基于SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享的庫(kù)存管理方法思考

余紅梅

（瀘州老窖股份有限公司，四川 瀘州 646000）

庫(kù)存管理是企業(yè)供應(yīng)鏈上必不可少的存在，良好的庫(kù)存管理可以對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生積極的影響。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)一步深化和全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程加快的形勢(shì)下，如果企業(yè)依然使用傳統(tǒng)的庫(kù)存管理方式，那么必將降低自身的供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)能力。只有對(duì)庫(kù)存管理進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，才能增加自身的供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的進(jìn)一步提升提供保障。SAP系統(tǒng)是一款專門用于ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）管理的軟件，是ERP解決方案的先驅(qū)，有著較強(qiáng)的集成性、靈活性、功能性及開放性，已經(jīng)在很多企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用。然而，其在企業(yè)庫(kù)存管理中的應(yīng)用還存在各種各樣的問題，只有對(duì)這些問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并制定相應(yīng)的解決策略，才能加強(qiáng)企業(yè)庫(kù)存管理，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

一、基于SAP數(shù)據(jù)共享的庫(kù)存管理流程

利用SAP系統(tǒng)，企業(yè)可以直接借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)庫(kù)存進(jìn)行高效管理。利用SAP系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)庫(kù)存管理主要涉及以下兩方面內(nèi)容：第一，實(shí)際庫(kù)存的處理；第二，各倉(cāng)庫(kù)物資的控制與管理，包含物資的收/退料、收料檢驗(yàn)、驗(yàn)收/驗(yàn)退、領(lǐng)料/退料、入庫(kù)/退制、借用/歸還、物料的調(diào)撥、物料的報(bào)廢及物料的盤點(diǎn)等等。

二、基于SAP數(shù)據(jù)共享的庫(kù)存管理意義

（一）增強(qiáng)了物資采購(gòu)的規(guī)范性

企業(yè)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)貪腐行為，而利用SAP系統(tǒng)對(duì)物資進(jìn)行集中式采購(gòu)和重點(diǎn)控制，則可以增強(qiáng)物資采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范性，防止貪腐行為的產(chǎn)生。在SAP系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，任何一個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)都會(huì)得到實(shí)時(shí)的信息跟蹤記錄，任何一筆資金的去向及材料的采購(gòu)都有跡可循。這樣一來(lái)，任何人有違法亂紀(jì)行為都會(huì)被發(fā)現(xiàn)［1］。

（二）加強(qiáng)了對(duì)采購(gòu)成本的控制

在新的時(shí)代背景下，企業(yè)要想提升自身的經(jīng)濟(jì)效益，就必須加強(qiáng)成本控制，優(yōu)化配置企業(yè)的財(cái)務(wù)資源。借助SAP系統(tǒng)，企業(yè)可以直接發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)市場(chǎng)中的各種材料進(jìn)行分析，收集不同采購(gòu)企業(yè)的成本信息，進(jìn)而結(jié)合企業(yè)自身的規(guī)模進(jìn)行采購(gòu)成本的控制。這樣一來(lái)，企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力也會(huì)得到明顯的提升。

（三）提升了企業(yè)的精細(xì)化管理水平

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，只有對(duì)庫(kù)存管理進(jìn)行精細(xì)化管理，妥善處理各個(gè)細(xì)節(jié)內(nèi)容，才能使企業(yè)內(nèi)部的物資得到最優(yōu)分配。例如，在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)，可以利用SAP系統(tǒng)對(duì)相應(yīng)的計(jì)劃申報(bào)過(guò)程、供應(yīng)商確認(rèn)過(guò)程、物資驗(yàn)收過(guò)程及物資發(fā)放過(guò)程進(jìn)行精準(zhǔn)的記錄，這樣一來(lái)，當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時(shí)，SAP系統(tǒng)可以隨時(shí)鎖定問題環(huán)節(jié)，并通過(guò)針對(duì)性的查看與分析處理并解決問題。另外，對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，可以將更精準(zhǔn)、可靠的財(cái)務(wù)信息提供給財(cái)務(wù)人員，進(jìn)而幫助財(cái)務(wù)人員更好地進(jìn)行收發(fā)結(jié)算及成本控制［2］。

（四）增加了企業(yè)的信息化優(yōu)勢(shì)

目前，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。信息技術(shù)的應(yīng)用不僅提高了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率，還降低了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本。利用SAP系統(tǒng)則可以進(jìn)一步降低企業(yè)的用人成本，可以精簡(jiǎn)企業(yè)部門，提升企業(yè)的深度管理能力。另外，SAP系統(tǒng)還可以滲透到企業(yè)的庫(kù)齡分析、貨物管理、驗(yàn)收發(fā)貨、存貨減值、周轉(zhuǎn)率變動(dòng)等方面，可以提升這些方面的數(shù)據(jù)化管理水平。這樣一來(lái)，企業(yè)的信息化優(yōu)勢(shì)就得到了充分的發(fā)揮［3］。

（五）降低了企業(yè)資金的占用率

借助SAP系統(tǒng)，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)所有物資信息的整合、分析及共享。首先，企業(yè)可以對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行準(zhǔn)確的庫(kù)齡分析，借助網(wǎng)絡(luò)將某些限制資源的數(shù)據(jù)信息共享給企業(yè)各部門，進(jìn)而對(duì)這些資源進(jìn)行調(diào)劑利用。其次，如果在系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)某些物資已經(jīng)過(guò)期，則可以直接對(duì)這些材料進(jìn)行處理。總體而言，在企業(yè)中應(yīng)用SAP系統(tǒng)，增強(qiáng)了物資處理的靈活性，為資金占用率的降低提供了支持。

