油田企業(yè)辦公室精細化管理的思考與探究

曾雅娟 大慶油田有限責任公司黨委辦公室

為了提高油田企業(yè)的質(zhì)量效益，就要對于企業(yè)的辦公室采取精細化管理，從而能夠?qū)τ谵k公室工作進行精細化改進，完善企業(yè)各項工作的發(fā)展。本文對于如何開展油田企業(yè)的精細化辦公室管理進行了探究，從而保證油田企業(yè)管理能力的提高。

一、辦公室精細化管理概念

在進行辦公室管理的精細化過程中，要本著精準細致嚴格的標準，采用科學的管理經(jīng)驗，對于辦公過程進行控制，從而取代對于工作結(jié)果的控制，以提高管理工作的質(zhì)量以及效率。

二、辦公室精細化管理的主要內(nèi)容

開展辦公室精細化管理的過程當中，要明確分工與責任分配、明確管理要求、運轉(zhuǎn)流程、做好制度保障以及評價考核等全方位的管理。

(一)明確職權(quán)，確定責任

要想實現(xiàn)辦公室的精細化管理，就要首先進行定編、定崗、定責等基本任務，并進一步地進行業(yè)務流程，崗位標準以及工作規(guī)范的梳理，從而建立完善的辦公室工作體系。要注重其中的崗位分工與職責確定工作，確保每一個工作節(jié)點以及程序的順利銜接，能夠明確地進行分工，保證各個崗位的人員都能夠完成其工作運營，實現(xiàn)部門之間的協(xié)同合作。此外，還要落實好制度的相關(guān)標準，要將工作精細的對準崗位，讓專人對工作進行負責，并要將各個崗位的工作按照要求做到規(guī)范并完善自身的責任。

(二)優(yōu)化流程，保證制度有序

在進行辦公室進行精細化管理的過程中，要對環(huán)節(jié)進行精簡并對工作內(nèi)容進行清理，要分清楚各個崗位的職責以及工作標準等。要盡量減少辦公室內(nèi)部工作的中間環(huán)節(jié)，從而有效地提高工作效率，在對外控制的過程當中要盡量提高工作質(zhì)量，優(yōu)化工作的各項流程，并實現(xiàn)各個部門與各個環(huán)節(jié)工作對接的無縫銜接[1]。通過實現(xiàn)高效的配合與信息資源共享，實現(xiàn)相互制約與相互促進的同步，提高在保證高效工作的基礎上，減少工作誤差的出現(xiàn)。在開展重要會議以及重大活動時，要對于工作流程進行制定，繪制出工作流程圖，從而保證各項工作開展的過程當中能夠確定流程當中的關(guān)鍵點，對于每一個工作點的工作時間限制以及責任負責人等，都要做到有記錄、有目的、有評價。從而實現(xiàn)各項工作的緊密銜接，保證工作能夠以鏈條化的形式高效運轉(zhuǎn)。

(三)完善內(nèi)部工作流程，提高效率

在進行辦公室的政務服務與事務管理的過程當中，要對于其工作內(nèi)容進行完善，實現(xiàn)辦公室外部的協(xié)調(diào)合作與內(nèi)部的有序運轉(zhuǎn)，從而保證辦公室工作的進度。盡量避免管理過程中的漏洞，例如，僅僅依靠制度進行人事管理以及事務管理等。此外，對于辦公室工作當中的各項工作制度都要進行進一步填充，要加強所制定的工作制度的可操作性以及針對性，并擴展工作制度的覆蓋內(nèi)容。

(四)健全考核機制，提高工作績效

首先要制定相應的考核機制以及評價標準，對于油田企業(yè)的辦公室工作進行定期考核，以及工作全過程的監(jiān)督。對于油田企業(yè)辦公室內(nèi)的量化工作以及程序性工作，要設計合理的量化考核標準，而對于主觀因素較多以及非程序性的工作，則要在進行評價的過程當中設定定性標準。第二，要采取科學合理的考核方式，根據(jù)實際情況，選擇辦公室內(nèi)部評議、定性考核以及量化考核，以及多種考核方式相結(jié)合的方式開展考核評價，從而有效的提高油田企業(yè)辦公室工作人員的工作效率。第三，在進行考核的過程當中，要將分類考核與綜合考核進行有機的結(jié)合，這樣才能夠保證在對于辦公室工作人員的職能發(fā)揮方面進行全方位的評價。例如可以在對于辦公室的重點工作內(nèi)容的考核過程中，采用分類考核，從而對于重點工作開展單項評價，以此來提高油田企業(yè)辦公室工作人員的整體工作效率。第四，對于辦公室各項工作開展時，要建立活動臺賬，對于每一位員工的工作業(yè)績進行精細化的記錄，從而對于工作情況進行定期上報，并能夠?qū)τ诒憩F(xiàn)優(yōu)秀的員工進行表彰以及推廣，為其他員工樹立良好的榜樣，從而推動辦公室員工整體的良好工作作風。

