意義

在大數據時代中，城建檔案信息是促進城市建設和發展的寶貴資源，城建檔案管理體系的信息化建設水平的高低，對于城建檔案館能否實現可持續發展具有直接的影響。

第一，目前，我國正處于各項基礎設施建設規劃推進的關鍵時期，城建檔案信息載體具有明顯的向復雜化演變的趨勢，城建檔案數量明顯提升，使得各地區城建檔案館開展檔案管理工作的壓力與日俱增。在這種情況下，城建檔案信息化管理工作的有效開展，能夠實現多種先進信息技術的融合，包括物聯網技術、自動化技術和人工智能技術等，可以有效地打破傳統城建檔案管理工作的框架限制，發揮現代化科技優勢，有助于全面提高檔案管理工作效率，降低城市檔案館的人力資源投入。

第二，近年來，我國基礎設施建設水平的不斷提升，城建檔案信息化管理工作的全面開展，使城建檔案信息得到有效整合。在先進科技的支持下，深入挖掘城建檔案信息蘊含的內在價值，有助于城建管理部門切實掌握城建信息，根據城建環境統籌城建資源，加快城市化發展進程，推動智慧城市建設。

二、城建檔案信息化管理工作的開展現狀

城建檔案信息化管理工作的有效開展打破了傳統檔案管理工作的框架限制，使其具備了全新的工作體系和工作機制。

第一，城建檔案管理工作在城市化建設中占有重要地位，但目前部分城建檔案館缺乏信息化建設意識，仍然依靠傳統檔案管理的方式儲存城市建設資源，且相關人員嘗試新技術積極性不高，導致城建檔案信息化管理工作的開展陷入困境。

第二，城建檔案信息化管理工作的全面開展，需要依托與之相關的現代化信息技術和先進的數字手段，這就要求城建檔案管理人員具備較高的信息素養和信息化檔案管理能力，然而，目前城建檔案管理人員的工作水平參差不齊，難以滿足城建檔案信息化管理工作開展需求。

第三，區別于傳統城建檔案管理工作，城建檔案信息化管理工作具有較高的資源整合性和數據集成性，持續沿用傳統的檔案管理體系，難以發揮現代化檔案管理工作的作用優勢，降低了城建工作的效率。

第四，近年來，我國城市化建設步伐逐步加快，城建檔案數量呈現了明顯的上升趨勢，部分城建檔案館信息化管理工作存在信息化技術落后現象，導致城建檔案不能做到及時更新，為城市建設的發展帶來不利影響。

三、城建檔案信息化管理工作開展的對策

（一）提升信息化建設意識

城鄉建設檔案，是指在城鄉規劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖像、圖表、聲像、電子文檔等各種載體的歷史記錄，是城鄉建設的重要基礎資料。具備信息化建設意識是城建檔案信息化管理工作開展基礎，以下對提升信息化建設意識提出相關建議。

第一，城建檔案管理工作的有效開展和城市化建設具有密不可分的關系，我國城建管理部門和檔案管理部門應該充分認識到城建檔案管理工作的重要性，定期組織城建檔案管理人員召開技術交流會議，在會議上整合一段時間內城建檔案管理工作取得的主要成果，并反思城建檔案管理工作的缺漏。由城建管理部門和其他相關部門負責引導檔案管理部門提升信息化建設意識，并組建學習小組，對先進城建檔案管理體系進行學習，明確城建檔案信息化管理工作的開展優勢。同時，還可結合目前城建檔案管理工作的開展現狀和開展條件，制定信息化檔案管理系統建設規劃，提升城建檔案館對城建檔案信息化管理工作的重視程度。

第二，城建檔案館管理人員應該充分認識，城建檔案信息化管理工作的開展要素，切實轉變管理觀念，提升思想高度。重點審視傳統檔案管理系統的制度缺失和工作矛盾，加強制度梳理，分階段制定信息化管理工作開展目標，引導檔案管理人員不斷提高個人技術水平，加強信息素養建設。