三、基于SAP數(shù)據(jù)共享的庫(kù)存管理常見問題

（一）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

SAP系統(tǒng)是一種非常先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，具有一定的復(fù)雜性、集成性，對(duì)管理人員專業(yè)素養(yǎng)及應(yīng)用技巧的要求較高。管理人員只有掌握了系統(tǒng)的理論知識(shí)，并具有一定的系統(tǒng)操作經(jīng)驗(yàn)，才能充分發(fā)揮SAP系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。然而，實(shí)際情況是，絕大多數(shù)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)還有所欠缺。首先，部分管理人員自身的素質(zhì)有限，不是專業(yè)知識(shí)與管理技能兼具的復(fù)合型人才，無(wú)法對(duì)SAP系統(tǒng)進(jìn)行熟練的操作，無(wú)法將SAP系統(tǒng)的功能優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤的情況。其次，一些管理人員對(duì)SAP系統(tǒng)的內(nèi)在運(yùn)行原理沒有深入的了解，只能進(jìn)行機(jī)械式操作，無(wú)法結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行靈活調(diào)整，經(jīng)常出現(xiàn)計(jì)劃與實(shí)際情況不相符的情況，而這必然會(huì)對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生影響。

（二）數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與時(shí)效性無(wú)法保證

在企業(yè)庫(kù)存管理中應(yīng)用SAP系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與時(shí)效性提出了較高的要求。然而，受各種因素的影響，部分企業(yè)無(wú)法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。首先，部分企業(yè)沒有較高的管理能力，對(duì)庫(kù)存監(jiān)管與人員考核不夠重視。其次，進(jìn)行庫(kù)存管理的員工責(zé)任意識(shí)與嚴(yán)謹(jǐn)性較差，經(jīng)常出現(xiàn)不應(yīng)出現(xiàn)的操作失誤。最后，企業(yè)的信息傳遞過(guò)程不順暢，部門與部門之間缺乏高效的溝通渠道，很多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)沒有在第一時(shí)間被錄入SAP系統(tǒng)，在傳遞信息的過(guò)程中還存在信息失真的問題［4］。

四、基于SAP數(shù)據(jù)共享的庫(kù)存管理方法

（一）提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在應(yīng)用SAP系統(tǒng)的過(guò)程中，要想解決企業(yè)庫(kù)存管理存在的各種問題，提升企業(yè)的庫(kù)存管理質(zhì)量，就要提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從源頭上減少人為因素造成的損失。首先，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其掌握SAP系統(tǒng)的運(yùn)行原理及操作方法，確保其可以對(duì)SAP系統(tǒng)進(jìn)行靈活的操作。其次，管理人員要積極主動(dòng)地提升自身的SAP系統(tǒng)操作能力，充分熟悉自己的業(yè)務(wù)及權(quán)限，熟悉業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而通過(guò)自己的親身示范對(duì)基層員工產(chǎn)生積極影響，實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工職業(yè)能力的提升。最后，企業(yè)還要對(duì)基層員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，讓其充分意識(shí)到在庫(kù)存管理中應(yīng)用SAP系統(tǒng)的重要性，了解SAP經(jīng)營(yíng)理念，進(jìn)而積極配合管理人員的管理措施，提升工作效率與工作質(zhì)量［5］。

（二）完善相應(yīng)的配套管理機(jī)制

在SAP系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，要想解決企業(yè)庫(kù)存管理中存在的各種問題，提升企業(yè)庫(kù)存管理的質(zhì)量，還需要完善相應(yīng)的配套管理機(jī)制。首先，企業(yè)要制定有針對(duì)性的工作標(biāo)準(zhǔn)和績(jī)效考核制度，對(duì)數(shù)據(jù)錄入進(jìn)行規(guī)范，保證數(shù)據(jù)錄入的及時(shí)性與可靠性。其次，企業(yè)要對(duì)SAP系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行嚴(yán)格的管理，并通過(guò)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí)，避免出現(xiàn)補(bǔ)錄、錯(cuò)錄等情況。再次，相關(guān)部門要向上級(jí)部門定期進(jìn)行工作匯報(bào)，通過(guò)上情下達(dá)與下情上達(dá)的充分結(jié)合加強(qiáng)對(duì)基層員工工作的管理，避免上級(jí)安排得不到落實(shí)。最后，企業(yè)要對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)進(jìn)行完善，通過(guò)優(yōu)化信息傳遞路徑保證各部門之間的有效溝通交流，避免出現(xiàn)信息傳遞失真等問題［6］。

五、結(jié)語(yǔ)

SAP系統(tǒng)的應(yīng)用在企業(yè)庫(kù)存管理中發(fā)揮著十分重要的作用，但其在企業(yè)庫(kù)存管理中的應(yīng)用成功率非常低，還存在著各種各樣的問題。要想有效解決這些問題，提升企業(yè)的庫(kù)存管理質(zhì)量，就必須提高SAP操作員和SAP管理員的專業(yè)素養(yǎng)，完善相應(yīng)的配套管理機(jī)制，對(duì)庫(kù)存結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。只有這樣，才能將SAP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，保障企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。