三、實現(xiàn)油田企業(yè)辦公室精細化管理的措施

(一)提高油田企業(yè)管理者的管理水平

當前，我國大多數(shù)油田企業(yè)都會在企業(yè)內(nèi)部與多家企業(yè)之間進行管理成果以及管理經(jīng)驗的交流與學習活動。這些交流活動的舉辦過程中，主要是通過宣傳展示的方式，企業(yè)的管理者之間進行深入交流、探討的機會不多，再加上這些交流活動的參與人數(shù)有限，一些從事辦公室具體工作的人員難以參加交流會[2]。因此，要提高油田企業(yè)辦公室管理的水平，就要提升管理者以及管理隊伍的整體素質(zhì)，保證管理者實施的管理辦法符合公司運轉(zhuǎn)以及員工工作的實際需要，并且能夠與時俱進，與當前的精細化管理的工作要求相匹配。所以企業(yè)要開展專業(yè)的辦公室管理交流會，為辦公室基層的管理者，盡可能地提供管理經(jīng)驗的學習與交流機會。交流會上管理者們可以對成功的管理案例進行交流討論，也需要對不成功的案例多方分析，讓管理者的思維與行為能力由感性判斷過渡到理性判斷，從而提高油田企業(yè)辦公室管理的精細化水準。

(二)注重精細化管理過程當中的管理藝術(shù)

在開展油田企業(yè)辦公室精細化管理的過程當中，不僅要注重其科學性，同時也要注重管理的藝術(shù)性，這就需要管理者的管理經(jīng)驗，以及管理技巧。在進行油田企業(yè)辦公室精細化管理的過程當中，要遵循客觀規(guī)律開展工作，但在進行工作實踐的過程當中，無法像公式定理一樣做到一板一眼，而是要求管理者在進行管理工作的過程當中，能夠根據(jù)具體問題而進行靈活多變的分析，從而將問題的根源找到并解決。

油田企業(yè)擁有獨特的生產(chǎn)方式與工作環(huán)境，這是油田企業(yè)與其他企業(yè)的不同之處。油田企業(yè)會受到氣候、地理、地質(zhì)條件以及人文的影響較大，并且其員工結(jié)構(gòu)以及工作制度工種又較為復雜，再加上油田企業(yè)擔負著社會和諧穩(wěn)定的責任，所以在進行管理的過程當中，必須要保證管理的精細化與高水準，這就需要管理者的管理藝術(shù)與技巧[3]。如果在管理過程中，提高辦公室管理精細化，就需要管理者在進行工作實踐的過程中注重管理藝術(shù)，能夠?qū)⒆陨淼睦硇耘c感性結(jié)合，并對于事物進行判斷，從而能夠適度地進行工作調(diào)整，這對于油田企業(yè)的精細化管理十分重要。

(三)用心進行辦公室管理

要想激活員工對企業(yè)工作的熱情，就需要管理者給員工足夠的信任。當員工的工作能夠得到尊重，得到信任時，員工的工作能力才能夠被完全激發(fā)，并提高工作過程當中的使命感與責任感。在企業(yè)用人的過程當中，要注重適當適度的原則，例如可以在工作考察的過程當中注重員工的奉獻與忠誠度的考察，還可以注重對于員工資歷的考察，這樣才能夠有效地鼓勵員工的長期工作的愿望。此外，對于人才聘用的過程中不能夠僅僅注重學歷，如果高學歷的人才在企業(yè)當中無法發(fā)揮自身的工作職能，就會導致員工對企業(yè)失望，從而造成對企業(yè)的負面影響。所以在對企業(yè)用人的過程當中，要注重對員工的認可度，這比工資待遇更為重要，更能夠吸引員工發(fā)揮自身的能力，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

(四)同時進行企業(yè)文化與管理制度

企業(yè)管理制度是理性化的、有形的管理，是通過條例來對員工進行強制性的規(guī)范。而企業(yè)文化則是感性化、無形的管理模式，他通過內(nèi)在以及軟性的方式來對員工進行引導，激發(fā)員工的自律。在精細化管理階段，企業(yè)文化能夠有效地補充企業(yè)制度管理的空白，而企業(yè)管理制度能夠在企業(yè)管理出現(xiàn)偏差時進行強有力的管控，從而規(guī)范員工。油田企業(yè)的發(fā)展與進步，離不開企業(yè)員工的貢獻，離不開企業(yè)制度的管理，也離不開企業(yè)文化的熏陶。要想提高油田企業(yè)辦公室精細化管理的水平，就需要管理者在進行管理的過程當中不斷地提高自身的文化素養(yǎng)，在進行管理的過程當中引進適合企業(yè)發(fā)展的文化，從而使得員工在進行工作的過程當中，能夠自覺地遵守制度的規(guī)范，并能夠主動地投入到企業(yè)的工作當中，發(fā)揮自身的工作熱情以及工作潛能，實現(xiàn)油田企業(yè)的長久發(fā)展。

總而言之，精細化管理不僅是一種管理方式，更是一種意識、態(tài)度、文化。在進行辦公室精細化管理的過程當中，要做到全員參與，要實現(xiàn)全員的自我目標的制定以及自我管理。還要求管理者用科學合理的管理制度以及適當?shù)墓芾硭囆g(shù)來發(fā)展企業(yè)文化，從而調(diào)動員工工作的熱情。以此來實現(xiàn)員工，在遵守企業(yè)制度的基礎上，能夠為企業(yè)發(fā)展著想，并為企業(yè)風險擔憂。通過管理人員與工作人員的共同努力，實現(xiàn)油田企業(yè)的長久發(fā)展。