（二）加強技術培訓力度

基于城建檔案信息化管理工作的技術融合性[1]，檔案管理人員應具備較高的信息素養，可通過加強技術培訓力度，為城建檔案信息化管理工作的開展奠定基礎。

第一，城建管理部門應充分認識到城建檔案信息化管理工作的開展優勢和開展必要性，并以此為基礎，組織城建檔案館開展技術交流會議，在會議上整合具有較高作用優勢的檔案管理技術，如自動化技術、物聯網技術、人工智能技術等；邀請行業內專家對這些先進技術的具體應用進行介紹，讓相關工作人員認真學習先進技術的應用方法，進而促進各城建檔案館對于城建檔案信息化管理工作的支持，從而實現培訓效果的提升。

第二，城建檔案館應在原有檔案管理體系的基礎上，根據檔案管理人員的管理能力和工作態度，組建學習小組，并為各小組布置學習任務，設定學習目標，使得城建檔案管理人員具備較高的自主學習意識，意識到城建檔案信息化管理的重要性，能夠不斷探索新型管理路徑，創新檔案管理體系。另外，為提高城建檔案信息化管理工作的開展效率，使得城建檔案信息化管理工作能夠滿足目前的檔案管理發展需求，城建檔案館的負責人員還應派遣檔案管理人員進入具有較高檔案信息化管理水平的檔案管理單位中進行深度學習，借鑒其先進方法，加強技術融合，積累檔案信息化管理經驗，不斷提高個人管理水平和城建檔案信息化系統的管理能力。

（三）優化管理體系

面對日益增加的城建檔案管理工作壓力，城建檔案管理人員應該切實優化管理體系[2]，做好如下工作。

第一，傳統的城建檔案管理體系的管理流程較為冗長，檔案處理效率低，管理工作難度大。因此，在城建檔案信息化管理工作開展過程中，相關人員應積極打破傳統管理框架的限制，實現技術融合，構建網絡管理平臺。在網絡管理平臺中，城建檔案管理人員可進行線上檔案處理。同時，其他具有應用檔案需求的人員也可在線上管理平臺中利用特定權限進行檔案調取和檔案內容閱讀等，有助于充分提升檔案管理效率，促進檔案處理流程的全面簡化。

第二，為提高城建檔案信息化管理工作開展的有效性，負責人員應引進績效評價體系和綜合評價體系對檔案管理人員、檔案管理系統進行精細化管理。績效評價體系可以有效識別檔案管理人員的工作態度、工作能力，而綜合評價體系則能從全局角度出發，對檔案管理系統的運行效果進行反饋，支持負責人員調整人員管理規劃，優化人員組織結構，領導檔案管理人員不斷提高個人信息素養和檔案管理水平，滿足城建檔案管理需求。另外，在優化管理體系的過程中，還應注意保證城建檔案信息安全，通過權限設定和權限授予，合理優化檔案信息傳輸環境，規范檔案管理行為。

（四）引進先進技術

近年來，我國科學技術水平不斷提升[3]，相關現代化科技已經在各個重要領域中得以廣泛應用，并已取得實質性應用效果。基于城建檔案信息化管理工作開展的必要性以及城建檔案信息化管理工作對于城市化發展的促進作用，城建檔案館的負責人員應該積極引進先進技術，促進城建檔案信息化管理體系的有效更新。

目前，我國在物聯網技術、人工智能技術和云計算技術的應用上積累了豐富的經驗，在城建檔案化管理工作開展過程中也可充分利用現代化信息技術的應用優勢。相關人員可在物聯網技術的支持下，通過在檔案儲存環境中靈活地布設傳感器，快速定位檔案位置，識別檔案儲存環境，以保證檔案資料安全，杜絕火災隱患；人工智能技術則可用于城建檔案信息管理系統中，支持檔案管理人員進行智能化檔案管理，起到有效簡化管理流程，提高管理效率的作用；云計算技術能夠有效地構建城建檔案信息化管理體系，并支持檔案信息潛在價值獲取和檔案資源儲存空間拓展。由此可見，在先進技術的引進和融合下，城建檔案信息化管理工作的有效性將得到切實提升，能夠充分滿足檔案管理需求，并具備實時更新能力，緊跟城市化建設步伐。

四、結論

當前，我國正處于各項基礎設施建設規劃推進的關鍵時期，城建檔案管理建設也需要與時俱進，而城建檔案信息化管理工作的開展可以有效地提高檔案管理效率，發揮城建檔案信息的潛在價值。可通過提升信息化建設意識、加強技術培訓力度、優化管理體系、引進先進技術為城建檔案信息化管理工作奠定持續性發展基礎，促進我國城市建設水平和檔案管理水平的全面提升。