信息時代行政事業辦公檔案管理工作創新研究

文/公主嶺市財政局 黃梅

眾所周知，只有對目前的檔案管理模式展開有效的改革創新，才能夠使得檔案管理工作滿足社會發展與新技術的要求，并且與新時代檔案管理與服務的基本需求相吻合。要想使得工作效率和工作質量得到有效提高，促進辦公室檔案管理資料不斷改革創新，相關單位既需要把檔案資源進行電子化與數字化處理，還需要對檔案管理實行信息化模式，提供更加方便的檔案服務模式。

一、信息時代辦公室檔案管理工作的特點

信息化時代的不斷進步，加快了辦公室檔案管理工作的改革創新，使得辦公室檔案管理對象、管理方式、服務方式都發生了巨大的改變。

（一）管理對象從傳統載體轉向數字化。在新時代的大背景之下，檔案的管理對象由原來的紙質文件轉變成目前的電子文件。原來的檔案學理論探究的內容與檔案工作管理對象都是把傳統的載體作為主要的研究主體。然而在信息化時代，之前的文件與檔案逐漸被淘汰，大多數轉變成了電子文件與數據，與此同時，我國各級檔案部門也開始逐漸的實行數字化管理，從而提高了電子化的相關要求。

（二）管理過程向信息化轉變。現階段，構建信息化社會的進程不斷加快，信息化給我們的日常生活帶來了巨大的影響，傳統的檔案管理根本無法滿足現代社會發展的需要。為了能夠適應社會發展要求，應用先進設備的途徑來提高檔案管理工作已變得迫在眉睫。現在，已經有很多的企業構建了檔案管理網絡系統，并且把檔案管理工作朝著信息化方向轉變。

（三）信息時代檔案管理的快速發展。就檔案管理而言，傳統的檔案管理方式過于簡單，并且制度不健全，傳統的紙質記載的方式早已不能夠滿足現在社會發展的基本需要，因此實行電子檔案管理成了必然趨勢。科學技術的迅速發展，促使網絡信息技術不斷進步，同時也使得檔案管理得到了不斷發展，所以，電子檔案應運而生。通過把電子檔案與紙質版相比較，我們不難發現，電子檔案可以使得管理信息更加精準，與此同時，也提高了異地之間有效溝通的效率。

（四）提供多樣化的服務模式。在展開檔案管理工作時，基本上都使用信息化的檔案管理方式，這種管理的方式與傳統的管理方式相比較，既可以促進檔案管理工作的多樣化，也可以使得管理工作的效率得到大幅度提升。除此之外，還能夠激發相關工作人員的工作熱情與積極性。

二、信息時代辦公室檔案管理工作存在的弊端

隨著信息化時代的到來，辦公室檔案管理的對象、模式、程序、服務等等都發生了巨大的轉變，所以，我們必須要對這些變化中存在的不足，進行詳細的分析，從而有針對性地提出一些新的發展策略。

（一）規劃與設計存在一定的滯后。就辦公室檔案信息管理工作而言，其存在的最大問題就是規劃與設計相對滯后。要想形成有效的檔案信息資源，不僅要借助于空間地域性，還要全面考慮資金方面的干擾。所以，在設計科學合理的規劃方案過程中，該工作難度系數是非常大的。

（二）工作理念存在的不足。眾所周知，傳統的檔案管理所具備的功能以及價值其實是根本得不到充分發揮的。但是信息化的發展，不但加強了對信息資源的有效調整，并且也實現了對信息資源的統一管理。除此之外，傳統的工作人員缺乏服務意識，在具體的工作過程中，根本不能有效地發揮出檔案管理工作的作用。

（三）管理方式不夠科學合理。在辦公室檔案信息管理工作的過程中，傳統的管理方式只是工作人員根據手里的工作展開操作，這樣的操作使得整個工作中容易出現問題：1.很多檔案材料得不到及時有效的更新。2.檔案管理資料提取困難，自身的價值得不到體現。3.相關工作人員缺乏專業素質，專業技術能力比較薄弱，因此導致整個的信息化檔案管理工作根本無法正常開展。除此之外，還有很多單位，制定的檔案管理的規定不夠合理，相關的規定不夠明確。

（四）材料的收集力度不足。目前，在進行辦公室檔案收集與歸檔工作的過程中，在材料收集方面有著很大的漏洞，收集的材料質量大打折扣，而且檔案管理的相關流程也特別不規范。除此之外，還有很多的檔案管理人員把資料隨便放置。所以，大幅度提升檔案收集與歸檔的質量，就必須要加大對檔案管理過程的監督力度，嚴格要求與控制管理人員的歸檔方式。

三、信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新策略

信息化時代的到來，促進了辦公室檔案管理工作的不斷改革創新，只有及時有效地發現其中存在的問題，并且給出相應的解決方案，才可以使得辦公室檔案管理工作健康穩定地進行，從而滿足國家與社會對檔案行業發展的需要。

（一）創新管理理念。在信息時代大背景之下，為了促進檔案管理工作順利發展，第一步需要做的就是不斷改革創新檔案管理的理念，并且配備大量的管理人員，促使其不斷地創新與發展，如此一來，檔案管理工作才能夠得到有效發展。第二步需要做的就是加強對檔案管理工作人員的監管，既要求他們發自內心地意識到管理工作的重要性，也要準確把握信息化的檔案管理工作。第三步需要做的就是加大對招聘環節的控制。在招聘人才的時候，優先錄取那些對信息網絡比較熟悉而且能夠對新型的信息化管理理念的重要性有正確認識的人才。總而言之，只有不斷地改革創新管理理念，檔案管理工作的水平才能夠得到有效提高。

（二）健全檔案管理信息化工作體制。在信息化時代大背景之下，相關單位出現了大量需要及時處理的檔案信息，數據的不斷增多使得建設更多的單位變成了可能，然而同時增大了檔案管理工作的難度系數。那么怎樣才能夠更好地應用這些檔案信息呢？要知道，傳統的檔案管理模式根本不能對現在的檔案信息進行有效處理。因此，要想使得檔案管理工作的系統性與規范性得到大幅度提高，就必須根據自身工作的具體狀況，并結合信息化系統技術的特點，構建出一個比較健全的管理系統。如此一來，每一個部門和相關人員就可以清楚地認識到自身的職責所在，并且制定出一套全面的管理標準。除此之外，還需要構建監督管理制度與相應的績效考核制度。另外，在實際的檔案管理的過程中，還需要加大對數字檔案的關注力度，因為數字檔案既可以給我們的日常生活帶來方便，也可使得檔案儲存更加安全。

（三）加強“云計算”在辦公室檔案管理中的應用。就目前而言，云計算技術被廣泛應用于各行各業，對于我們生活的方方面面都帶來了巨大影響。云計算技術是由很多運算技術相互結合而形成的，也是我們現在使用最多的一種計算方法。把運算技術應用于辦公室檔案管理的過程中，可以使得檔案數據得到有效的分析、整理，也可以有效地縮短計算時間，大大降低工作人員的工作壓力，從而提高了檔案管理的真實性與可靠性。借助于云計算技術，可以對大量數據的合理進行科學的整理與分析。近年來，檔案管理的資料變得更加的錯綜復雜，不僅要處理視頻與音頻，還要處理大量的圖片，這使得整個的檔案管理工作變得非常困難，但是如果把云計算應用到其中，那么所有的問題都可以迎刃而解，這對于檔案管理工作效率的提高是非常有幫助的。

（四）規范工作流程。在構建計檔案管理體系的過程中，必須不斷地修改完善目前工作流程，這樣就可以使得體系中的工作流程實現自動化管理。只有不斷優化工作流程管理，才能夠為系統自動化的處理打下良好基礎。

（五）更新管理模式。就傳統的檔案管理而言，文件丟失、查找困難等問題頻繁出現，這不僅給整個的檔案管理工作帶來很大的困擾，而且也使得相關單位面臨巨大的經濟損失。除此之外，為了能夠找到重要的資源，單位不得不調動大量的人力、物力、財力，如此一來，不僅單位的成本變得越來越多，而且工作人員的工作量也變得越來越多。要想有效解決這一問題，就必須要構建科學合理的管理模式，把已經記錄的文件根據文檔的內容和用途，展開科學合理的分類歸檔，同時按照時間對這些文件編碼標注，除此之外，借助于計算機等先進設備展開有效的記錄存檔，從而形成電子化檔案。

四、結語

綜上所述，對信息時代辦公室檔案管理工作創新展開有效的研究與分析是至關重要的。近年來，信息時代的進程不斷加快，促進了科學技術的不斷發展，并被廣泛應用于人們的日常生活之中，這不僅給人們的日常生活提供了很大的便利，也使信息變得更加準確。就目前而言，把電子媒介應用與檔案管理工作的過程中，既可以使得檔案管理工作變得更加便捷，也可以使得管理工作的效率得到很大改善。與此同時，還能夠有效地提高檔案管理工作的高效性。總而言之，加大對單位辦公室檔案管理工作理念的科學優化力度，辦公室檔案管理工作才能夠健康可持續發展。